Từ lâu, sự kiện kết hợp hay còn được biết đến với cái tên Hybrid Event đã không còn quá xa lạ trong cộng đồng những người làm sự kiện. Thuật ngữ nghe tưởng như rất mới lạ - sự kiện kết hợp là sự kiện mà ở đó kết hợp giữa hai yếu tố “thực” và “ảo”. “Thực” ở chỗ vẫn có những người tham dự, tuy nhiên “ảo” là họ có thể không có mặt trực tiếp tại sự kiện và tham dự thông qua các công cụ công nghệ hỗ trợ như mạng xã hội (Twitter, LinkedIn, Facebook, Youtube); thảo luận nhóm online; công cụ audio hay video hỗ trợ (Skype, Zoom)…

Tổ chức sự kiện kết hợp giữa hai yếu tố này càng ngày càng trở nên phổ biến và thu hút không chỉ những người làm nghề mà còn chiếm được sự quan tâm của cộng đồng mạng. Không những vậy, những người tham dự sự kiện này họ hoàn toàn thoải mái với việc theo dõi sự kiện ở bất cứ nơi đâu, bất kể thời gian nào chỉ với một chiếc laptop hay một chiếc smartphone; việc xóa nhòa khoảng cách không gian và thời gian giúp người tham dự sự kiện tối ưu hóa thời gian, việc tương tác cũng trở nên dễ dàng và gần gũi hơn bao giờ hết. 

1.Sự kiện trực tiếp quay trở lại

Sự kiện trực tuyến, sự kiện kết hợp, sự kiện ảo chính là sự lựa chọn thích hợp cho các doanh nghiệp trong thời kì Covid. Đi đầu trong việc thực hiện những sự kiện này phải kể đến cái tên của các ông lớn như Apple với sự kiện quan trọng nhất trong năm - Hội nghị nhà phát triển toàn cầu (WWDC) đã diễn ra vào rạng sáng ngày 23/06 dưới dạng sự kiện trực tuyến, đây có thể nói là lần đầu tiên trong lịch sử, Apple tổ chức một sự kiện “online” do tác động của dịch Covid-19. 

Nguồn: Sự kiện WWDC ngày 23/06

2.Sự kiện trực tuyến thống lĩnh thị trường tổ chức sự kiện

Thời gian giãn cách xã hội là một trong những yếu tố tuyệt vời giúp sự kiện ảo/ trực tuyến lên ngôi. Sự kiện trực tuyến có lợi thế lớn về mặt tối giản địa điểm, tăng thời lượng tổ chức phát sóng, giải quyết những bài toán còn tồn đọng bởi sự kiện trực tiếp.

Bởi vậy, sự kiện trực tuyến dần vươn lên thống lĩnh thị trường là điều không lạ.Tuy nhiên, việc tổ chức sự kiện trực tuyến cũng không tránh khỏi những sự cố kỹ thuật như lỗi đường truyền tín hiệu làm ảnh hưởng đến hiệu ứng âm thanh hay màn hình bị giật lag khi xem livestream… Điều này cũng đặt ra các vấn đề cho các nhà tổ chức sự kiện theo dạng trực tuyến. Trước hết, ngân sách đầu tư cho các kỹ thuật, công nghệ quay chụp, livestream cần phải cao hơn để mang lại trải nghiệm nghe nhìn tốt nhất cho người xem. 

Nhưng không thể phủ nhận chúng những lợi ích của việc tổ chức sự kiện trực tiếp. Chúng ta có thể cắt bớt được một khoản chi phí khác như: bán vé, quản lý khán giả, địa điểm… So với sự kiện truyền thống, việc tổ chức trực tuyến cũng sẽ có những hạn chế trong việc mang đến trải nghiệm của khán giả. Do đó, ekip sản xuất cũng cần biết cách làm mới kịch bản, tìm cách để thúc đẩy sự tương tác với khán giả online và thu hút sự tập trung của họ.

Nguồn: Google Image

3.Những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện hỗn hợp

Khi sự kiện trực tiếp có dấu hiệu chững lại do dịch, sự kiện ảo lên ngôi nhưng vẫn còn nhiều hạn chế. Kết hợp 2 hình thức thành sự kiện hỗn hợp chính là lựa chọn tối ưu và việc kết hợp công nghệ là điều tất yếu, trong bối cảnh bùng nổ công nghệ số như hiện nay. Hình thức sự kiện kết hợp không những giúp bạn tiết kiệm chi phí mà còn mang lại nhiều lợi ích, chủ yếu đến từ sự kiện trực tuyến. Tuy nhiên cũng có những lưu ý khi tổ chức sự kiện hỗn hợp mà bạn cần xem xét.

3.1 Sử dụng dữ liệu để định hướng chiến lược trực tuyến

Một lợi ích của các sự kiện trực tuyến là khả năng cung cấp dữ liệu và phân tích phong phú. Hầu hết các nền tảng đều được tích hợp một số loại tính năng báo cáo, vì vậy, ngay cả khi bạn không quen triển khai công nghệ thu thập dữ liệu tại các sự kiện trực tiếp. Điều đó giúp bạn sẽ dễ dàng đọc được tâm lý khách hàng, đưa ra phương thức, nội dung tổ chức phù hợp, tránh sự kiện bị nhàm chán và dĩ nhiên, tăng giá trị thương hiệu đáng kể.

3.2 Điều chỉnh định dạng cho đối tượng ảo

Mọi người tham dự sự kiện sẽ sử dụng cùng một nền tảng và có trải nghiệm tổng thể giống nhau. Tuy nhiên, các sự kiện kết hợp bao gồm cả người tham dự trực tiếp và ảo, và điều quan trọng là phải phục vụ cho cả hai và cố gắng tích hợp các trải nghiệm càng nhiều càng tốt.

3.3 Chọn công nghệ tối ưu 

Công nghệ là xương sống của tất cả trải nghiệm ảo hoặc các hình thức kết hợp. Tùy thuộc vào loại sự kiện và cách bạn tạo trải nghiệm ảo để lựa chọn công nghệ phù hợp. 

3.4 Nhân sự 

70% thành công của một sự kiện ảo lại thuộc về đội ngũ, về con người. Những nhân sự giấu mặt mới chính là “linh hồn” của sự kiện.

Vì vậy, mấu chốt mang đến thành công cho một sự kiện đến từ chính đội ngũ vận hành tâm huyết, thấu hiểu và tường tận trải nghiệm khách hàng. Dù không hề lộ diện trên màn ảnh, nhưng nhờ họ mà toàn bộ thiết bị công nghệ phục vụ cho sự kiện ảo được kích hoạt trơn tru; từng góc máy trở nên rất logic, hợp lý, chỉn chu, bắt được khoảnh khắc ấn tượng chạm đến cảm xúc khách hàng.

Virtual Event Producer – Bộ phận Sản xuất Sự kiện

Họ là những người tập trung vào phát triển sản xuất và công nghệ để đem đến những hình ảnh chất lượng, ấn tượng cho người xem.

Virtual Marketing Manager – Quản lý Marketing Sự kiện 

Trong thế giới số cạnh tranh khốc liệt, khó có khả năng “hữu xạ tự nhiên hương”, nhất là đối với việc tổ chức một sự kiện trực tuyến. Quản lý Marketing của sự kiện chính là người chịu trách nhiệm về hình ảnh dự án, hình ảnh thương hiệu, thông điệp truyền tải, quảng bá, viral sự kiện với các thông điệp phù hợp, giúp thu hút nhiều khách hàng mục tiêu tham dự vào sự kiện nhất.

Visual Creators – Biên tập hình ảnh

Sự kiện không giới hạn trí tưởng tượng và ý tưởng, chính vì vậy biên tập hình ảnh là một nhân vật chủ chốt không thể không nhắc đến. Sự kết hợp giữa hình ảnh thực tế, đồ hoạ, màu sắc và các yếu tố sáng tạo, chẳng hạn như giữa hình ảnh (visual), ánh sáng, âm thanh sẽ tạo nên một chương trình khớp đến từng khoảnh khắc với kịch bản.

Virtual Space Staff – Đội ngũ vận hành Sự kiện 

Như một sự kiện trực tiếp, không thể không nhắc đến đội ngũ vận hành của sự kiện ảo: tất cả từ hậu cần, hậu trường, hỗ trợ khách tham dự...

Visual Editor – Biên tập hậu kỳ hình ảnh

Là người cực kỳ quan trọng, phụ trách chỉnh sửa hậu kỳ cho hình ảnh sự kiện, đảm bảo ánh sáng, âm thanh, hình ảnh được kết hợp nhuần nhuyễn không mắc lỗi kỹ thuật, đúng với kịch bản để truyền tải trực tuyến.

Attendee Online Support – Hỗ trợ khách hàng trực tuyến

Nhiệm vụ của họ là giúp khách hàng đăng nhập, hỗ trợ kỹ thuật, hỗ trợ đăng ký, xử lý thông tin, trả lời câu hỏi hay giải quyết các vấn đề phát sinh trong thời gian sự kiện.

Technology Platform Lead – Kỹ thuật viên chuyên môn nền tảng

Bất cứ sự kiện kết hợp hoặc trực tuyến nào cũng đều cần phải có nền tảng thực hiện. Người kỹ thuật viên này phải thực sự có kiến thức sâu và am hiểu về kỹ thuật để đồng hành cùng đội ngũ, đưa sự kiện đến với khách hàng.

Khi lập kế hoạch cho một sự kiện kết hợp, điều cần thiết là bạn phải chọn một địa điểm có thể đáp ứng các thiết lập công nghệ mà bạn cần. Tìm kiếm “địa điểm thông minh” cung cấp WiFi tốc độ cao đáng tin cậy cần thiết để thực hiện những thứ như phát trực tiếp mà không gặp trở ngại.

Biên tập: Huỳnh Như

Nguồn: Fsevent