Nếu như ở phần 1, Stage!Vietnam đã mang đến cho các bạn 5 lưu ý giúp bạn quản lý khu vực check-in diễn ra một cách suôn sẻ. Thì đến với bài viết này, hãy cùng chúng mình “bật mí” thêm 5 tips bổ ích nữa nhé!
1. Training nhân sự
Dù ở bất kì khu vực nào, đây cũng là lưu ý quan trọng mà mọi sự kiện phải để ý đến. Ngày nay, nhiều chương trình sự kiện có xu hướng tuyển các cộng tác viên, tình nguyện viên - những người không theo sát chương trình mà chỉ xuất hiện tại ngày diễn ra chính thức. Điều này dễ gây ra hỗn loạn tại khu vực check-in nếu như họ không nắm được những thông tin của sự kiện.
Chính vì vậy, trước ngày diễn ra sự kiện, bạn hãy tổ chức một buổi training kỹ cho các nhân sự, phổ cập và thống nhất các lưu ý, những điều mà họ phải làm tại khu vực này. Thông thường tại khâu check-in có rất nhiều thông tin phức tạp mà bạn phải biết như mã vé, loại vé, điều kiện check-in, …
2. Chuẩn bị các biển báo hướng dẫn
Ở bài viết trước đó, chúng ta có đề cập đến vấn đề thông báo trước cho người tham dự tất cả quy trình check-in. Nhưng không thể vì vậy mà bạn có thể an tâm hay ỷ y bởi sẽ xảy ra trường hợp người tham dự bỏ lỡ thông tin. Hơn thế nữa, chưa chắc tất cả họ đều hiểu và nhớ hết những gì mà bạn căn dặn từ trước.
Bằng cách chuẩn bị các biển báo hướng dẫn như: biển báo lối đi, biển khu vực check-in, mã QR, …, bạn sẽ dễ dàng truyền tải thông tin đến người tham dự hơn, giúp họ di chuyển và làm thủ tục check-in một cách nhanh chóng mà không cảm thấy lúng túng. Nhưng hãy đảm bảo rằng mọi biển báo trong sự kiện phải được in với kích thước to, rõ và không đặt ở những nơi làm cản trở lối đi của bạn.
3. Nhân sự đón tiếp VIP (khách mời, nghệ sĩ, phóng viên,...)
Nếu như trước đó, lối đi riêng dành cho VIP đã được chuẩn bị thì bạn cần có thêm nhân sự đón tiếp những vị khách quý này. Đây là những người tiếp xúc trực tiếp và gần gũi với khách mời đầu tiên và đón tiếp họ ngay ở cổng vào. Vì vậy, hãy lựa chọn những nhân sự có khả năng ăn nói khéo léo, nhanh nhẹn, hoạt bát để mang lại ấn tượng đầu tiên tốt đẹp cho họ.
Riêng đối với nghệ sĩ, thông thường họ sẽ tới tham dự chương trình theo timeline sự kiện chứ không tham gia ngay từ đầu như các khách mời khác. Vì thế, nhân sự đón tiếp còn có thêm nhiệm vụ là liên lạc và đảm bảo các nghệ sĩ tới đúng giờ, không ảnh hưởng đến tiến độ chương trình.
4. Lên sơ đồ điều phối
Sơ đồ điều phối là điều cần thiết mà bất kì sự kiện nào đều phải chuẩn bị ở khu vực check-in. Chúng giúp bạn vạch ra cụ thể lối đi và trình tự công việc diễn ra tại khu vực này. Khách tham dự đi vào từ lối nào? Sau khi họ check-in xong sẽ di chuyển theo hướng nào để vào không gian tổ chức sự kiện? Có bao nhiêu phân luồng check-in? Những câu hỏi này sẽ được thể hiện rõ trong sơ đồ điều phối.
Bên cạnh đó, chúng giúp bạn kiểm soát khu vực check-in chặt chẽ hơn, vạch ra các bố trí một cách cụ thể. Nếu không có sơ đồ điều phối, bạn không thể hướng dẫn người tham dự check-in theo trình tự hay đặt các biển báo hợp lý.
5. Thắt chặt an ninh
Khu vực check-in được gọi là “cổng vào” của sự kiện. Chính vì vậy bạn phải thắt chặt thật kỹ an ninh tại khu vực này. Dưới đây là những điều lưu ý mà bạn cần ghi chú lại:
- Kiểm soát khu vực xếp hàng, không để xảy ra tình trạng xô đẩy, chen lấn.
- Kiểm soát các vật dụng mang vào sự kiện. Tùy vào tính chất sự kiện thì danh sách các vật dụng cấm cũng khác nhau. Một số vật dụng phổ biến như các chất cấm, chất kích thích, các chất gây cháy nổ, thức ăn, đồ uống, camera, … Bộ phận an ninh phải kiểm tra thật chặt chẽ ngay từ đầu để không có tình trạng nào xấu xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện.
Kết luận
Tóm lại, check-in là một khu vực vô cùng quan trọng. Nếu như bạn chuẩn bị khâu này một cách chu đáo và quản lý khu vực tốt sẽ tạo cho các khách mời và người tham dự một thiện cảm tốt cho sự kiện của bạn đấy. Hy vọng bài viết này sẽ mang lại cho bạn thêm kiến thức mới và bổ ích. Và hãy follow Stage!Vietnam ngay để đón chờ các bài viết tiếp theo nhé!
Bài viết: Đỗ Thanh
