Bài viết hôm nay sẽ đưa ra những yếu tố cơ bản nhất khi làm việc với các đơn vị cung ứng về kỹ thuật để giúp các bạn hiểu và biết cách làm việc với các kỹ thuật viên để họ có thể tư vấn cho bạn hệ thống tốt nhất và chi phí phù hợp nhất cho sự kiện. Tránh việc tự ý lên kế hoạch khi không hiểu rõ, như thế sẽ khó đảm bảo chất lượng của hệ thống kĩ thuật trong sự kiện.
1. Về không gian sự kiện
Đây là vấn đề đầu tiên và có quyết định khá nhiều tới hệ thống kỹ thuật được sử dụng.
Không gian tổ chức nói đơn giản là không gian trong nhà hay ngoài trời, kích thước không gian (dài, rộng, cao), vị trí các hạng mục đặt trong không gian đó. Có bất kỳ vận cản, che chắn hoặc gây ảnh hưởng đến yếu tố kỹ thuật không như màn hình LED có bị vướng tầm nhìn không, hệ thống âm thanh ánh sáng (ATAS) có bị ảnh hưởng bởi các tạp âm khác hay ánh sáng môi trường không. Ví dụ: Không gian có nhiều cột, hoặc cây cối gây ảnh hưởng đến lắp đặt ánh sáng và che tầm nhìn của khán giả, các vật cản có thể gây trở ngại cho âm thanh hoặc không gian bị dội âm thanh quá nhiều…
Honda Youth Fest 2019 tại Cần Thơ
Nếu sân khấu nằm ở hướng ngược lại thì âm thanh sẽ bị mái che khu vực ghế ngồi dội ngược lại, ảnh hưởng đến chất lượng âm thanh của chương trình
Việc cung cấp chính xác thông số kích thước kèm theo các hình ảnh của địa điểm từ nhiều góc khác nhau và toàn cảnh sẽ giúp cho nhà cung cấp hình dung được khu vực tổ chức và tư vấn cho bạn. Nếu cần thiết, hãy mời các đối tác cùng đi sitecheck để họ có cái nhìn thực tế và chi tiết hơn về địa điểm tổ chức.
Khảo sát và đo đạc thực tế khu vực sự kiện
2. Quy mô và nội dung chương trình
Quy mô sự kiện ở đây là số lượng khách tham dự/khán giả của bạn. Bạn cần xem xét đến số lượng người tham dự để đưa ra hệ thống kỹ thuật sẽ sử dụng. Việc tính toán này nên dựa trên số lượng người tối đa có mặt tại sự kiện và vị trí của khán giả trong sự kiện từ người gần sân khấu nhất đến người xa sân khấu nhất, từ đó bạn sẽ sắp xếp layout bố trí các hạng mục sao cho phù hợp.
Về nội dung chương trình, nếu như ít người tham dự với một không gian nhỏ, bạn chỉ cần hệ thống LED vừa phải đủ cho khán giả xem, hệ thống ATAS vừa đủ nghe, đủ sáng cho khán giả nghe và nhìn. Hoặc nếu là chương trình vinh danh lớn thì cần màn hình LED lớn tương đương với sân khấu và hệ thống ánh sáng tốt hơn để có được những hình ảnh vinh danh đẹp.
Chương trình vinh danh sử dụng sân khấu và màn hình LED lớn để đáp ứng nhu cầu vinh danh nhiều người trên sân khấu
Với những chương trình lớn như đại nhạc hội, ngoài màn hình LED, hệ thống ATAS trên sân khấu, bạn sẽ cần bố trí thêm hệ thống camera, màn hình LED live, loa delay để các khán giả ở xa có thể xem và nghe được những diễn biến trên sân khấu. Ngoài ra, bạn cần sử dụng thêm hệ thống khác như LED Matrix, hiệu ứng… để tăng thêm sự độc đáo, hoành tráng để tạo sự hấp dẫn, cuốn hút cho người xem.
Chương trình đại nhạc hội với sân khấu lớn, màn hình LED tạo hình kết hợp ánh sáng và Led Matrix để tăng hiệu ứng cho sân khấu
Đối với một số chương trình có yêu cầu đặc biệt thì sẽ có những thiết bị đặc biệt dành riêng như đèn follow theo diễn giả/ca sĩ hoạt động tự động hay thiết bị đèn xịn sò dành riêng để nhuộm màu không gian lớn…
3. Sự phối hợp giữa Agency và các đơn vị đối tác
Từ quá trình chuẩn bị và ra đến hiện trường thì sự phối hợp là rất quan trọng. Với cá nhân mình thì đây là yếu tố dễ gây khó khăn nhất cho các đơn vị đối tác khi thi công thực tế nếu như quá trình sitecheck, lên layout, bản vẽ và trao đổi không kĩ càng. Trong quá trình thi công mà các bên bị cản trở nhau, vướng hay kẹt ở một chỗ nào đó sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ thực hiện. Thêm vào đó, việc thiếu sự phối hợp tạo ra lỗi sẽ không phải là vấn đề quá lớn nếu thời gian còn cho phép để khắc phục và hiểu nhau hơn, nhưng trong trường hợp gấp rút sẽ gây ảnh hưởng đến toàn bộ chương trình, chưa kể đến việc khi xử lí hiện trường cũng sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến không gian của khu vực backstage.
Layout bố trí các hạng mục trong hậu đài như đà đèn, trụ đèn, nguồn điện, LED…
Do đó, sau khi có thông tin và yêu cầu của chương trình, hãy tổ chức nhiều cuộc họp với các đối tác trong từng giai đoạn và cùng sitecheck, trao đổi bàn bạc về khối lượng công việc, hạng mục của từng đơn vị, đưa ra lịch lắp đặt, vào/ra đồ hợp lí, phân bố khu vực để đồ của từng đơn vị… Như vậy quá trình thi công sẽ diễn ra suông sẻ và ít gặp trục trặc hơn, qua đó sẽ đảm bảo tiến độ và chất lượng cho chương trình.
Bản vẽ phân bố layout của các thiết bị kỹ thuật trên sân khấu
Khu vực tập kết đồ và thi công của các đơn vị
4. Nguồn điện
Đây là vấn đề cần được hết sức lưu ý khi khảo sát địa điểm và cung cấp thông tin cho nhà cung cấp. Nếu như sự kiện của bạn có quy mô lớn, sử dụng hệ thống có công suất tiêu thụ điện cao nhưng nguồn điện không đảm bảo thì bạn cần phải có phương án sử dụng nguồn điện thay thế hoặc chia nguồn để sử dụng.
Hệ thống điện được kéo từ nguồn tổng của điện lực thành phố và chia tủ cho các bên
Thông thường mỗi đơn vị kỹ thuật sẽ cử một nhân viên kỹ thuật chuyên về điện đi cùng để kiểm tra mức độ đáp ứng của nguồn điện hiện có. Tuy nhiên, việc này mọi người có thể yên tâm vì hiện nay hầu hết các địa điểm cho thuê tổ chức sự kiện như nhà hàng, khách sạn, phim trường… đều đáp ứng đủ tiêu chí cho các loại hình sự kiện. Đối với các sự kiện ngoài trời có thể liên hệ với điện lực của khu vực đấy hoặc chuẩn bị riêng hệ thống máy phát điện đáp ứng nhu cầu sử dụng của chương trình.
Kỹ thuật điện kiểm tra và phân chia nguồn điện
5. Lựa chọn nhà cung cấp thân thiết
Đây là một yếu tố có thì tốt, không thì cũng không sao. Nếu có thể, bạn hãy làm việc với một đối tác thân quen đã hợp tác với nhau nhiều mà bạn yên tâm tin tưởng về chất lượng thiết bị và tay nghề của các kỹ thuật viên. Khi mọi người đã đủ thân thiết thì họ sẽ dễ dàng hiểu được yêu cầu của bạn mà tư vấn các phương án tốt nhất và tránh xảy ra sai sót.
Hy vọng với những chia sẻ trên, mọi người sẽ có một cái nhìn cơ bản về các yếu tố khi làm việc với các đơn vị cung ứng về âm thanh ánh sáng
Lương Nguyễn
Operations Supervisor – VEG – Vietnam Event Group
