Event Planner là nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, điều hành và quản lý một hoặc nhiều sự kiện nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Họ có trách nhiệm thiết kế, quản lý và phát triển khai thác các sự kiện hoặc chương trình với mục đích đáp ứng tối đa mong muốn của khách hàng.

Việc tổ chức một sự kiện hoàn toàn thành công không chỉ dựa vào sự am hiểu chuyên môn của Event Planner, mà còn phải kết hợp với các kỹ năng phần mềm cần thiết để đạt được hiệu quả cao nhất. Những kỹ năng phần mềm dưới đây sẽ giúp một Người lập kế hoạch sự kiện có thể tổ chức và quản lý thành công các sự kiện lớn và phát triển trong ngành của họ.

Kỹ năng mềm là gì?

Kỹ năng mềm là kỹ năng phi chuyên môn liên quan đến cách thức một người tương tác với người khác, xử lý thông tin và cách thức thực hiện công việc. Điều này bao gồm các kỹ năng như giao tiếp, lãnh đạo, quản lý thời gian, tư duy sáng tạo và tinh thần cộng đồng.

Kỹ năng mềm cực kỳ cần thiết trong các công việc yêu cầu sự tương tác với người khác, bao gồm tất cả các công việc chiến lược như quản lý, lãnh đạo và các công việc khác, yêu cầu mức độ tập trung vào chi tiết, tính linh hoạt và kỹ năng giải quyết vấn đề.

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là một tỏng những kỹ năng cơ bản và quan trọng nhất của một Event Planner. Kỹ năng này bao gồm việc truyền đạt thông tin, lắng nghe, và xử lý thông tin trong một môi trường làm việc đa dạng, từ khách hàng, đối tác cho đến cả nhân viên và tình nguyên viên. Giao tiếp hiệu quả giúp giải quyết được những sự cố xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện, đồng thời giúp họ tạo ra một môi trường làm việc thuân lợi, dễ dàng hoà hợp với tất cả mọi người. 

Thêm vào đó, có thể truyền đạt và hiểu được các yêu cầu, mong muốn và nhu cầu của khách hàng một cách chính xác. Điều này rất quan trọng trong việc thông qua các chi tiết và yêu cầu của khách hàng và giúp Event Planner có thể đáp ứng các mục tiêu và kế hoạch của khách hàng một cách chuyên nghiệp.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Sự kiện thường xuyên xuất hiện các rắc rối và thách thức trong quá trình tổ chức, một Người hoạch định kế hoạch tốt cần phải được trang bị khả năng giải quyết những vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả. 

Để giải quyết vấn đề và giải pháp hiệu quả, Event Planner cần phải xác định nguyên nhân của vấn đề váv tìm kiếm các giải pháp có thể hữu ích để giải quyết vấn đề nhanh chóng. Khả năng phân tích thông tin và suy nghĩ sáng tạo để đưa ra giải pháp tốt nhất. Họ cần phải thể hiện sự kiên nhẫn và bình tĩnh, sẵn sàng tìm kiếm sự hỗ trợ từ đồng nghiệp và các chuyên gia khi cần thiết.

Kỹ năng lãnh đạo

Một Event Planner giỏi cần phải có khả năng thúc đẩy tinh thần làm việc của đội ngũ trong suốt quá trình chuẩn bị, sắp xếp và tổ chức sự kiện. Có một góc nhìn tổng thể về sự kiện và đưa ra quyết định thông minh để đảm bảo rằng mọi hoạt động được thực hiện đúng cách và đúng thời gian.

Một Event Planner còn cần phải có khả năng giao tiếp và tương tác một cách chuyên nghiệp với các đối tác và khách hàng. Ngoài ra, cần phải có kiến thức và kỹ năng cần thiết để hiểu và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng thông qua việc xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng và đối tác.

Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng cần thiết đối với một Event Planner. Vì sự kiện có thể diễn ra trong khoảng thời gian ngắn hoặc dài, đòi hỏi Event Planner cần phải có khả năng lên lịch công việc, phối hợp thời gian, đưa ra quyết định và thực hiện công việc một cách hiệu quả.

Để quản lý thời gian tốt hơn, Event Planner nên lên kế hoạch trước cho các công việc cần thiết để chuẩn bị cho sự kiện, đặt mục tiêu cụ thể và ưu tiên công việc theo độ quan trọng. Một lịch trình chi tiết và tận dụng những công cụ quản lý thời gian để đảm bảo sự liên tục trong tiến trình tổ chức sự kiện. Nên phân công công việc cho nhân viên để có thể hoàn thành công việc theo đúng thời gian và tạo ra sự hài hòa giữa làm việc và nghỉ ngơi thư giãn, nhằm tối đa hóa hiệu quả công việc và giảm sự căng thẳng.

Kỹ năng sáng tạo và tư duy đổi mới

Kỹ năng sáng tạo và tư duy đổi mới là hai yếu tố quan trọng vì lĩnh vưc tổ chức sự kiện thường xuyên yêu cầu các ý tưởng mới và đột phá. Để làm được điều này, Event Planner cần phải tiếp cận các ý tưởng sáng tạo và đổi mới bằng cách nghiên cứu và thăm dò thị trường, cần phải đọc các báo cáo về danh tiếng thương hiệu của các sự kiện, đánh giá những xu hướng mới nhất và phân tích ý tưởng mới để đưa vào các sự kiện.

Ngoài ra, Event Planner cần phải có khả năng xử lý thông tin một cách nhanh chóng và khéo léo để đưa ra những quyết định tốt nhất trong mọi tình huống. Khả năng nhận biết nhu cầu của khách hàng và đưa ra các giải pháp đột phá và hiệu quả để đáp ứng các yêu cầu của họ.

Kỹ năng tập trung vào chi tiết và tính cẩn thận

Sự kiện đòi hỏi từng chi tiết được chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra suôn sẻ và tiện lợi cho khách hàng vì vậy để tập trung vào chi tiết và tính cẩn thận, Event Planner phải có khả năng quản lý thời gian, lên lịch và phân bổ công việc một cách hợp lý. Phải có khả năng theo dõi và tổ chức tất cả các chi tiết của sự kiện và phải đảm bảo rằng mọi vấn đề được giải quyết một cách kịp thời và hiệu quả.

Event Planner cần thực hiện các công việc với tính cẩn thận cao, điều này đòi hỏi anh ta phải kiểm tra và đảm bảo rằng tất cả các hợp đồng và thỏa thuận liên quan đến sự kiện được thực hiện một cách đúng thời hạn và đạt được mục tiêu. Cũng giống như các kỹ năng khác trong lĩnh vực của mình, Event Planner nên luôn chuẩn bị sẵn sàng cho các trường hợp khẩn cấp và sự cố xảy ra bất ngờ. Anh ta cần phải thực hiện các bài kiểm tra chuẩn bị, kiểm tra kiến ​​thức về các quy định, chính sách và quy trình phòng chống thảm họa, điều này sẽ giúp anh ta cải thiện khả năng sẵn sàng và đáp ứng các tình huống khẩn cấp.

Khả năng kiểm soát cảm xúc

Trong quá trình tổ chức sự kiện, phải đối mặt với nhiều áp lực, thời gian cạn kiệt, và những yêu cầu không thể đáp ứng được. Những tình huống như này có thể dễ dàng khiến cho một Event Planner mất kiểm soát, gây ra những hậu quả đáng tiếc.

Khả năng kiềm chế cảm xúc giúp Event Planner tự kiểm soát và duy trì sự bình tĩnh trong những tình huống khó khăn. Phải làm việc trong sự chính trực và đạo đức, đối xử tử tế và tránh việc xử lý công việc bằng cách dùng những cảm xúc tiêu cực như tức giận, lo sợ hay hối hận. Khả năng kiềm chế cảm xúc cũng giúp làm việc tốt trong một môi trường động lực. Nếu Event Planner có thể duy trì một thái độ tích cực và tự tin, các đối tác, nhân viên và khách hàng sẽ cảm thấy đáng tin cậy và an tâm hơn khi làm việc. 

Kết luận

Công việc của một Event Planner đòi hỏi họ phải có khả năng tư duy sáng tạo, giải quyết vấn đề nhanh chóng và tạo mối quan hệ tốt với khách hàng, đối tác cũng như nhân viên. Công tác của họ đòi hỏi phải luôn đi kèm với mức độ tỉ mỉ, cẩn thận để đảm bảo sự kiện được diễn ra thành công và đạt được mục tiêu của khách hàng.

Viết bởi: Phương Thảo