Sản xuất sự kiện làm một lĩnh vực phát triển mạnh mẽ trong những năm gần đây vì sự kiện là một phần không thể thiếu đối với các ngành công nghiệp hiện nay. Để sản xuất được một sự kiện việc lập kế hoạch là không thể thiếu, nhưng đôi khi vẫn xảy ra những rủi ro khó tránh khỏi.

Sản xuất sự kiện là gì?

Sản xuất sự kiện là một quá trình bao gồm việc lên kế hoạch tỉ mỉ, thiết kế, chuẩn bị những thứ cần thiết. Trong suốt quá trình sản xuát sự kiện gồm nhiều giai đoạn như xác định mục tiêu chính của sự kiện, lựa chọn địa điểm, lên kế hoạch chương trình và các hoạt động khác. Bên cạnh đó, phải đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật và an ninh, quản lý và tổ chức hoạt động trong suốt sự kiện, đánh giá, và phân tích sự kiện sau khi kết thúc.

Sản xuất sự kiện đòi hỏi sự tỉ mỉ và quản lý kỹ lưỡng trong việc lên kế hoạch và thực hiện, để đảm bảo sự kiện được tổ chức thành công và đáp ứng được các mục tiêu chính của người tổ chức. 

Kỹ thuật

Trong sản xuất sự kiện có rất nhiều thiết bị cần được sử dụng như âm thanh, ánh sáng, đèn chiếu sáng, màn hình hiển thị, kết nối internet. Nếu những thiết bị này không hoạt động đúng cách hoặc không đáp ứng được nhu cầu của sự kiện, điều này sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện. Để quản lý các rủi ro kỹ thuật, những người tổ chức sự kiện cần tính đến các yếu tố liên quan để đảm bảo sự an toàn và chất lượng của sự kiện. Kế hoạch backup và giải pháp đáp ứng nhanh chóng cũng nên được chuẩn bị để giải quyết các vấn đề kỹ thuật trong quá trình tổ chức sự kiện.

Thời gian

Thời gian đóng vai trò vô cùng quan trọng, là mấu chốt không thể thiếu trong sản xuất sự kiện. Việc quản lý thời gian đòi hỏi sự tỉ mỉ và cẩn trọng đến từng chi tiết để đảm bảo sự kiện được tổ chức thành công Nếu không lên kế hoạch tốt, quá trình chuẩn bị và thiết lập sân khấu có thể kéo dài quá lâu, dẫn đến sự kiện không được bắt đầu đúng giờ và khó khăn trong việc điều phối các hoạt động. Một số sự kiện có quy mô lớn và kéo dài trong nhiều ngày hoặc thậm chí nhiều tuần.

Ngân sách

Ngân sách cho sản xuất sự kiện là một phần rất quan trọng trong việc tổ chức sự kiện. Để quản lý được ngân sách cần và chi cho sự kiện, cần phải có một kế hoạch chi tiết và cẩn thận xem xét các chi phí liên quan đến sản xuất sự kiện, và tìm kiếm các cơ hội tiết kiệm chi phí như giảm giá hoặc đàm phán với nhà cung cấp. Đối với những sự kiện có quy mô lớn thường sẽ yêu cầu khoản đầu tư lớn và việc quản lý chi phí rất quan trọng để đảm bảo sự kiện có thể được tổ chức thành công trong phạm vi ngân sách đã được ấn định. 

Thời tiết

Thời tiết là yếu tố cần được xem xét rất kỹ khi sản xuất một sự kiện, đặc biệt là những sự kiện được tổ chức ngoài trời. Nếu thời tiết xấu, sự kiện có thể bị huỷ hoặc bị gián đoạn gây ảnh hưởng đến chất lượng và thiệt hại cho tổ chức. Để có thể đối phó khi thời tiết không như ý muốn cần phải có kế hoạch dự phòng bao gồm địa điểm khác hoặc thay đổi chương trình để có thể kịp thời ứng phó. Ngoài ra, có thể cung cấp thông tin cho khách mời và nhân viên về thời tiết trước ngày diễn ra sự kiện để có thể bị cho điều kiện thời tiết đó.

An ninh

An ninh là vấn đề cấp thiết, đặc biệt là đối với những sự kiện thu hút lượng lớn người tham dự từ nhiều nơi khác nhau, do đó sẽ tạo ra một số rủi ro an ninh mà tổ chức sự kiện cần phải đối mặt và giải quyết. Tổ chức sự kiện nên chọn địa điểm an toàn, có bảo vệ tốt và có nhiều lối thoát khẩn cấp, bên cạnh đó cần có một buổi kiểm tra sơ bộ để đánh giá mức độ an ninh trước khi sự kiện diễn ra. Thực hiện các biện pháp an ninh chẳng hạn như kiểm tra vé những người tham dự, quản lý đồ dùng cá nhân, quản lý lưu lượng người tham dự, giám sát các vùng an ninh quan trọng, cung cấp hướng dẫn và khuyến cáo an ninh cho khách hàng và nhân viên.

An toàn

Rủi ro về sự an toàn luôn là một trong những vấn đề cần quan tâm nhất trong sản xuất sự kiện, thường những rủi ro an toàn đó phát sinh từ những thiết bị sử dụng trong sự kiện như âm thanh, hệ thống ánh sáng, hoặc các thiết bị đặc thù khác. Đặc biệt đối với sự kiện thực hiện ngoài trời, vì vậy việc phòng tránh các rủi ro về an toàn càng cấp thiết hơn. Để đảm bảo an toàn cho khách hàng và người tham gia sự kiện, các nhà sản xuất sự kiện phải chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ các quy định về an toàn cần thiết. Đối với sự kiện ngoài trời, quản lý các rủi ro an toàn trở nên khó khăn hơn khi thời tiết không như ý muốn, vì vậy cần chuẩn bị những thiết bị để tránh điện giật.

Kết luận

Có rất nhiều thử thách và rủi ro liên quan đến sản xuất sự kiện, do đó, người tổ chức sự kiện phải đảm bảo rằng có một kế hoạch chi tiết và được quản lý với tốt để đối phó với những sự cố có thể xảy ra.

Biên tập: Phương Thảo

Nguồn: Tổng hợp