Nền kinh tế nói chung và mảng tổ chức ngành sự kiện nói riêng đã phải đương đầu với nhiều thách thức khó khăn trước sự chuyển biến phức tạp của đại dịch Covid-19. Để có thể vượt qua chướng ngại trước mắt, ngành công nghiệp này buộc phải từng bước đứng dậy sau cuộc khủng hoảng và tìm hướng chuyển mình sang những hình thức tổ chức mới và hiện đại trong đó Hybrid Event, được cho là tân binh sáng giá trong công cuộc đổi mới và có nhiều tiềm năng phát triển trong tương lai.

Hybrid event là gì?

Thuật ngữ nghe tưởng chừng như rất mới lạ - Hybrid event (sự kiện hỗn hợp) là sự kiện mà ở đó kết hợp giữa hai yếu tố “thực” và “ảo” và cụ thể ở đây chính là sự kết hợp giữa sự kiện trực tiếp (in-person event) và sự kiện trực tuyến (virtual event). Nói theo cách đơn giản hơn, Hybrid event là một sự kiện được tổ chức trực tiếp tại một hội trường, và được phát trực tiếp đến người tham dự thông qua các công cụ hỗ trợ trực tuyến trên Internet.

Thực tế tổ chức sự kiện trực tuyến luôn đặt ra thách thức cho các nhà lập kế hoạch cũng như nhà cung cấp đầu tư. Đồng thời,  nó cũng tạo ra một khối lượng công việc khổng lồ cho những người có chuyên môn về công nghệ. Và để cân bằng cả hai điều trên, Hybrid Event rõ ràng là giải pháp phù hợp nhất .

NHƯNG…

Không có nghĩa là các buổi livestream trên các nền tảng mạng xã hội đều được gọi là Hybrid event. Một hybrid event thật sự cần PHẢI đem lại cho khách mời cảm giác giống hệt như họ đang tham dự một sự kiện trực tiếp. Nghĩa là họ cũng sẽ tham gia vào các buổi Q&A và tương tác trực tiếp với MC cũng như những người tham dự khác.

Tại sao Hybrid Event lại được đánh giá cao?

Làn sóng thứ hai của đại dịch Covid-19 lại ập đến và sự kiện trực tuyến  tiếp tục trở thành vị cứu tinh cho ngành tổ chức sự kiện. Đứng trước thực trạng các sự kiện lớn nhỏ đều bị hủy do dịch, nhiều doanh nghiệp và đơn vị tổ chức sự kiện đã linh hoạt trong việc tìm kiếm giải pháp nhằm hạn chế tiếp xúc trực tiếp nơi công cộng. 

Hybrid event ra đời như một giải pháp tối ưu, vừa đáp ứng được việc giãn cách phòng chống dịch, vừa giải quyết được các vấn đề liên quan đến tài chính và hiệu suất trong việc tổ chức và sản xuất sự kiện. Hơn nữa sự kiện này cũng không tốn quá nhiều chi phí như sự kiện truyền thống đồng thời vẫn mang lại hiệu quả tương ứng thậm chí đón nhận được sự quan tâm đặc biệt hơn cả từ phía cộng đồng mạng, đồng thời tổ chức sự kiện kết hợp thực sự là một giải pháp bảo vệ môi trường tối ưu giúp giảm thiểu được lượng lớn rác thải không cần thiết ra môi trường bên ngoài.

Không những vậy, những người tham dự sự kiện này họ hoàn toàn thoải mái với việc theo dõi sự kiện ở bất cứ nơi đâu, bất kể thời gian nào chỉ với một chiếc laptop hay một chiếc smartphone. Nhờ vào việc sử dụng công nghệ hiện đại Hybrid event cho phép người tham dự và diễn giả có thể kết nối trực tuyến từ xa thông qua các công cụ như audio hay video hỗ trợ (Ustream, Skype, Zoom, Youtube), mạng xã hội (live stream qua Facebook, Instagram) . Điều này giúp tối ưu hóa thời gian, việc tương tác cũng trở nên dễ dàng và gần gũi hơn bao giờ hết. Mặc khác, chi phí cho việc di chuyển, ăn ở, hội trường và bàn ghế cũng sẽ được giảm đi được đáng kể phần nào. 

Điều đó cũng dẫn đến sự giảm thiểu “dấu chân carbon” (carbon footprint – lượng CO2 thải vào môi trường bởi một hoạt động cụ thể của con người). Đồng thời, nhân sự cũng được “tối giản hóa” do sự lược bỏ bớt các phần không cần thiết của sự kiện, ví dụ như nhân viên phục vụ nhà hàng, đầu bếp,..v.v

Không những vậy, các “tân binh” này thường được lòng khách mời hơn so với các sự kiện thông thường nhờ vào tính mới lạ, sự độc đáo tạo cho khán giả có nhiều “không gian”hơn thuận tiện trong việc trao đổi và tương tác.

Tham khảo: Sự kiện ra mắt điện thoại Vivo V20

Điều gì là quan trọng nhất trong một Hybrid Event?

Nội dung chương trình cần phải cô đọng nhất có thể. Đồng thời, cũng như những sự kiện trực tiếp khác cần phải có sự kết hợp và tăng thêm các hoạt động tương tác giữa khán giả và MC để tránh gây sự nhàm chán giữa những người tham dự. Vì chính điều này này sẽ làm nên mạch cảm xúc cho toàn bộ chương trình. Thế nên, để làm nên một hybrid event hay cần phải có sự chuẩn bị và lên kế hoạch thật kỹ lưỡng.

Nguồn: BS Group