Hợp đồng là một bản thỏa thuận hợp pháp trong khuôn khổ pháp luật của nhà nước giữa các bên trong việc thực hiện một dự án nào đấy. Và dĩ nhiên khi thuê bất kì một địa điểm nào đó, bạn sẽ cần phải đọc và hiểu kĩ từng chi tiết trong các điều khoản thỏa thuận giữa hai bên, lời văn có rõ ràng hay không, những điều bạn cần đảm bảo cho địa điểm...
Bên cho thuê địa điểm họ sẽ có những điều khoản để bảo vệ quyền lợi của họ và bạn cũng cần phải có những điều khoản để bảo vệ cho công ty của bạn. Chính vì thế hai bên cần xem xét, trao đổi và đưa ra những điều chỉnh phù hợp, có lợi cho cả hai và tránh các vấn đề, tranh chấp không đáng có xảy ra
Hãy cùng tìm hiểu xem những điều cần lưu ý trước khi kí hợp đồng với địa điểm nhé:
1. Chi tiết đặt chỗ
Phần này bao gồm các hạng mục như khu vực thuê (phòng, tầng...), địa chỉ, thời gian cụ thể được sử dụng... Chính vì thế bạn cần phải kiểm tra kĩ để biết được những hạng mục và thời gian mình sẽ sử dụng.
2. Dịch vụ mà địa điểm cung cấp
Khi bạn kí hợp đồng thuê địa điểm thì trong đó sẽ bao gồm một số hạng mục bạn được phép sử dụng như sân khấu có sẵn, hệ thống ATAS cơ bản, wifi, TV... Vì thế hãy trao đổi kĩ và xem rằng hạng mục nào bạn có thể tận dụng được cho sự kiện của mình.
Chương trình REAS 2019 sử dụng sân khấu mà Adora Center cung cấp
3. Chi phí
Bạn cần biết chính xác tổng chi phí trong đó sẽ bao gồm những chi phí gì, nếu như bạn có phát sinh về thời gian, dịch vụ thì khoản phí sẽ như thế nào.
4. Tiến độ thanh toán
Bạn cần phải nắm được phần này để biết được chi phí cọc là bao nhiêu, thời hạn thanh toán là khi nào bởi vì nếu như bạn không thanh toán đúng thời hạn, địa điểm có thể hủy việc đặt và thuê không gian làm sự kiện của bạn. Ngoài ra bạn cũng cần để ý thời gian thanh toán phần còn lại, chi phí phát sinh nếu có.
5. Đảm bảo số lượng khách tham dự
Khi trao đổi với địa điểm, họ sẽ yêu cầu được biết số lượng khách tham dự để chuẩn bị các hạng mục cần thiết. Và bạn cần đảm bảo rằng số lượng khách của bạn sẽ bằng hoặc ít hơn so với số lượng đã báo vì khi phát sinh thêm khách, họ sẽ cần phải tăng thêm nhân sự, bàn, ghế, thức ăn, nước uống... để phục vụ đủ cho khách và cũng sẽ tốn thêm chi phí. Tuy nhiên thường họ sẽ yêu cầu bạn cập nhật lại số lượng khách tối thiểu bao nhiêu ngày trước khi sự kiện diễn ra và bạn có thể thương lượng với họ về phần chi phí phát sinh nếu như có.
Chương trình Lễ Tổng kết & Vinh danh của Tập đoàn Hưng Thịnh với số lượng 3000 người
6. Thiệt hại
Trong quá trình chuẩn bị, lắp đặt, tháo dỡ và ngay khi đang diễn ra sự kiện sẽ luôn có thể xảy ra rủi ro khi đội ngũ hoặc khách hàng của bạn sẽ làm hư hại gì đó đến tài sản của địa điểm. Vì thế bạn cần biết trách nhiệm, khoản bồi thường sẽ là như thế nào.
7. Bảo hiểm sự kiện
Trong trường hợp cần thiết địa điểm sẽ yêu cầu chứng nhận bạn đã mua bảo hiểm cho sự kiện của mình.
8. Giới hạn không gian trang trí
Có nơi sẽ cho phép bạn trang trí thoải mái để biến không gian theo concept của sự kiện nhưng cũng sẽ có nơi giới hạn không gian lại để bảo đảm yếu tố an toàn và thoát hiểm.
GEM Center luôn yêu cầu phải chừa một lối đi tối thiểu là 2m để đảm bảo yếu tố thoát hiểm khi có trường hợp xấu xảy ra
9. Giới hạn và tiếng ồn
Điển hình nhất là các sự kiện ngoài trời. Tại một số nơi họ sẽ giới hạn về thời gian hoạt động và âm lượng của âm thanh để tránh gây ảnh hưởng đến các khu vực xung quanh.
Khu đô thị Sala yêu cầu dừng hoạt động âm thanh vào 22h để đảm bảo yên tĩnh cho khu vực
10. Vấn đề hủy hợp đồng
Trong một số trường hợp khi một trong hai bên hủy hợp đồng thì khoản chi phí đến bù là bao nhiêu, có thể thương lượng được tiếp hay không, và khoảng thời gian được phép hủy hợp đồng sẽ là bao nhiêu ngày trước khi sự kiện diễn ra.
11. Trường hợp bất khả kháng
Đôi khi có những trường hợp bất khả kháng như thảm họa thiên nhiên, dịch bệnh... khiến chúng ta phải tạm ngưng, dời hoặc hủy chương trình của mình. Hãy cùng trao đổi với địa điểm xem khoảng thời gian dự kiến tổ chức lại, hoặc nếu trong trường hợp phải hủy luôn thì chi phí cọc có hoàn lại hay không, hoặc có đền bù gì không...
Kết luận
Khi bạn đã làm việc kĩ càng và chi tiết với địa điểm thì phần nào đã làm cho bạn yên tâm và giúp cho quá trình chuẩn bị, sản xuất và chương trình diễn ra sẽ được suôn sẻ hơn. Lúc đó bạn sẽ tập trung cho chương trình của mình hơn và không phải "chạy tới chạy lui" để giải quyết các vấn đề liên quan đến địa điểm.
Nguồn: Heroic Productions
Dịch và biên soạn: Lương Nguyễn
Operations Supervisor – VEG – Vietnam Event Group
