Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện, việc ra vào hàng thường không phải là điều đầu tiên mà bạn nghĩ đến, nhưng nếu quá trình này diễn ra suôn sẻ thì nó có thể tạo nên sự khác biệt cho sự kiện của bạn đấy. Mỗi đơn vị sản xuất, âm thanh ánh sáng, LED, F&B... đều có những thiết bị và vật dụng cần thiết để chuẩn bị các hạng mục trong sự kiện, thậm chí ngay cả mỗi ekip cũng có các hạng mục Logistic cần phải chuyển đến nơi tổ chức sự kiện. Vì vậy quá trình vào hàng nếu như không có sự chuẩn bị và kế hoạch chi tiết sẽ dễ xảy ra sự hỗn loạn, chậm trễ, tắc nghẽn khi các bên cùng chuyển hàng vào khu vực sự kiện để tiến hành công việc của mình. Vì vậy, với tư cách là người quản lý, sẽ rất tốt nếu bạn có sự chuẩn bị kỹ càng và dưới đây là một số chia sẻ của mình


1. Tìm hiểu kỹ nơi tổ chức sự kiện

Trong quá trình khảo sát, bạn cần trao đổi với địa điểm để nắm rõ một số thông tin sau:

 - Vị trí của địa điểm làm sự kiện: trung tâm hay ngoại thành hay nơi nào đó đặc biệt...

 - Khoảng thời gian ra/vào hàng là khi nào?

 - Khu vực đậu xe chờ như thế nào, có rộng không, chứa được bao nhiêu xe, có vật cản nào không...?

- Giấy tờ cần thiết để đăng ký ra/vào cho nhân sự thi công, vật dụng, thiết bị...


Khoảng không gian để các xe hàng đậu và xuống hàng


Độ rộng/hẹp của lối đi để chuyển hàng


2. Trao đổi với các đối tác

Mỗi đơn vị sẽ có khối lượng hạng mục và công việc khác nhau, vì vậy hãy cùng nhau trao đổi để xem đơn vị nào cần được ưu tiên vào trước/sau, khoảng thời gian để chuyển đồ là bao lâu, vị trí tập kết của các đơn vị cung cấp sẽ là như thế nào.


Một chương trình khá nặng về mặt sản xuất thì sẽ được ưu tiên vào hàng và lắp đặt trước, các hạng mục khác sẽ chuyển đến vào sáng hôm sau


Sẽ có những chương trình mà hạng mục sản xuất có rất nhiều và phức tạp, vì thế cần được ưu tiên đến trước và vào trước. Nhưng cũng có những chương trình sẽ nặng về kĩ thuật hay logistic thì sẽ tùy theo thực tế để sắp xếp cho các bên đối tác.


3. Lên lịch trình sản xuất chi tiết

Sau khi đã có thông tin cụ thể, địa điểm sự kiện và nắm rõ được thời gian công việc của các bên đối tác, việc bạn cần làm bây giờ là lên một bản lịch trình sản xuất cụ thể và chi tiết để ekip chạy chương trình, các đối tác và khách hàng cùng nắm rõ. Qua đó sẽ giúp quá trình ra/vào hàng được trơn tru, thuận lợi và không ảnh hưởng đến tiến độ chung của chương trình.


Mẫu lịch trình sản xuất của chương trình Honda Youth Fest 2020 mà VEG đã thực hiện


Thông thường quá trình ra hàng sẽ diễn ra nhanh hơn và dễ dàng hơn so với việc vào hàng, nhưng không vì vậy mà bạn bỏ lơ qua nó. Việc ra hàng vẫn cần phải có kế hoạch cụ thể. Vì với những địa điểm thường xuyên tổ chức sự kiện thì họ sẽ yêu cầu bạn dọn dẹp và bàn giao mặt bằng đúng giờ để không ảnh hưởng đến các sự kiện diễn ra sau đó.



Nếu bạn muốn mọi thứ càng diễn ra nhanh và suôn sẻ thì bạn càng phải có kế hoạch chi tiết và cụ thể. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp ích cho quá trình chuẩn bị cho chương trình của bạn nhé.


Lương Nguyễn

Operations Supervisor – VEG – Vietnam Event Group