Lập kế hoạch các sự kiện tại trường đại học mất rất nhiều công sức. Cho dù sự kiện dành cho sinh viên, cựu sinh viên, giảng viên hiện tại hay tương lai, bạn cần đảm bảo rằng sự kiện được diễn ra suôn sẻ. Vậy thì cách tốt nhất để chuẩn bị là bạn biết trước phải làm gì. Trong bài đăng này, hãy cùng Stage!VietNam tìm cách lên kế hoạch cho một sự kiện đại học thành công nhé!!
Chìa khóa cho một sự kiện đại học thành công là gì?
Quản lý các sự kiện của trường đại học có thể khá khắt khe, vì có rất nhiều nhu cầu và quy tắc cần được đáp ứng. Bạn có thể được yêu cầu chuẩn bị một sự kiện chào mừng quy mô lớn cho toàn bộ sinh viên vào một ngày nào đó và tổ chức một hội thảo nhỏ cho các giảng viên đến thăm vào ngày hôm sau. Ngoài ra, điều hành các sự kiện trong khuôn viên trường có thể khó khăn và việc cố gắng kết hợp các kỹ năng quản lý sự kiện cần thiết với nhu cầu của từng khoa trong trường đại học có thể rất mệt mỏi và quá sức đối với bạn.
Là người lập kế hoạch sự kiện, điều quan trọng là phải nghiên cứu và thu thập thông tin chi tiết khi tổ chức các sự kiện của trường đại học. Bạn hãy dành thời gian đi dạo quanh khuôn viên trường và quan sát cách sinh viên tương tác trong giờ giải lao và sở thích của họ là gì. Sau đó, hãy biến những thông tin này trở thành lợi thế của bạn. Với sự cân nhắc kỹ càng, bạn có thể tạo ra một sự kiện khó quên trong khuôn viên trường đấy.
Để lập kế hoạch hiệu quả cho một sự kiện đại học thành công thu hút sự chú ý của khán giả mục tiêu, hãy khám phá bằng cách sử dụng các kỹ thuật và giải pháp mới nhất được nêu dưới đây.
1. Thiết lập các mục tiêu cho sự kiện ở trường đại học của bạn
Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng biết được mục đích của sự kiện sẽ giúp bạn lập kế hoạch phù hợp hơn. Và điều này có nghĩa là xem xét tất cả các khía cạnh của sự kiện.
Ví dụ, khán giả là ai? Họ sẽ thu được gì từ sự kiện này? Số người tham dự dự kiến là bao nhiêu? Sẽ có thức ăn hay âm nhạc sống động hay không? Những câu hỏi như thế này là những gì bạn cần tự hỏi mình trước khi bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện ở trường đại học của mình.
2. Xác định cách tiếp cận của bạn
Lên kế hoạch cho một sự kiện, như bạn biết, bao gồm nhiều bước. Trước khi quyết định địa điểm (dù ở trong khuôn viên trường hay ngoài trường), bạn cần có dự định về ngân sách tổ chức sự kiện của mình. Và chắc chắn rằng bạn không muốn sự kiện của bạn tổ chức trùng thời gian với một sự kiện khác bởi điều này có thể ảnh hưởng đến số lượng người tham dự.
Một checklist kế hoạch sự kiện bao gồm các đầu mục cần làm sẽ hỗ trợ bạn kiểm soát được tất cả mọi thứ bạn phải làm trước khi sự kiện diễn ra. Bằng cách sử dụng checklist đó, sự kiện của bạn có thể được tổ chức hiệu quả, rõ ràng và đảm bảo mang lại kết quả thành công.
3. Quảng bá, quảng bá và quảng bá!
Quảng cáo và tiếp thị các sự kiện của trường đại học cũng rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của bạn. Quảng cáo sự kiện tạo ra nhận thức về sự kiện, tăng doanh số bán vé và số người tham dự.
Tuy nhiên, để quảng cáo được tiến hành một cách hiệu quả đòi hỏi một chiến lược toàn diện bắt đầu từ trước khi sự kiện diễn ra. Một chiến lược quảng cáo sớm nên được thực hiện ở các nền tảng online mà lý tưởng nhất là tại hệ thống thông tin sinh viên. Bên cạnh đó, các chương trình khuyến mãi nên được tổ chức nhiều lần trong vài tuần hoặc vài tháng, sau đó nhắc lại các thông tin vào gần ngày diễn ra sự kiện.
Tất cả những hoạt động này đều quan trọng để tạo tiếng vang và sự phấn khích xung quanh trường đại học và thu hút nhiều người tham dự hơn. Với một kế hoạch quảng cáo được xây dựng kỹ càng, sự kiện trong khuôn viên trường có nhiều khả năng thành công trong tương lai.
4. Mở một kênh giao tiếp gần gũi với sinh viên
Nếu các nhà tổ chức sự kiện không giao tiếp tốt với khán giả, đó có thể là một thất bại thảm hại. Thông thường, thông tin chi tiết về sự kiện chỉ có trên trang đích (Landing Page) của sự kiện với mục đích kêu gọi mọi người mua vé. Đôi khi, các trang ấy không cung cấp đủ thông tin về những thứ khác có thể liên quan vào ngày diễn ra sự kiện. Ví dụ, chương trình chi tiết là gì và làm thế nào để đến địa điểm tổ chức sự kiện.
Do đó, điều quan trọng là bạn phải tạo một Landing Page toàn diện phù hợp với nhu cầu của khản giá. Ngoài ra, việc liệt kê thông tin liên hệ của người tổ chức sự kiện hoặc người lập kế hoạch có thể giúp sinh viên dễ dàng giải đáp thắc mắc khi có nhu cầu.
Một mẹo quan trọng khác là chuẩn bị các mẫu thông báo qua email được cá nhân hóa để giao tiếp với những người đăng ký trong các giai đoạn chiến lược, chẳng hạn như lời nhắc cho các sự kiện sắp tới, quy tắc khi tham gia chương trình, ... Nó chắc chắn sẽ giúp sự kiện của bạn trở nên uy tín hơn, tăng mức độ tương tác và lượng tham dự trước sự kiện.
Kết luận
Trên đây là 4 mẹo giúp bạn tổ chức một sự kiện tại trường đại học một cách dễ dàng và uy tín. Còn chần chờ gì nữa, hãy lưu lại bài viết này và chia sẻ với bạn bè đi nào!!!
Biên dịch: Đỗ Thanh
Nguồn: Time.ly
