Một hội nghị không chỉ đơn thuần bao gồm các phần thuyết trình và các gian hàng trưng bày nhàm chán. Với nhu cầu sự kiện ngày càng đi lên, bạn phải làm thế nào để làm tăng trải nghiệm của khách hàng và giữ chân họ đến giây phút cuối cùng. Và ở đây chúng ta sẽ cùng nhau liệt kê ra một số điều cần lưu ý để có được một sự kiện Hội nghị thành công nhất.


Đừng chỉ gói gọn trong phòng hội nghị  


Chúng ta thường gói gọn dạng sự kiện này trong phòng hội nghị, nhưng ngày nay điều quan trọng là phải mở rộng trải nghiệm ở những địa điểm khác. Thay vì một không gian quá nghiêm túc, bạn có thể thực hiện nó như cách thức của một đêm trao giải với lối vào hoành tráng và các hoạt động mang tính trải nghiệm, nhưng hãy nhớ đảm bảo mọi thứ đều phù hợp với mục đích chung của sự kiện. Nếu bạn muốn xây dựng sự kết nối, hãy nghĩ đến những địa điểm nhỏ hơn với không gian thân mật hơn. Bằng cách này, các giác quan của khách tham dự sẽ được đánh thức, các ý tưởng sẽ tuôn trào và sự kiện của bạn sẽ trở nên thực sự đáng nhớ.



Từng bước chọn một địa điểm hoàn hảo 


Để có được một địa điểm hoàn hảo thường tốn nhiều thời gian và cần phải đáp ứng được nhiều yếu tố. Những gì bạn cần là một quy trình lựa chọn đảm bảo đáp ứng được mọi yêu cầu. Những yêu cầu đó bao gồm: 

- Phong cách xây dựng, trang trí của địa điểm

- Mục tiêu sự kiện

- Đối tượng tiềm năng

- Nội dung chương trình

- Ngân sách 

- Chỗ ở (cho các khách ở xa đến)

- Các phần giải trí



Sáng tạo ý tưởng sân khấu


Có thể khó thu hút khi diễn giả đứng trò chuyện trên sân khấu cứng nhắc và cách xa khán giả. Có rất nhiều lựa chọn về cách thức để đạt được điều này, từ xây dựng kiểu dáng sân khấu độc đáo cho đến việc sử dụng ánh sáng và video. Bạn cũng có thể sử dụng công nghệ trình chiếu ánh sáng và những hiệu ứng thị giác đi kèm tạo nên sự nổi bật cho sân khấu. Chìa khóa là tìm ra sự cân bằng giữa những gì đạt được hiệu quả và những gì khán giả tham dự sẽ thích.



Thấu hiểu nhà tài trợ


Chủ đề "tài trợ" trong giai đoạn lập kế hoạch hội nghị có thể là một điều khó khăn. Một mặt, bạn cần tăng giá trị cho thương hiệu của nhà tài trợ. Mặt khác, bạn cũng nên nghĩ về cách tốt nhất mà một nhà tài trợ có thể giúp tăng thêm giá trị cho sự kiện của bạn. Ngoài ra, bạn cũng cần cân nhắc xem nhà tài trợ mà bạn hướng đến có phải là điều mà khán giả sẽ quan tâm hay không. Sau khi bạn đã cân nhắc những điều này, đã đến lúc kết nối với các nhà tài trợ và đưa ra những quyền lợi. Và tất nhiên, hãy cho các nhà tài trợ tiềm năng của bạn biết lý do tại sao bạn là lựa chọn tốt nhất cho họ so với đối thủ cạnh tranh và các lựa chọn khác.



Chọn diễn giả thu hút


Các cuộc nói chuyện hoặc thuyết trình trên sân khấu không nên được dẫn dắt bởi những "cái máy nói" nhàm chán. Một diễn giả lý tưởng cần phải mang đến những thông tin bổ ích và hướng dẫn cách thức thực hiện, ngoài ra vừa phải tạo sự thoải mái vừa mang tính tương tác cao với khách tham dự. Diễn giả là người có kỹ năng và câu chuyện để thu hút khán giả của bạn, họ cũng phải có một chút linh hoạt với khả năng điều chỉnh bài thuyết trình khi sự kiện diễn ra. Hơn nữa, một diễn giả giỏi phải làm tăng giá trị cho sự kiện của bạn. Tất cả phải có liên quan và kết nối lẫn nhau, khiến bài nói chuyện của họ trở thành một phần không thể thiếu trong trải nghiệm sự kiện.



Những điều cần biết về Phiên thảo luận


Các phiên thảo luận rất quan trọng, nhưng nếu thực hiện sai cách, chúng có thể làm giảm trải nghiệm thay vì thúc đẩy sự tương tác. Giống như bất kỳ điều gì khác, một phiên thảo luận tốt sẽ tăng thêm giá trị cho sự kiện. Chúng nên bị ràng buộc về thời gian và được khuyến khích để tạo ra những kết quả tốt thay vì cảm thấy như một việc nhỏ nhặt không quan trọng. Các diễn giả cũng đóng một vai trò quan trọng ở đây, họ sẽ biết cách để khơi nguồn cho những vấn đề cần thảo luận. Trước mỗi phiên, hãy đảm bảo những người tham dự được thông báo về nội dung chi tiết của phiên để họ chuẩn bị được những vấn đề cần trao đổi.



Giúp người tham dự tạo kết nối "chất lượng"


Nhiều người tham dự sự kiện không chỉ để tìm hiểu các xu hướng, thông tin mới nhất của ngành mà còn để kết nối với những người cùng chí hướng. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn tạo nên nhiều tiện ích để những người tham dự kết nối trong hội nghị của bạn. Công nghệ có thể là một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực. Bạn nên tạo cho khách tham dự những không gian mở và khoảng thời gian kết nối để họ dễ dàng tiếp cận lẫn nhau.



Hãy suy nghĩ xa hơn về một sự kiện Hội nghị thông thường, bạn có thể sẽ tìm được những ý tưởng tuyệt vời hơn và đặc sắc hơn. Bên cạnh đó cân nhắc và xem xét kỹ những điều trên để Hội nghị của bạn trở thành một sự kiện đáng nhớ đối với tất cả khách tham dự.


Biên dịch: Như Quỳnh 

Nguồn: Bizbash