Việc tổ chức một sự kiện ngoài trời là một lợi thế tuyệt vời với không gian mở và biết tận dụng vẻ đẹp thiên nhiên. Mặc dù các sự kiện ngoài trời thường có xu hướng giản dị và hạn chế hơn sự kiện trong nhà nhưng để lên ý tưởng cho một sự kiện ngoài trời cũng cần phải chú ý một vài yếu tố nhất định. 

Bài viết này sẽ đề cập đến những yếu tố cần thiết để có thể lên kế hoạch cho một sự kiện ngoài trời chỉ trong 10 bước cơ bản. 

1. Tìm kiếm một địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời tuyệt vời

Đối với những sự kiện được tổ chức ngoài trời thì địa điểm tổ chức phù hợp là yếu tố quan trọng nhất. Nó sẽ tạo ra sự khác biệt lớn cho tổng thể trải nghiệm khi khách tham dự đến với sự kiện. Yếu tố đầu tiên nằm ở không gian sự kiện phải có điểm đặc biệt nhất định, hướng đến một môi trường “tự nhiên”, gần gũi với thiên nhiên, ít cơ sở hạ tầng và rộng mở tạo thuận lợi cho sự sáng tạo, bố trí xung quanh theo cách bạn muốn. Yếu tố thứ hai để tìm kiếm một địa điểm tuyệt vời cho sự kiện của bạn là việc lựa chọn một địa điểm có kinh nghiệm tổ chức cho các sự kiện ngoài trời cũng nên được xem xét. Việc lựa chọn một địa điểm đã từng có kinh nghiệm tổ chức sẽ dễ dàng hơn trong công tác chuẩn bị, hỗ trợ mọi thứ trơn tru hơn. 

Bạn cần tiến hành một buổi khảo sát địa điểm để tận mắt nhìn thấy không gian thực tế, những yếu tố xung quanh có thể ảnh hưởng đến sự kiện của bạn. Chuẩn bị trước những câu hỏi cần thiết và chi tiết nhất có thể những vấn đề bạn muốn làm rõ với người quản lý để giải đáp trong quá trình tham quan. Lưu ý các điểm đặc biệt có thể liên quan đến địa điểm hay liên quan đến sự kiện của bạn, và đặc biệt phải chú ý đến những vấn đề về thời tiết, địa hình tại địa điểm và ghi chú lại bất cứ điều gì bạn nhận thấy trong chuyến tham quan của mình để bạn có thể lên kế hoạch tốt hơn cho sự kiện.

Google Images

2. Thuê người phục vụ F&B

Tại các sự kiện ngoài trời thì việc thuê các nhà cung cấp dịch vụ F&B là điều thiết yếu. Hãy đảm bảo rằng họ có đội ngũ hậu phục vụ chuyên nghiệp, trang bị vật dụng đầy đủ và có kinh nghiệm làm việc tại các sự kiện ngoài trời.

Thông tin cho họ những điểm lưu ý bạn có về địa điểm, tùy thuộc vào những địa điểm khác nhau, họ có thể đem theo các dụng cụ nấu nướng hoặc không. Vì thế trong lúc tham quan địa điểm, hãy ghi nhớ những câu hỏi liên quan đến F&B để có thể cung cấp thông tin cho bên dịch vụ để có thể chuẩn bị được tốt nhất.

Đảm bảo với bên phục vụ F&B về vấn đề đảm bảo an toàn thực phẩm và giữ vệ sinh tại khu vực sự kiện. Hãy chọn những thực phẩm đơn giản, chuẩn bị trước món ăn hay các món để được ở nhiệt độ phòng là lựa chọn hoàn hảo để có thể để ngoài trời trong suốt thời gian diễn ra sự kiện.

Google Images

3. Đảm bảo giấy phép cho sự kiện của bạn

Tùy thuộc vào địa điểm, các sự kiện ngoài trời có thể yêu cầu giấy phép của chính quyền địa phương hoặc thành phố để hoạt động hợp pháp. Các giấy phép có thể bao gồm: giấy phép địa điểm (với những nơi như công viên, quảng trường,..), giấy phép tổ chức, giấy phép biểu diễn (nếu chương trình bạn có nghệ sĩ)... Nghiên cứu trước các giấy phép sẽ cần phải sử dụng cho sự kiện của bạn và chuẩn bị đầy đủ gửi đến chính quyền địa phương xét duyệt trước sự kiện ít nhất vài tháng. 

Google Images

4. Những quy tắc xung quanh sự kiện

Cũng giống như giấy phép, các quy tắc khác đối với sự kiện ngoài trời cũng cực kỳ quan trọng. Đây là những quy tắc xung quanh và khác biệt tại từng địa phương nhưng phải cần tìm hiểu kĩ lưỡng trong quá trình lên kế hoạch tổ chức. Như việc tìm hiểu về các quy định tiếng ồn, các quy tắc về cháy nổ và an toàn cũng như các hạn chế của địa phương đối với các sự kiện ngoài trời sẽ giúp bạn xác định bạn có thể làm được gì và làm như thế nào trong sự kiện của mình. 

Google Images

5. Đảm bảo sự thoải mái cho người tham dự

Để đảm bảo cho những người tham dự có trải nghiệm tốt nhất, cần bổ sung thêm một vài hoạt động để tăng sự thoải mái cho khách khi tham dự sự kiện. Hãy chuẩn bị sẵn sàng máy phun sương hoặc quạt với nhiệt độ ngoài trời cao và nắng nóng kéo dài. Ngoài ra, cân nhắc xem bạn có cần sử dụng không gian nhà lều hoặc dù đứng để khách hàng có thể tránh nắng, tránh mưa trong điều kiện nhiệt độ khắc nghiệt hoặc trong trường hợp thời tiết không thuận lợi.

Google Images

Nhu cầu thiết yếu của con người cũng nên được chú ý khi bạn đang lên kế hoạch xây dựng cho một sự kiện. Nếu bạn đang plan sử dụng nhà vệ sinh di động, hãy lưu ý về số lượng và vị trí đặt chúng. Bạn cần chúng được đặt ở những vị trí có thể dễ dàng tìm thấy nhưng không quá lộ liễu và hãy ghi nhớ việc đảm bảo cung cấp đủ với số lượng người tham dự để họ không phải chờ đợi quá lâu và có bảng chỉ dẫn rõ ràng cho người tham dự.

Google Images

6. Nguồn thiết bị sự kiện phù hợp

Nhiều sự kiện ngoài trời yêu cầu hàng tấn thiết bị để mọi hoạt động diễn ra trơn tru. Sự kiện của bạn cũng phải cần những thiết bị để làm mát và giữ cho khách tham dự luôn cảm thấy thoải mái với những thời điểm thời tiết nóng, hoặc nếu sự kiện của bạn có các hoạt động đặc biệt hơn như: thuyết trình hoặc trình diễn, bạn sẽ cần các thiết bị âm thanh ánh sáng phù hợp. Và những thách thức bổ sung khác của môi trường ngoài trời, bạn cũng cần máy sưởi, quạt, điện, ánh sáng, lều, v.v. Bên cạnh đó, những nhà cung cấp dịch vụ F&B cần phải có những vật thiết bị chuyên dụng để lưu trữ và giữ thực phẩm được an toàn.

Hãy chọn những nhà cung cấp lớn có kinh nghiệm với việc tổ chức các sự kiện ngoài trời, họ có thể hướng dẫn và cho bạn những lời khuyên tốt nhất về các thiết bị cần thiết chuẩn bị phù hợp với quy mô sự kiện bạn và mức giá hợp lý. Hãy giữ cho bản thân 1 danh sách tổng hợp tất cả các thiết bị sẽ có trong sự kiện để nắm được số lượng tổng quát và giúp bạn kiểm soát được những vấn đề và rủi ro có thể xảy ra, bạn sẽ kịp thời xử lý và hạn chế nhất những vấn đề xảy đến với sự kiện của bạn. 

Google Images

7. Sử dụng những công cụ & công nghệ phù hợp

Một trong những bước quan trọng nhất trong việc học cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời là làm quen với các công cụ và công nghệ sẽ giúp mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Nếu bạn đang tổ chức một sự kiện với số lượng khách tham dự lên đến 1000 - 2000 người thì để giúp cho việc check-in và kiểm soát số lượng người tham dự, những công cụ hỗ trợ check-in với công nghệ hiện đại như QR code. QR sẽ giúp lập ra một hệ thống với những mã check-in riêng biệt cho mỗi cá nhân tham dự, giúp cho việc quản lý khách đến sự kiện với những thao tác dễ dàng và nhanh gọn, không tốn nhiều thời gian. 

Mọi sự kiện đều cần các công cụ để tối đa hóa thành công. Tuy nhiên, mỗi một sự kiện đều không giống nhau, do đó không có giải pháp nào là tuyệt đối. Hãy đảm bảo bạn có đủ những kiến thức cơ bản và tổng hợp danh sách những nhà cung cấp công cụ quản lý sự kiện tốt nhất trên thị trường hiện nay để cân nhắc những ưu và nhược điểm của tất cả các tùy chọn mà bạn nghĩ có thể hữu ích để góp phần vào thành công trong sự kiện của bạn.

Google Images

8. Lối đi cho khách tham dự

Với một vài sự kiện ngoài trời được tổ chức tại những địa điểm khá đặc biệt như các lễ khánh thành tại những vùng đất trống, hay những sự kiện trên núi hay ven biển,… những nơi không có bảng chỉ dẫn và khó tìm thấy trên bản đồ thì bạn cần phải ghi nhớ các phương án bố trí bảng chỉ dẫn, banner, standee… trong quá trình lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Các bảng chỉ dẫn phải gây được sự chú ý và hướng dẫn cho người tham dự có thể di chuyển đến nơi diễn ra sự kiện một cách dễ dàng mà không đi nhầm đường. 

9. Setup và tháo dỡ

Trong quá trình làm việc và thuê địa điểm, đa số các yêu cầu trong hợp đồng thường bao gồm việc phải đảm bảo không gian và tình trạng địa điểm sau sự kiện phải giữ được hiện trạng ban đầu khi bạn vừa được bàn giao. Điều này có nghĩa là bạn cũng cần phải thống nhất với các bên về thời gian có thể vào setup, những lưu ý trong quá trình set up hay sau khi kết thúc sự kiện, thì việc tháo dỡ sẽ được tiến hành như thế nào, các thiết bị, vật dụng sẽ được di chuyển ra sao để không ảnh hưởng đến hiện trạng vốn có của địa điểm. Ngoài ra ở một số sự kiện, bạn thậm chí có thể phải dọn tất cả rác thải trong tất cả khu vực kể cả thùng rác, vì vậy hãy đảm bảo bạn làm rõ trước về những điều cần thiết thể lên kế hoạch cho nhân sự phụ trách phù hợp.

Google Images

10. Luôn có phương án dự phòng cho các sự kiện ngoài trời

Trong các sự kiện ngoài trời, thời tiết là một trong những yếu tố đáng quan ngại nhất mà bạn buộc phải lưu tâm. Vì vậy, bạn cần phải chuẩn bị các phương án dự phòng cho những tình huống thời tiết xấu. Lập kế hoạch cho những việc bạn sẽ làm nếu trời mưa, gió lớn, quá nóng hoặc quá lạnh,… bạn phải lường trước tất cả những trường hợp có thể xảy ra để từ đó liên hệ với những nhà cung cấp thiết bị chuẩn bị những phương án dự phòng ngay tức thì chẳng hạn như ô, lều hoặc tấm che đồ đạc khi trời mưa bất chợt xảy đến.

Bạn cũng nên dành thời gian để suy nghĩ về bất kỳ vấn đề nào khác có thể xảy ra vào ngày diễn ra trong sự kiện để có thể đưa ra kế hoạch dự phòng cho những vấn đề đó. Khi bạn đã biết rõ về mọi thứ có thể xảy ra sai sót và có được hướng khắc phục cho từng vấn đề, bạn có thể vận hành một sự kiện ngoài trời với mọi thứ diễn ra suôn sẻ và có một kết thúc thành công!

Google Images

Bây giờ bạn đã biết làm thế nào để lên kế hoạch cho một sự kiện ngoài trời. Trên đây là ý tưởng lên kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời của bạn chỉ trong 10 bước. Hãy bắt tay vào làm và cho chúng tôi biết kết quả của bạn nhé!

Kim Ngân

Nguồn: Social Tables