Ngày nay tổ chức sự kiện đang là xu hướng của truyền thông hiện đại, cùng đó cũng ra đời rất nhiều doanh nghiệp tổ chức sự kiện khác nhau cạnh tranh về các dịch vụ khác nhau và một trong những dịch vụ quan trọng không thể không kể đến là dịch vụ thuê nghệ sĩ có thể là MC, ca sĩ, người mẫu,... Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng có rất nhiều tổ chức đôi khi vẫn mắc phải những lỗi nhỏ và chưa thực sự hiểu rõ là làm việc cùng nghệ sĩ là làm những gì để có thể làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp.
Vì thế, hãy để Stage!Vietnam chia sẻ khi làm việc cùng nghệ sĩ cần những lưu ý những gì nhé!
Ảnh: SpaceSpeakers
1.Hợp đồng làm việc với nghệ sĩ
Khi trao đổi ký kết hợp đồng cần làm việc trực tiếp để thống nhất thông tin giữa hai bên mới rõ ràng nghệ sĩ mới biết được buổi event này có ý nghĩa như thế nào với bạn, với chính họ, từ đó để họ có tinh thần chuẩn bị tốt nhất.
Tuyệt đối không việc làm việc qua điện thoại theo thói quen điều đó có thể gây đến những thông tin không rõ ràng cho đôi bên và thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp.
Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan bao gồm nghệ sĩ và đội ngũ tổ chức sự kiện, nắm rõ các thông tin liên quan, tuân thủ đúng các điều khoản và quy định đã được thỏa thuận trong hợp đồng tổ chức sự kiện về thời gian, địa điểm và chi phí.
Ký kết hợp đồng và giữ bản gốc, đảm bảo rằng hợp đồng được ký kết bởi cả nghệ sĩ và tổ chức hệ sĩ để có thể đạt được một thỏa thuận công bằng và đáp ứng được mục tiêu cả hai bên. Giữ bản gốc của hợp đồng và đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các điều khoản đã thỏa thuận.
2. Thời gian và địa điểm rõ ràng
Để góp một phần thành công thì thời gian và địa điểm là một điều vô cùng quan trọng để nghệ sĩ có thể sắp xếp công việc phù hợp với lịch trình cũng như việc sắp xếp thời gian để tới trước sự kiện có thể chuẩn bị tốt cho phần biểu diễn của nghệ sĩ.
Cần thông báo cho nghệ sĩ ngày, giờ, địa điểm và các chi tiết khác liên quan đến sự kiện để tránh nhầm lẫn hoặc sự không thoả đáng. Điều này giúp nghệ sĩ dễ dàng tìm đến giờ và đúng địa điểm mà không gặp khó khăn.Thông báo trước về những thay đổi nếu có, giúp nghệ sĩ có thời gian để chuẩn bị và điều chỉnh kế hoạch của mình.
- Thời gian tổ chức: rehearsal và khi sự kiện diễn ra.
- Địa điểm tổ chức: nơi diễn ra sự kiện, nếu cần hãy đính kèm bản đồ hoặc hướng dẫn chi tiết về địa điểm diễn ra sự kiện.
Ảnh: Quỳnh Anh Shyn
3. Phụ trách nghệ sĩ
Dựa vào tính chất và quy mô của chương trình sẽ phân công ekip đưa, đón chăm sóc nghệ sĩ vào phòng chờ. Đảm bảo rằng phòng chờ được bố trí hợp lý và đạt được một số yêu cầu cơ bản là có thể thay đồ, make up, ăn uống… trong lúc chờ tới lượt trình diễn. Từ đó giúp nghệ sĩ có một tinh thần thoải mái để có thể hoàn thành tốt phần biểu diễn của họ.
Ảnh: Vũ
4. Hình thức trình diễn
Thảo luận và thống nhất trước với nghệ sĩ về hình thức trình diễn cũng như các yêu cầu cụ thể về giờ giấc và trang phục trình diễn, giúp đặt ra các quy định rõ ràng và đảm bảo sự hiểu biết chung về việc vận hành toàn bộ hoạt động tại khu vực sân khấu theo đúng kịch bản.
- Trang phục: mặc theo yêu cầu của chương trình đó có thể là dress code hay trang phục tự do.
- Con người: cần chuẩn bị tới đúng như thời gian và địa điểm đã định trước khi trao đổi trong hợp đồng về buổi rehearsal cho tới lúc trình diễn chính.
- Nội dung buổi biểu diễn: số lượng bài, trình diễn riêng hay có phụ diễn, vũ đoàn. Biểu diễn live cùng band hay beat, thời lượng giao lưu,… điều phối nghệ sĩ – các nhóm và hình thức biểu diễn theo đúng kịch bản chương trình (standby đúng nơi - đúng người - đúng giờ)
Liên hệ nghệ sĩ để mời tham gia và lấy nhạc diễn, lấy thông tin các tiết mục trình diễn từ ca sĩ, MC, vũ đoàn, diễn viên, nhóm kịch, DJ, nhóm nhạc… để đưa cho các bộ phận tương ứng và giúp công tác chuẩn bị được đảm bảo cho nghệ sĩ cũng như sự kiện được diễn ra một cách chỉn chu. Thông báo trước về những thay đổi nếu có, giúp nghệ sĩ có thời gian để chuẩn bị và điều chỉnh kế hoạch của mình.
Ảnh: Phương Ly
Thời lượng trình diễn: Xác định rõ ràng thời lượng ra sân khấu nghệ sĩ sẽ trình diễn trong bao lâu, số lượng bài hát, nghệ sĩ có giao lưu với khán giả hay không và giao lưu trong bao lâu. Từ đó tạo ra sự rõ ràng và giới hạn thời gian mà nghệ sĩ có thể giao lưu mà không làm chậm lại hoặc làm cháy timeline.
Ảnh: Sơn Tùng MTP
5. An ninh
Đảm bảo rằng đã xác định và thông báo cho nghệ sĩ về các vùng an toàn cho nghệ sĩ về standby hay những biện pháp an ninh được thiết lập để bảo vệ họ và tránh các trường hợp không mong muốn từ fan.
Vùng an ninh phải được sắp xếp và đặt chính xác để giữ cho nghệ sĩ an toàn trên sân khấu. Bao gồm cách thiết kế sân khấu, các rào chắn hoặc hệ thống an ninh để ngăn chặn sự tiếp cận trái phép.
Các biển báo hoặc đội ngũ an ninh cần được sử dụng để đảm bảo fan không xâm phạm không gian cá nhân của nghệ sĩ. Đào tạo vệ sĩ chuyên nghiệp sĩ, đảm bảo rằng họ có kỹ năng và kinh nghiệm trong việc bảo vệ nghệ sĩ và đáp ứng nhanh chóng với các tình huống khẩn cấp.
6. Giấy phép biểu diễn
Để có thể trình diễn thì với nghệ sĩ quốc tế hoặc nghệ sĩ Việt Nam đang sinh sống tại nước ngoài thì họ cần có giấy phép riêng. Trước chương trình, ban tổ chức và nghệ sĩ cần kiểm tra các giấy phép để đảm bảo đúng quy định tổ chức biểu diễn.
Tác quyền cũng một trong những giấy phép quan trọng mà chúng ta cần lưu ý, vì một số ca sĩ mua tác quyền bài để đi trình diễn nhằm mục đích đi đâu cũng có thể sử dụng. Trong quá trình đi biểu diễn cần làm xác định rõ với nghệ sĩ những bài có thể tác quyền được trong sự kiện để tránh bị đánh bản quyền.
Kết luận
Để việc hợp tác với nghệ sĩ có thể diễn ra một cách thuận lợi thì chúng ta cần lắng nghe thấu hiểu nghệ sĩ để có thể giúp tạo ra một môi trường chuyên nghiệp và tạo điều kiện cho nghệ sĩ để tỏa sáng trong buổi biểu diễn của mình cũng như đem lại sự thành công cho sự kiện thì đó là một phần quan trọng không thể thiếu. Không chỉ vậy mà sau buổi biểu diễn cần giữ mối quan hệ tốt nghệ sĩ bởi vì rất có thể ở nhiều sự kiện lần sau ta cần phải hợp tác với họ. Từ những chia sẻ trên Stage!Vietnam mong giúp được các bạn sẽ có những cách làm việc hiệu quả chặt chẽ tránh ảnh hưởng tới chất lượng sự kiện.
Biên tập: Tường Vi
Nguồn: Tổng hợp
