Để tiến hành tổ chức một sự kiện, dù quy mô lớn hay nhỏ, thì việc đầu tiên mà cá nhân hoặc tổ chức cần chuẩn bị đó chính là giấy phép tổ chức. Tuy nhiên, nhiều người gặp khó khăn trong việc xin giấy phép khiến họ mất nhiều thời gian, tiền bạc và công sức. Chính vì vậy, hôm nay Stage!Vietnam sẽ mang đến cho bạn tất tần tật những thông tin cần chú ý khi xin giấy phép sự kiện nhé!

Cơ quan tiếp nhận

Tất cả các loại hình sự kiện đều phải xin giấy phép trước khi thực hiện chương trình, trừ các sự kiện mang tính nội bộ và cá nhân như: đám cưới, sinh nhật, liên hoan, … thì không cần xin giấy phép. Vậy cơ quan tiếp nhận giấy phép tổ chức sự kiện là cơ quan nào? Tùy vào loại hình sự kiện mà bạn tổ chức thì cơ quan tiếp nhận giấy phép sẽ khác nhau. Dưới đây là một số cơ quan và hình thức tổ chức tiêu biểu:

• Thủ tướng Chính phủ: Hội nghị, hội thảo quốc tế cấp cao với thành viên tham dự là người đứng đầu/quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các quốc gia; Hội nghị, sự kiện có nội dung liên quan đến chính trị, an ninh, quốc phòng, tôn giáo, nhân quyền hoặc liên quan đến bí mật quốc gia.
• Thủ trưởng cơ quan Nhà nước ở Trung ương, địa phương: Hội nghị, sự kiện quốc tế của cơ quan, địa phương mình và không thuộc các trường hợp phải xin phép Thủ tướng Chính phủ.
• Cơ quan Trung ương của các tổ chức nhân dân: Sự kiện, hội nghị theo quy định của Bộ Chính Trị và Ban Bí thư Trung ương Đảng.
• Bộ/Sở thông tin truyền thông: Sự kiện họp báo, công bố, hoặc tuyên truyền, sự kiện có sự tham gia của đơn vị, cá nhân ngoài phạm vi lãnh thổ.
• Bộ/Ban chỉ huy quân sự/Bộ tư lệnh công binh/Tổng Cục (Cục) An ninh: Sự kiện có sử dụng vật thể như đèn trời, khinh khí cầu, pháo hoa,…, sự kiện có sự tham gia của chính phủ
• Sở văn hóa và thể thao du lịch/Cục nghệ thuật biểu diễn/Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: Sự kiện giải trí, ca nhạc, liveshow, khánh thành, khai trương, tiệc thành lập,…
• Trung tâm bảo vệ quyền tác giả: Sự kiện có sử dụng âm nhạc do nhạc sĩ sáng tác và có đăng ký bản quyền.

Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện

Theo quy định mới nhất hiện nay, để được cấp giấy phép tổ chức sự kiện, bạn cần chuẩn bị các văn bản sau đây:

• Văn bản xác nhận tư cách pháp lý của cơ quan, tổ chức thực hiện sự kiện: Nếu đối tượng thực hiện việc nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện là doanh nghiệp thì phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu là tổ chức thì đối tượng xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện phải cung cấp bản sao Giấy chứng nhận thành lập.
• Đơn xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện.
• Bản sao các giấy tờ tài liệu về nội dung của sự kiện (kịch bản, danh sách người tham gia biểu diễn, bộ sưu tập, tác phẩm…) hoặc đề án, kế hoạch tổ chức hội thảo, …
• Bản sao các giấy tờ liên quan đến địa điểm tổ chức, Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện, hội thảo (nếu có).

Thủ tục giấy phép tổ chức sự kiện

Bước 1: Bạn cần chuẩn bị đầy đủ đủ hồ sơ theo quy định pháp luật và phù hợp với từng loại sự kiện cụ thể.

Bước 2: Nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền và bạn có thể lựa chọn nộp hồ sơ theo một trong các phương thức sau:

• Nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền.
• Nộp qua đường bưu điện (tùy từng cơ quan có thể áp dụng phương thức này).
• Nộp qua internet (tùy từng cơ quan có thể áp dụng phương thức này).

Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền xem xét và thẩm định nội dung hồ sơ. Trong trường hợp cần thiết, cơ quan có thể quyền sẽ yêu cầu duyệt sự kiện, chương trình hoặc xin ý kiến của cơ quan ban ngành có liên quan khác.

Bước 4: Nhận kết quả. Đến ngày hẹn trả kết quả, người nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền để nhận kết quả là Giấy phép tổ chức sự kiện. Trường hợp hồ sơ không hợp lệ hoặc không đủ điều kiện cấp phép, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra thông báo bằng văn bản đến người nộp hồ sơ và nêu rõ lý do.

Những điều cần lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện

Để thực hiện một chương trình sự kiện là cả một quá trình từ khâu lên ý tưởng, lập kế hoạch đến khâu hiện thực chúng ở thực tế, tiêu tốn nhiều tiền bạc và thời gian. Chính vì vậy, cá nhân và tổ chức cần phải chuẩn bị thật kĩ giấy phép tổ chức sự kiện, đảm bảo chương trình được diễn ra theo đúng kế hoạch.

Tùy tính chất sự kiện và cơ quan cấp phép, thời gian tiếp nhận hồ sơ sẽ khác nhau. Thường bạn phải gửi hồ sơ ít nhất 10 ngày, một vài sự kiện có thời gian ngắn hơn, ví dụ họp báo là 3 ngày. Tuy nhiên đối với các sự kiện cần duyệt phác thảo thì cần 30 ngày trước khi chương trình diễn ra. Doanh nghiệp và cá nhân nên dự trù thời gian, xin giấy phép sớm hơn thời gian dự kiến để tránh các rủi ro không mong muốn.

Bên cạnh đó, các thông tin kê khai trong hồ sơ cấp phép cần phải rõ ràng, trung thực và chính xác.

Kết luận

Tóm lại, trên đây là tất cả những thông tin cần thiết mà bạn cần biết để xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện. Hy vọng qua bài viết này, Stage!Vietnam sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí hơn, rút gọn quá trình thực hiện chương trình. Hãy theo dõi Stage!Vietnam để biết thêm nhiều kiến thức bổ ích nhé!

Biên tập: Đỗ Thanh

Nguồn: Tổng hợp