Trong quá trình tiến hành tổ chức sự kiện, chắc chắn ai cũng từng gặp những tình huống dưới đây: Cả team làm việc độc lập, không hỗ trợ lẫn nhau; mỗi người trong team cố gắng vì một mục tiêu khác nhau; năng lực của mỗi người trong team không đồng đều; xung đột, không thể thống nhất ý kiến trong lúc team thảo luận…

Việc hoạt động trong một team để tổ chức sự kiện lớn hay nhỏ đều cần sự phối hợp chặt chẽ của từng nhóm việc, từng cá nhân trong team. Nếu không có sự phối hợp này thì việc tạo ra một sự kiện không truyền tải được mong muốn của Ban tổ chức và quản lý rủi ro phát sinh rất khó. Chính vì vậy, kỹ năng hợp tác là chìa khóa thành công, là kỹ năng mềm quan trọng nhất mà mỗi người làm sự kiện hay team làm sự kiện cần trang bị và phát triển.

Kỹ năng hợp tác (collaboration skills) là gì?

Hợp tác là việc nhiều người cùng nhau làm việc, học hỏi, đóng góp công sức, hướng đến mục tiêu và kết quả chung. Kỹ năng hợp tác được thể hiện qua những hành động sau của từng cá nhân và cả team:

1. Tất cả cùng nhìn về mục tiêu chung, đóng góp công sức của mình vì mục tiêu chung và đưa ra quyết định vì kết quả chung chứ không vì cảm xúc, suy nghĩ, lợi ích của riêng mình. Cụ thể, trong một team tổ chức sự kiện, mục tiêu chung là phải tổ chức được một sự kiện có trải nghiệm khách hàng đặt lên hàng đầu thì tất cả các đầu ra của công việc phải đảm bảo được điều đó dù việc đó sẽ đẩy khối lượng công việc của team lên nhiều hơn.

2. Lắng nghe, thấu hiểu, xây dựng từ những quan điểm, ý kiến khác nhau để có được kết quả tốt nhất. Trong một sự kiện, việc có nhiều ý kiến đóng góp là điều tốt nhưng cũng không thể tránh khỏi việc bất đồng quan điểm. Những lúc thế này thì việc tổng hợp và thống nhất được ý tưởng tốt nhất sẽ đòi hỏi từng người lắng nghe, tìm điểm lợi và chưa lợi của từng ý kiến và chốt phương án tốt nhất cho sự kiện.

3. Học hỏi điểm mạnh, điểm yếu lẫn nhau và cùng nhau phát triển.

4. Tôn trọng sự khác biệt, giá trị của từng cá nhân: hiểu sự khác biệt từ quan điểm, mong đợi của từng người đối với việc hợp tác. Mỗi người sẽ có những sự ưu tiên nhất định về một công việc, khía cạnh trong sự kiện nên việc hiểu, đánh giá đúng giá trị và sự mong đợi của mỗi người sẽ giảm những tranh cãi khi làm việc chung.

=> Tóm lại, kỹ năng hợp tác được xây dựng trên 3 yếu tố: sự tin tưởng, giao tiếp và cùng giá trị/mục đích.

Tại sao kỹ năng hợp tác quan trọng và là chìa khóa thành công của team tổ chức sự kiện?

Kỹ năng hợp tác tạo ra sự dung hòa, giảm xung đột về sự khác biệt và bất đồng quan điểm trong team và học hỏi lẫn nhau trong quá trình tổ chức sự kiện (một lĩnh vực đòi hỏi teamwork và hợp tác nhiều). Bên cạnh đó, kỹ năng này sẽ giúp quy trình làm việc rõ ràng và giảm khối lượng công việc khi hợp nhất những công việc có cùng kết quả liên quan với nhau. Thêm nữa, quá trình tìm giải pháp giải quyết vấn đề nhanh nhất, tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

Giúp việc thực hiện “vision” (tầm nhìn) và “mission” (sứ mệnh) của sự kiện dễ dàng được hơn do tất cả mọi người đều biết bản thân cần cố gắng hoàn thành công việc của mình như thế nào để đạt được bức tranh lớn đó. Trong một team tổ chức sự kiện, điều đáng sợ nhất là từng người trong team không biết bản thân đang làm gì và đang cố gắng để đạt được một sự kiện thế nào. Đây là nguyên nhân chính dẫn đến việc cá nhân đó không cảm thấy “thuộc về” (belonging) sự kiện và kết quả công việc cũng sẽ không đóng góp xây dựng được thành công của sự kiện.

Khi team hợp tác tốt thì việc giao tiếp công việc sẽ được thông suốt, rõ ràng và kịp thời. Cũng chính vì vậy mà những rủi ro phát sinh do không thông tin rõ ràng về những thay đổi, tiến độ, rủi ro cũng được giảm thiểu đáng kể. Ví dụ nếu có bất kì vấn đề nào phát sinh liên quan đến địa điểm tổ chức thì phải được thông báo ngay cho các team để điều chỉnh kế hoạch. Hay việc team thiết kế đổi mẫu thiết kế cũng cần báo ngay để mọi người có thể điều chỉnh lại phần việc của mình kịp thời. 

Kỹ năng hợp tác trong nhóm còn nhấn mạnh được đóng góp của từng cá nhân vào sự kiện, tạo ra môi trường có sự công nhận, từ đó trải nghiệm của từng người sẽ tốt hơn và có tinh thần đóng góp nhiều hơn nữa.

Làm thế nào để team có thể hợp tác với nhau tốt nhất?

1. Luôn giữ sự đồng thuận nhất định đối với những công việc ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu, mục đích, tầm nhìn của sự kiện và đảm bảo tất cả mọi người biết, hiểu công việc của mình là gì và đóng góp như thế nào vào bức tranh lớn.

2. Lên kế hoạch về những phương án có thể thực hiện, những rủi ro có thể xảy ra và cụ thể phương thức giải quyết cũng như người nắm chính việc giải quyết, thông báo.

3. Hỏi ý kiến, xin đóng góp ý tưởng của người khác.

4. Công nhận sự đóng góp của từng cá nhân thông qua những hoạt động trao thưởng nội bộ.

Đối với nhà quản trị sự kiện:

Hãy đảm bảo tất cả mọi người hiểu mục tiêu, thước đo thành công, kế hoạch sự kiện và những “tactics” để sự kiện thành công. Tiếp đó là cho họ hiểu công việc của họ đang đóng góp như thế nào trong bức tranh lớn đó.

Bên cạnh đó hãy tạo không gian cho mọi người chủ động hợp tác, phối hợp với nhau. Nguyên nhân lớn nhất của việc hợp tác không tốt là mọi người không biết, không hiểu mô tả công việc, mục tiêu, khó khăn của các nhóm việc khác. Là một nhà quản trị, hãy đảm bảo rằng team sự kiện của bạn hiểu hết những phần này bên cạnh đó là việc tạo ra không gian để mọi người có thể nói, lắng nghe và trao đổi về bức tranh lớn hay những gì đang diễn ra trong quá trình tổ chức sự kiện.

Kết luận:

Kỹ năng hợp tác là kỹ năng quan trọng nhất trong quá trình teamwork, và tầm quan trọng của kỹ năng này càng được khẳng định trong thời đại ngày nay khi việc “teamwork” ngày càng phổ biến đặc biệt là trong lĩnh vực luôn đòi hỏi sự hợp tác như tổ chức sự kiện.

Viết bởi: Trương Trần Hoài Thương