Hoàn hảo là trạng thái lý tưởng mà ai cũng mong muốn nhưng thật không may sự kiện là một biến số hầu như không khi nào là không có sai sót. Có thể là hoa trang trí không đạt chất lượng hay người biểu diễn kẹt xe đến trễ… Tuy nhiên có sự chuẩn bị thì bạn sẽ hạn chế gặp phải những tình huống như vậy và giải quyết có hiệu quả hơn khi đối mặt. Sau đây là một vài gợi ý về những điều nên làm khi sự kiện xảy ra sự cố.
Điều đầu tiên là bình tĩnh
Bạn cần giữ bình tĩnh khi mọi thứ bắt đầu lệch quỹ đạo. Khi khách hàng hoặc người tham dự của bạn nhìn thấy bất kỳ sự hoảng loạn nào trên khuôn mặt của bạn, họ cũng sẽ bắt đầu lo lắng và có thể khiến cho tình huống càng xấu hơn. Sự thật là bạn càng rối càng không tìm ra giải pháp đúng đắn ho vấn đề! Vì vậy, hãy giữ trạng thái tích cực và bình tĩnh cho dù tình huống có thế nào đi nữa!
Luôn kiểm soát vấn đề
Nếu bạn là người chịu trách nhiệm chính, thì khi vấn đề xảy ra mọi con mắt đều đổ dồn về bạn. Bạn cần phải kiểm soát và nắm bắt tình hình để khắc phục sự cố nhanh chóng nhằm giúp sự kiện sẽ sớm được bắt đầu lại. Chú ý và phân tích các rủi ro kỹ lưỡng vì bạn cần tìm ra giải pháp khắc phục mọi thứ càng nhanh càng tốt và hiểu trách nhiệm của bạn trong việc giải quyết tình huống chứ không đùn đẩy cho ai khác. Nếu bạn không chịu trách nhiệm chính thì hãy hỗ trợ thực hiện các biện pháp đề ra một cách nhanh chóng để ổn định lại mọi thứ.
Chuẩn bị sẵn thiết bị dự phòng
Đây là điều bắt buộc đối với tất cả những người sự kiện. Nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra, việc có sẵn các thiết bị thay thế hoặc bản sao lưu tại chỗ để khắc phục mọi thứ thì quá trình sản xuất sự kiện sẽ diễn ra suôn sẻ hơn. Tốc độ xử lý tình huống nhanh và liền mạch sẽ hoàn toàn không gây chú ý cho người tham dự hoặc đối tác của bạn.
Sẵn sàng cho kế hoạch B,C,D
Lập kế hoạch cho một sự kiện bao gồm luôn việc thực hiện đánh giá rủi ro. Dự đoán xác suất xảy ra sự cố tại sự kiện của bạn là bao nhiêu và hoàn thiện những kế hoạch dự phòng của dự phòng. Nếu bạn có một kế hoạch giải quyết (hoặc truyền thông) khủng hoảng hiệu quả và tuân thủ các quy định COVID thì bạn sẽ không đánh mất lòng tin của những người tham dự. Tùy thuộc vào đối tượng và tính chất của sự kiện bạn có thể trình bày nó một cách hài hước hoặc nhẹ nhàng hơn để làm dịu tâm trạng không thoải mái của họ. Tuy nhiên, đừng cho khách thấy bạn đang lo lắng hoặc mất kiểm soát.
Đào tạo nhân viên để giải quyết vấn đề
Khi sự kiện gặp trục trặc, bạn có thể dựa vào nhân viên của mình để xử lý tình huống nếu họ đã được trang bị đủ các kỹ năng thích hợp. Vì vậy, họ nên được đào tạo về khả năng xử lý tình huống bất ngờ và đây cũng là một yếu tố quan trọng trong quá trình tuyển dụng nhân viên sự kiện. Các nhân viên không chỉ cần biết cách khắc phục sự cố xảy ra với thiết bị mà còn phải được đào tạo về cách xử lý vấn đề trên quan điểm dịch vụ khách hàng vì sự cố sẽ tác động đến nhiều khía cạnh nên chúng ta cần phải có cách xử lý triệt để.
Tóm lại, thông điệp cơ bản nhất là phải luôn có sự chuẩn bị. Luôn nhận thức được các biến số có thể xảy ra sai sót và chuẩn bị một giải pháp về cách giải quyết cho tình huống lúc đó. Tốt nhất là hãy luôn chuẩn bị kỹ lưỡng và trong trạng thái cảnh giác, sẵn sàng xử lý cho bất cứ điều gì sẽ xảy ra!
Biên tập: Kiều Quyên
Nguồn: helloendless
