Check-in là giai đoạn đầu tiên trong quá trình tổ chức ở bất kỳ sự kiện nào. Chính vì vậy, các nhà tổ chức sự kiện cần phải quản lý khu vực này thật chu đáo để tạo những ấn tượng tốt cho người tham dự và như câu nói “đầu xuôi đuôi lọt”. Dưới đây là những “tips” nhỏ mà Stage!Vietnam chia sẻ để có thể giúp khâu check-in sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ hơn đấy.

1. Có các checklist một cách cụ thể

Điều này được hiểu rằng, không riêng ở khu vực check-in mà ở bất kì khu vực nào bạn cũng cần có các checklist được liệt kê từ trước. Checklist ở đây có thể là danh sách cơ sở vật chất, danh sách người tham dự, quy định check-in, số lượng và vai trò nhân sự tại khu vực, …

Khi bạn có một checklist cụ thể, bạn sẽ thắt chặt các hoạt động sự kiện hơn, đồng thời đảm bảo không có một thiết sót nào xảy ra tại giai đoạn này. Đồng thời, bạn có thể dễ dàng theo dõi quy trình check-in có đang diễn ra đúng kế hoạch và yêu cầu hay không. Hãy chắc chắn rằng bạn có đầy đủ mọi thứ bạn cần tại khu vực check-in này.

2. Thông báo trước về vấn đề check-in

Hãy tưởng tượng những người tham dự khi tới sự kiện của bạn sẽ cảm thấy bối rối như nào khi không nhận được các hướng dẫn check-in từ trước. Trong đám đông, đôi khi họ không thể nhìn thấy các biển báo hướng dẫn hay tìm kiếm sự giúp đỡ từ người khác. Vậy để quá trình check-in diễn ra thuận lợi,đảm bảo rằng những người tham dự nắm rõ quy trình này, Stage!Vietnam gợi ý cho bạn hãy gửi một email hoặc đăng bài hướng dẫn lên trang thông tin của sự kiện với tiêu đề “Những điều lưu ý khi check-in tại sự kiện”. Nội dung được thể hiện trong đó có thể là hướng dẫn check-in, mã vé, cách lấy vé tại sự kiện, sơ đồ khu vực check-in, ...

3. Tránh để khách tập trung ở khu vực check-in

Khách tham dự khi tới sự kiện thường có xu hướng không check-in liền mà thay vào đó họ sẽ đứng đợi người thân, bạn bè hay đơn giản là đứng chụp hình. Tuy nhiên, khu vực check-in là khu vực đầu tiên, thu hút mọi ánh nhìn khi bạn bắt đầu bước vào không gian sự kiện. Nếu bạn để quá nhiều người tập trung tại khu vực này mà họ chưa bắt đầu làm thủ tục check-in thì sẽ gây cảm giác hỗn loạn và đông người. Hơn thế nữa, họ có thể làm chắn lối đi của những người xung quanh. 

Chính vì vậy, tại khu vực check-in, bạn cần phải tránh để người tham dự đứng đông đúc và tập trung. Để làm được điều đó, bạn có thể phân bổ thêm nhân sự giám sát, chỉ dẫn, phân bổ trước luồng check-in để đảm bảo tối đa trật tự tại khu vực này.

4. Lối đi riêng dành cho những nhân vật đặc biệt

Bên cạnh những người tham dự sự kiện bình thường, xuất hiện trong sự kiện của bạn còn có sự hiện diện của các VIP. VIP ở đây tùy theo chương trình bạn tổ chức, họ có thể là những đối tác thân thiết, khách mời quan trọng hay các quan chức cấp cao, … Tuy nhiên dù là ai, bạn đều không thể để họ chen chúc, xếp hàng tại khu vực check-in dành cho người tham dự bình thường. Họ cần có những sự ưu tiên và cách tiếp đón đặc biệt riêng biệt. Nó thể hiện sự trân trọng của bạn khi VIP tới tham dự chương trình. 

Bởi vì điều trên, hãy chuẩn bị một lối đi riêng dành cho các VIP - nơi mà họ có thể thoải mái và hài lòng đối với sự kiện của bạn. Biết đâu qua cách tiếp đón này, bạn có thể xây dựng thêm một mối quan hệ khăng khít hay khách hàng tiềm năng cho công ty của bạn thì sao.

5. Chuẩn bị khu vực hỗ trợ riêng cho người tham dự

Trong sự kiện, những người tham dự khó tránh khỏi những bất cập cũng như các vấn đề phát sinh. Và tất nhiên bạn không thể giải quyết, hỗ trợ cho họ ngay tại khu vực check-in nếu như đằng sau là cả một hàng dài người xếp hàng. Nó không những làm tốn thời gian, ảnh hưởng đến timeline chương trình mà còn gây cảm giác khó chịu đến những người tham dự khác. 

Chính vì vậy, để sự kiện diễn ra thuận lợi hơn, bạn cần xử lý một cách khéo léo và chu đáo. Lời khuyên dành cho bạn là hãy luôn luôn chuẩn bị một khu vực hỗ trợ riêng cho người tham dự ở gần khu vực check-in để kịp thời xử lý các tình huống không mong đợi xảy ra, làm ảnh hưởng đến tiến độ chương trình. Đồng thời, bạn còn có thể kiểm soát, quản lý khu vực check-in một cách dễ dàng, thuận lợi hơn.

Kết luận

Tóm lại, trên đây là những điều lưu ý mà Stage!Vietnam hy vọng có thể giúp đỡ khâu check-in của bạn diễn ra suôn sẻ hơn. Bật mí với các bạn rằng, chủ đề này còn có phần 2 nữa đó. Vậy thì còn chần chờ gì nữa, hãy follow Stage!Vietnam ngay để học thêm được điều bổ ích nhé!

Bài viết: Đỗ Thanh