Bất kỳ ngành nghề nào cũng vậy, trước khi thực hành luôn cần những lý thuyết cơ bản nhất. Vì vậy, bài viết này đề cập đến 10 khái niệm cơ bản nhất để đưa bạn đến với vị trí Event Production trong tương lai. 


Event Production là gì?

Một số người thường nhầm lẫn giữa Event production và Event planning. Cả hai cùng có chung một số hạng mục công việc nhưng là hai vị trí khác nhau trong quy trình tổ chức sự kiện. Event Production thiên về phần cứng và thi công. Còn Event Planner là những người lên ý tưởng lập kế hoạch sự kiện và chạy chương trình. 

Event Production là người chịu trách nhiệm chính cho các thành phẩm và hiệu quả công việc trong giai đoạn dàn dựng. Họ sẽ cùng ekip sự kiện làm những phần như: cổng chào, sân khấu, nhà lều, hệ thống âm thanh ánh sáng, hiệu ứng, … Nói cách khác, Event Production sẽ là người giám sát và hiện thực hóa các kế hoạch đã được lên ý tưởng cho một sự kiện.

Làm một Event Production bạn sẽ luôn chạy đua với thời gian, tính toán thi công trong phạm vi ngân sách và phối hợp xuyên suốt với Event planning.



Một công ty Event Production sẽ cung cấp dịch vụ gì?

Hầu hết mọi người nghĩ các công ty sản xuất sự kiện, họ cung cấp những dịch vụ về dàn dựng sân khấu, micro, các thiết bị tại các sự kiện. Đương nhiên, điều trên hoàn toàn không sai nhưng chưa đủ.

Trên thực tế các công ty sản xuất sự kiện sẽ hợp tác với các đơn vị cung cấp thiết bị và dàn dựng sự kiện bên ngoài. Công việc thường xuyên và trách nhiệm chính của một công ty sản xuất sự kiện sẽ là lập kế hoạch, điều phối và giám sát sự kiện. Một số hạng mục chính có thể kể đến như:  

  • Tìm hiểu về khách hàng, như cầu, mong muốn và môi trường tổ chức để lập ra kế hoạch sự kiện.
  • Xây dựng hành trình trải nghiệm độc đáo, mới lạ đánh vào insight khách tham dự và hài lòng khách hàng.
  • Viết kịch bản, điều phối đường dây sự kiện.
  • Làm việc với các bên cung cấp dịch vụ sự kiện để hoàn thiện những hạng mục trong sự kiện như: quà tặng, PG-PB, tiết mục,...
  • Theo dõi, giám sát và kiểm soát các yếu tố về kỹ thuật trong sự kiện như: âm thanh, ánh sáng, màn hình chiếu,...
  • Đảm bảo là tất cả mọi thứ trong sự kiện diễn ra suôn sẻ.
  • Các yếu tố về an toàn trong sự kiện

Các công ty sản xuất sự kiện sẽ theo sát dự án mà họ được khách hàng tin tưởng lựa chọn và chịu trách nhiệm từ khi hình thành, xây dựng ý tưởng cho đến khi đến sự kiện diễn ra và kết thúc. Hoặc cũng có thể chỉ tham gia vào một phần trong khâu tổ chức như một đơn vị bổ sung để sự kiện diễn ra tốt đẹp và trơn tru hơn.



Lợi ích khi làm việc với một công ty Event Production

Đây chỉ là một vài lợi ích để bạn tham khảo khi hợp tác cùng một đơn vị tổ chức sản xuất sự kiện cho dự án của mình.  

  • Kết nối và thấu hiểu mong muốn của khách hàng để đi đến thực tiễn của sự kiện
  • Đưa ra những ý tưởng sáng tạo cho sự kiện của bạn.
  • Giúp bạn tối đa hóa ngân sách 
  • Sắp xếp mọi thứ sự kiện của bạn cần và sẽ cần
  • Xây dựng và quản lý kế hoạch sự kiện từ A đến Z.
  • Đánh giá và cung cấp phản hồi về các khâu trong sự kiện.
  • Tính toán, phân tích và đề xuất các giải pháp, phương án dự phòng cho các rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện.
  • Sử dụng các công cụ, phần mềm lập sơ đồ sự kiện, thiết lập tiến trình sự kiện 
  • Kết nối với “mạng lưới” các nhà cung cấp chất lượng cao và giàu kinh nghiệm.
  • Sắp xếp, thuê, phối hợp lắp đặt cho các thiết bị sự kiện phù hợp.
  • Khảo sát thực tế
  • Giám sát an ninh, đảm bảo an toàn sự kiện
  • Kinh nghiệm của các đơn vị sản xuất sự kiện sẽ giúp sự kiện của bạn vận hành ổn định và suôn sẻ.

Thông qua những lợi ích từ phía khách hàng chúng ta sẽ tìm hiểu được vai trò và trách nhiệm của các đơn vị sản xuất sự kiện cũng như những giá trị mà chúng ta cần cung cấp cho khách hàng thông qua mỗi dự án sự kiện được thực hiện.



Chi phí Production trong một sự kiện là bao nhiêu?

Chi phí production chiếm một phần tương đối nhiều trong ngân sách của sự kiện. Đương nhiên tùy /vào nhu cầu và quy mô của sự kiện sẽ được tính chi phí production khác nhau. Tuy nhiên ở đây chúng tôi đưa ra một tỷ lệ để bạn có thể tham khảo và có cái nhìn rõ hơn về chi phí sản xuất trong một sự kiện:

  • 8-10% dành cho đội ngũ nhân viên event production (hạng mục sx)
  • 14% dành cho các thiết bị chiếu ATAS 
  • 7% dành cho trang trí khu vực sự kiện
  • 4% cho tài liệu in ấn hoặc nhiều hơn với các hoạt động liên quan đến sản xuất khác. 

(đây chỉ tham khảo tùy theo loại hình mục đích, quy mô sự kiện)


Hợp đồng với một công ty Event Production sẽ bao gồm những điều khoản gì?

Hợp đồng với một công ty Event Production sẽ được phác thảo từ những điều cơ bản nhất nhứ tất cả các loại hợp đồng khác: đối tượng tham gia (bên A, bên B), mục tiêu của sự kiện, những dịch vụ mà khách hàng yêu cầu cung cấp, v.v. Thứ hai là các yếu tố về trách nhiệm của nhà sản xuất đối với tất cả các lựa chọn như: địa điểm tổ chức, hiện thực hóa từ ý tưởng sáng tạo, đóng góp ý kiến vào nhiều khâu khác nhau trong sự kiện... 

Trong hợp đồng với một công ty Event Production, họ cũng sẽ chịu trách nhiệm về nhân sự sự kiện và các đơn vị supplier liên quan đến chương trình như: dịch vụ ăn uống, thiết bị kỹ thuật, bảo vệ, PG-PB và thậm chí cả nghệ sĩ biểu diễn.


Ảnh:Sưu tầm


Event production coordinator là ai?

(người của cty sản xuất, leader của nhóm nhân sự cty, triển khai cho team sx, giám sát)

Để tổ chức một sự kiện thành công thì không chỉ cần nỗ lực của một cá nhân, một tổ chức mà cần sự phối hợp của rất nhiều người bao gồm cả ban tổ chức sự kiện, nhà cung cấp … và người đứng ra điều phối tất cả các việc đó được gọi là event coordinator.

Event coordinator (hay còn gọi là Điều phối viên tổ chức sự kiện) là người quản lý chung tất cả công việc trong một sự kiện kể cả việc quản lý các nhà cung ứng. Họ sẽ giống như quản đốc của một công trường có trách nhiệm giao công việc cho nhóm nhân sự nhỏ hơn, theo dõi, đảm bảo chất lượng và tiến độ hoàn thiện của kế hoạch tổng thể. Các điều phối viên chủ yếu lo về các khâu hậu cần trong sự kiện

Fact: các Event Planning đa phần bắt đầu từ vị trí Event Coordinator 

Ở vị trí này, bạn có thể rút được nhiều kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện, học được cách phối hợp với đội nhóm. Ngoài ra, khi làm lâu dài ở vị trí điều phối sự kiện, bạn cũng sẽ tự tin và học hỏi được nhiều kiến thức về lắp đặt, thi công, sắp xếp sự kiện và tiết kiệm ngân sách bổ trợ cho các vị trí công việc sau này

Ảnh: Cyber Show


Sự khác nhau giữa Event Producer và Event Coordinator

Để có thể phân biệt rõ 2 vị trí này chúng ta cùng quay lại trách nhiệm và vai trò của từng vị trí trong công việc tổ chức sự kiện:

Event Producer

  • Tiến hành các nghiên cứu cần thiết để xác định nhu cầu của thị trường mục tiêu của khách hàng và cách tốt nhất để điều chỉnh trải nghiệm cho phù hợp với sở thích của người tham dự.
  • Nghiên cứu các chủ đề sự kiện và khả năng tồn tại trên thị trường của nó. Lấy ví dụ như xem xét sự kiện của đối thủ cạnh tranh hay nhu cầu về xu hướng thị trường đối với sự kiện sắp tổ chức.
  • Sáng tạo format, đóng góp cho nội dung của sự kiện 

Event Coordinator

  • Giám sát các nhóm nhỏ theo từng hạng mục làm việc theo kế hoạch của sự kiện 
  • Đưa ra những đề xuất cho các lựa chọn cần thiết trong các hạng mục sự kiện. Lấy ví dụ, bạn có quà tặng trong sự kiện các event coordinator sẽ xem xét, dò giá một số loại hộp có chất lượng và phù hợp với ngân sách cho phép đề xuất với các quản lý sự kiện.
  • Đưa ra góp ý về các yếu tố của sự kiện một cách sáng tạo nhưng khả thi với thực tế để đảm bảo từng bước của quy trình sản xuất sự kiện diễn ra đúng lịch trình cho đến khi sự kiện hoàn thành.

Đúc kết lại, các Event Producer xử lý phần nhiều về mặt chiến lược mang tính phân tích và vĩ mô trong khi các Event Coordinator làm việc với kế hoạch phác thảo của nhà sản xuất, điền vào chỗ trống bằng các giải pháp để giải quyết cho vấn đề sáng tạo tới khả thi trong thực tế.



Ảnh: sưu tầm

Kết luận

Trên đây là một số khái niệm cơ bản “bỏ túi” hữu ích giúp bạn vững vàng hơn trên hành trình học hỏi và tiếp nhận các kiến thức, kinh nghiệm chuyên môn cao hơn để chinh phục vị trí Event Production trong tương lai nhé!

Biên dịch: Anh Ngô

Nguồn: Socialtables, Brands Vietnam