Hướng giải quyết và những sai lầm thường mắc phải khi chuẩn bị hệ thống kỹ thuật

Hệ thống kỹ thuật tuyệt vời có thể làm cho sự kiện của bạn tốt hơn, thành công hơn nhưng nếu xảy ra những sai sót không đáng có thì cũng có thể phá hủy toàn bộ mọi thứ mà bạn xây dựng, khiến cho khách hàng không hài lòng, uy tín bị giảm sút.

Vì thế việc quản lý hệ thống kỹ thuật là một trong những yếu tố cần được lưu ý và giám sát chặt chẽ nhất. Dưới đây là một số sai lầm trong quá trình chuẩn bị và quản lí hệ thống kĩ thuật mà chúng ta thường hay mắc phải. Hãy cùng tìm hiểu nhé

1. Bỏ qua phương án dự phòng

Với cá nhân mình thì đây là yếu tố rất quan trọng trong mỗi sự kiện mà ekip cần thực hiện. Bạn cần phải đảm bảo rằng sự kiện được diễn ra trơn tru và ít rủi ro nhất có thể. Suy cho cùng tất cả các thiết bị tối tân, công nghệ cao thì cũng chỉ là máy móc, và máy móc thì luôn luôn có rủi ro xảy ra trục trặc mà chúng ta không thể ngờ được. Vì thế trong mỗi chương trình cần phải có bản dự phòng. Ví dụ như:

 - Đèn sẽ mang dự phòng để khi có trục trặc chúng ta có thể thay thế.

 - Mixer, laptop dùng để chạy chương trình cũng mang dự phòng theo và điều chỉnh sẵn các thông số như máy chạy chính.

 - Các file sử dụng trong chương trình cũng có sẵn bản sao trong ổ cứng, USB... để khi cần thì chúng ta lấy ra dùng.

Kỹ thuật điều khiển màn hình sử dụng một máy chạy chính và một máy chạy dự phòng

2. Cố gắng cắt giảm chi phí

Chi phí cho hệ thống kỹ thuật sẽ thường chiếm một khoảng khá lớn. Tuy nhiên có câu "Tiền nào của nấy", bạn cần phải hiểu được chương trình của mình cần gì, muốn gì và để đáp ứng được những điều đó thì hệ thống thiết bị sẽ phải như thế nào. Nếu bạn muốn bỏ bớt thiết bị để giảm chi phí thì cũng được thôi nhưng nó sẽ ảnh hưởng đến việc trải nghiệm của khách tham dự khi đến với sự kiện của bạn. Và có thể nó sẽ trở thành một quyết định sai lầm nhất của bạn đấy. Thông thường khi nhận được báo giá từ nhà cung ứng, tôi sẽ yêu cầu thêm bản danh sách thiết bị sẽ sử dụng để đảm bảo rằng nó đủ tốt so với chi phí bỏ ra.

3. Thời gian cho việc lắp đặt và tháo dỡ

Đối với khách hàng, họ sẽ thường nghĩ quá trình này diễn ra nhanh chóng và đưa ra yêu cầu như bàn giao sớm, tập luyện sớm... Vì vậy hãy cùng với các nhà cung ứng trao đổi và xem xét khoảng thời gian cần thiết và cho phép, từ đó sẽ bố trí số lượng xe tải, nhân sự phục vụ cho việc vận chuyển, lắp đặt, tháo dỡ.

4. Tìm đến các nhà cung ứng quá trễ

 Nếu như tới gần ngày sự kiện bạn mới liên hệ thì sẽ khá là khó nếu như xảy ra những vấn đề liên quan ảnh hưởng đến chương trình. Việc tìm đến các nhà cung ứng ngay khi có kế hoạch là một điều cần thiết bởi vì họ là người có rất nhiều kinh nghiệm về chuyên môn. Vì thế họ sẽ giúp chúng ta đưa ra những lời khuyên, tư vấn phù hợp và tốt nhất cho chương trình của bạn.

5. Sử dụng hệ thống có sẵn tại địa điểm

Trước khi quyết định điều này, bạn nên suy nghĩ kĩ về chương trình của mình và những yêu cầu về mặt kỹ thuật, từ đó xem xét kỹ về khả năng đáp ứng của những hệ thống sẵn có. Nếu không đáp ứng được thì bạn nên thuê các nhà cung ứng bên ngoài để đảm bảo về mặt kỹ thuật cho sự kiện của mình.

6. Chưa hiểu rõ các thuật ngữ chuyên môn

Khi trao đổi với các nhà cung ứng, khi bạn không hiểu một điều gì đó, hãy nhờ các nhà cung ứng giải thích theo ngôn ngữ phổ thông để chắc rằng bạn đã hiểu rõ từng hạng mục, chức năng... về hệ thống sẽ sử dụng trong sự kiện. Điều này khá là quan trọng. Đừng để đến khi mọi thứ đã chuẩn bị xong mà bạn mới phát hiện ra hệ thống không đúng theo ý bạn hiểu thì sẽ ảnh hưởng đến chương trình và mối quan hệ giữa bạn và nhà cung ứng.

7. Không tính đến các điểm treo

Nếu trong chương trình của bạn có một phần hệ thống cần phải treo thì việc bạn cần làm là cùng với các nhà cung ứng và địa điểm trao đổi với nhau xem tại địa điểm có các điểm treo hay không, vị trí, khả năng chịu tải của các điểm treo để tính đến các phương án thi công. Nếu như địa điểm không thể đáp ứng cho hệ thống của bạn thì phải dùng thêm truss, đà để dùng cho việc treo các thiết bị. Và điều này cũng sẽ ảnh hưởng khá nhiều đến ngân sách của bạn đấy.

Hệ thống loa và đèn được treo tại các điểm neo

8. Bỏ qua yếu tố âm thanh

Hệ thống âm thanh sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm đến khách tham dự. Vấn đề không đơn giản chỉ là âm thanh đủ cho mọi người nghe là được mà cần phải đảm bảo được chất lượng âm thanh, chất lượng loa, micro... Vì thế hãy đảm bảo âm thanh tốt nhất cho sự kiện của bạn.

9. Ngó lơ đội ngũ kỹ thuật

Đội ngũ kỹ thuật sẽ là những người trực tiếp điều khiển các hệ thống thiết bị. Họ là những người góp một phần vào sự thành công của chương trình. Vì thế chúng ta đều cần dành cho họ những sự tôn trọng và quan tâm nhất định. 

Một yếu tố quan trọng nữa là bạn cần thường xuyên trao đổi với mọi người trong quá trình chuẩn bị, tạo những cuộc họp khi có những thông tin hay thay đổi quan trọng. Thỉnh thoảng hỏi thăm tiến độ, tám chuyện vui trong những giờ nghỉ giải lao để tăng thêm sự kết nối.

Chân thành cảm ơn các anh em đội ngũ kỹ thuật

10. Hệ thống mạng

Nếu là một sự kiện offline thông thường, bạn có thể sẽ không quan tâm đến vấn đề này nhưng khi sự kiện của bạn có nhiều yếu tố online như livestream, kết nối online với các nơi khác, khách tham dự cần sử dụng web hoặc app trong chương trình... thì đây là một yếu tố rất quan trọng. Hầu hết các địa điểm đều có wifi miễn phí cho khách tham dự nhưng bạn cần kiểm tra số lượng khách tham dự, những yêu cầu về mạng cho sự kiện và kiểm tra xem liệu nguồn mạng tại địa điểm có đáp ứng được về đường truyền, tính bảo mật...hay không. Nếu không thì bạn cần phải chuẩn bị riêng một nguồn mạng chỉ dùng để sử dụng cho sự kiện của mình.

11. Số lượng tín hiệu đầu vào cần thiết từ các nguồn khác

Việc xem xét số lượng tín hiệu đầu vào cũng là một điều cần phải lưu ý. Ví dụ như:

 - Đối với âm thanh thì xem xét đến số lượng Micro sử dụng trong chương trình, các nguồn âm thanh cần lấy như laptop, ban nhạc...

 - Đối với màn hình thì để ý các nguồn hình ảnh cần lấy về hệ thống để sử dụng cho chương trình...

Sau đó trao đổi với các nhà cung ứng để họ chuẩn bị hệ thống bàn điều khiển, mixer... cần thiết đáp ứng cho những yêu cầu trên.

12. Quên thông báo cho các nhà cung ứng khi có thay đổi

Trong quá trình làm việc và chuẩn bị cho sự kiện, chắc chắn ít nhiều cũng sẽ có những thay đổi, có thể là phát sinh hoặc cắt giảm. Khi có những thay đổi thì hãy báo cho các nhà cung ứng thật nhanh và chính xác để họ có thời gian chuẩn bị thêm hoặc giảm thiết bị, hệ thống, nhân sự... cho phù hợp.

13. Định dạng các file sử dụng trong sự kiện

Đây có lẽ là lỗi phổ biến chúng ta thường xuyên mắc phải nhất là các file liên quan đến việc trình chiếu. Ví dụ như:

 - Thông thường các file trình chiếu của khách sử dụng trong chương trình sẽ làm theo tỉ lệ 16:9, hoặc 4:3, tuy nhiên bạn cần lưu ý về tỉ lệ của màn hình LED mà bạn đang sử dụng để yêu cầu khách hàng làm theo tỉ lệ này. Điều này sẽ giúp các thông tin mà khách hàng muốn truyền tải cho khách tham dự được hiển thị rõ ràng và đầy đủ, tránh trường hợp tỉ lệ file quá nhỏ so với màn hình.

 - Các file video xuất đủ theo tỉ lệ sử dụng và đúng định dạng. Có đôi khi khách hàng gửi chúng ta những video mà họ thấy trên mạng nhưng chất lượng khá thấp và không đáp ứng được chất lượng khi trình chiếu.

Ngoài ra với các file âm thanh sử dụng trong chương trình thì cần file có chất lượng tốt để tránh bị bể, rè tiếng khi sử dụng...

Và trước ngày sự kiện luôn có khoảng thời gian để chúng ta diễn tập. Vì vậy hãy kiểm tra kĩ và cùng trao đổi với các kĩ thuật viên khi có vấn đề xảy ra cần phải giải quyết nhé.

Dĩ nhiên trong quá trình làm việc thực tế sẽ xảy ra rất nhiều vấn đề cần quan tâm và giải quyết. Những điều trên đây với cá nhân mình trong quá trình làm việc đã gặp nên chia sẻ lại với mọi người để chúng ta cùng nhau làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn nhé.

Lương Nguyễn

Operations Supervisor – VEG – Vietnam Event Group