Điều 1: Tài trợ là một trò chơi của những con số
Một trong những sai lầm lớn nhất mà bạn có thể mắc phải là chỉ tập trung vào một nhà tài trợ được cho là “hoàn hảo” nhất với sự kiện. Hãy đa dạng đối tượng và phân bố sự tập trung xấp xỉ đồng đều để đảm bảo vẫn có cơ hội nhận được tài trợ. Đầu tiên, hãy tạo một danh sách dài các nhà tài trợ tiềm năng và gửi đề nghị đến họ, đồng thời hãy trau chuốt cho email hoặc thư tài trợ một cách hoàn hảo nhất.
Bất cứ khi nào có thể, hãy trực tiếp tìm kiếm “đối tác” để hỗ trợ sự kiện và lưu ý đúng mục đích là hỗ trợ tài chính. Làm rõ điều này càng sớm càng tốt tránh gây nhầm lẫn với những thương hiệu bạn mong muốn thành nhà tài trợ, đặc biệt nếu bạn đang đến gần deadline và không có nhiều thời gian để phát triển mối quan hệ.
Khuyết ngôn có câu: “Không” là câu trả lời tốt thứ hai sau “Có”. Về những khoản tiền tương đối nhỏ, bạn nên tránh kéo dài thời gian với một nhà tài trợ được cho là tiềm năng nhưng không bao giờ cam kết rõ ràng. Điều này cuối cùng làm lãng phí thời gian của bạn, bởi vì thời gian diễn ra càng lâu, khả năng thành công càng ít. Tuy nhiên, nếu là chín hoặc mười con số, thì các cuộc đàm phán có thể sẽ mất nhiều thời gian hơn. Vì vậy, hãy cố gắng trả lời “không” nếu bạn không thể nhận được “có” từ đối tác, suy nghĩ cẩn trọng và tiếp tục cho đến khi bạn nhận được con số mong chờ.
Điều 2: Hiểu được giá trị cốt lõi trước khi nói giá
Một sai lầm phổ biến khác với việc đấu thầu tài trợ là các nhà tổ chức sự kiện chỉ giới thiệu và xem chúng như một loại hàng hóa.
“Tài trợ” không được bán như thức ăn trên thực đơn của các nhà tài trợ tiềm năng mà bạn có thể chọn hay đặt trước. Thay vào đó, bạn nên nghĩ mỗi khoản tài trợ như một lựa chọn về lợi ích được thiết riêng và phù hợp với từng nhà tài trợ, nhằm giúp cả hai bên xây dựng trước sự tương cao, lâu dài với những khách hàng tiềm năng.
Khi một nhà tài trợ tiềm năng đã thể hiện sự quan tâm đến sự kiện của bạn, hãy trực tiếp gọi điện để hiểu mục tiêu của họ. Giúp họ hiểu được giá trị mà sự kiện này mang lại cho nhà tài trợ và khách hàng tiềm năng, từ đó phác thảo nên các gói tài trợ hợp lí. Đối với các nhà tài trợ tiềm năng, hãy cố gắng tìm hiểu kĩ hơn về ngân sách và quy trình ra quyết định của họ để có thể điều chỉnh một đề xuất phù hợp và chuyên nghiệp hơn dành riêng cho nhà tài trợ đó.
Điều 3: Tìm hiểu xem động cơ (tài trợ) của các nhà tài trợ có bị thúc đẩy bởi danh tiếng thương hiệu hay ROI của họ hay không
Một số công ty sẽ thường tài trợ cho loại hình sự kiện thể thao hoặc văn hóa vì họ muốn tên tuổi thương hiệu gắn liền với sự kiện. Loại tài trợ này là một cách để cho thế giới thấy rằng công ty của họ đang hoạt động tốt. Nó chủ yếu được thúc đẩy bởi danh tiếng thương hiệu, ít tập trung vào ROI.
Với các nhà tài trợ mong muốn thúc đẩy danh tiếng thương hiệu, bạn nên tập trung vào phần hình ảnh: thương hiệu của họ sẽ trông như thế nào trong sự kiện, tần suất nhìn thấy và nghe thấy tên của thương hiệu và việc gắn liền với sự kiện của bạn sẽ nâng cao độ nhận biết của họ như thế nào.
Tuy nhiên, các nhà tài trợ ngày càng chuyển hướng sang đầu tư để thu lợi nhuận từ sự kiện (thúc đẩy bởi ROI). Khi thương lượng tài trợ dựa trên ROI, hãy tập trung nhiều hơn vào các chỉ số, cách thức giúp họ đo lường lợi tức nhận được và đưa ra những kế hoạch chứng minh giá trị và khả năng của đơn vị tổ chức để giúp họ đạt được đồng thời cải thiện mục tiêu của họ khi tài trợ cho sự kiện.
Điều 4: Hiểu thông điệp cần truyền tải
Các nhà tài trợ muốn truyền tải một thông điệp khi tham gia vào một sự kiện. Vì vậy phải tìm hiểu xem đó là gì và cách giúp họ truyền tải như thế nào để không ảnh hưởng đến trải nghiệm của người tham dự. Nếu một nhà tài trợ không thể nhanh chóng giải thích họ muốn truyền tải thông điệp gì hoặc họ không có gì để nói thì hãy tự dấy lên hồi chuông cảnh báo rằng bạn sắp nhận được một lời từ chối.
Việc tài trợ cho các sự kiện thường dễ thu hút sự chú ý với các công ty gần đây đã đổi thương hiệu, tung ra sản phẩm mới, có lãnh đạo cấp cao mới hoặc có một số thay đổi đáng kể khác về thương hiệu hoặc chiến lược mà họ muốn tái định vị. Khi bạn hiểu họ muốn chia sẻ điều gì với khán giả, hãy định hình đề xuất tài trợ của bạn xung quanh thông điệp cốt lõi đó và cách nó sẽ được thể hiện rõ ràng với người tham dự của bạn.
Điều 5: Đừng quên về những "con số" bạn đã tích lũy
Thông thường, các sự kiện đều ngắn hạn nhưng sự kiện của bạn diễn ra trong một thời gian dài và dự định tổ chức lại trong tương lai, thì nên giữ mối quan hệ với tất cả các nhà tài trợ tiềm năng của bạn, ngay cả khi họ nói “không” với bạn lần này nhưng vẫn còn rất nhiều lần sau.
Trên thực tế, đừng quên những nhà tài trợ từng tiếp xúc khi chuẩn bị lập kế hoạch cho sự kiện tiếp theo. Nên tích cực khuyến khích họ tham dự sự kiện sắp tới và chứng minh năng lực của bạn vì không có bằng chứng nào tốt hơn là để họ ở đó chứng kiến, đây có thể là chìa khóa để đạt được thỏa thuận cho sự kiện tiếp theo của bạn.
Biết cách tìm tài trợ của công ty cho một sự kiện không chỉ có thể giúp ích cho lợi nhuận của sự kiện mà còn có thể giúp mở rộng phạm vi tiếp cận của nó. Ngoài ra, việc hiểu các chỉ số hiệu suất trọng yếu sẽ giúp cả bạn và nhà tài trợ của bạn tối ưu hóa các sự kiện sắp tới. Khi bạn có thể cung cấp các chỉ số quan trọng cho nhà tài trợ hiện tại và tiềm năng để thể hiện chính xác hiệu quả hoạt động của các sự kiện, bạn sẽ thấy việc thuyết phục các nhà tài trợ sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Biên dịch: Kiều Quyên
Nguồn:eventbrite
