Đã bao giờ bạn tổ chức một sự kiện mặc dù đã tốn hàng tháng trời chuẩn bị nhưng lại không đạt được mục tiêu đề ra? Đã bao giờ bạn gặp phải các vấn đề như chi phí vượt ngân sách, thời gian tổ chức bị kéo dài, chất lượng sự kiện không được như mong muốn?

Một trong những lý do cho các vấn đề bạn gặp phải nằm ở việc bạn chưa có một bản Event Brief (bản tóm tắt yêu cầu) hoàn hảo và chi tiết. Event Brief đóng vai trò như một bản đồ hướng dẫn lộ trình giúp bạn sắp xếp và trình bày một cách khoa học những thông tin quan trọng trong khâu xây dựng kế hoạch và chuẩn bị sự kiện. Từ đó, bạn có thể tiết kiệm thời gian, năng lượng, tiền bạc và nguồn lực. 

Tuy nhiên, để viết một bản brief đầy đủ, cô đọng và dễ hiểu lại không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Hiểu được nỗi khó khăn ấy, Stage!Vietnam sẽ hướng dẫn bạn từng bước xây dựng một bản Event Brief đầy đủ nhất cho sự kiện tiếp theo của mình. 

Event Brief là gì?

Event Brief là thuật ngữ dùng để chỉ bản tóm tắt thông tin về sự kiện dự định tổ chức, bao gồm: mục tiêu tổ chức, đối tượng hướng đến, thời gian, địa điểm, ngân sách, agenda, chiến lược tiếp thị, … Brief sẽ được doanh nghiệp cung cấp cho công ty chuyên tổ chức sự kiện (event agency) hoặc được cấp quản lý chuyển cho phòng ban tổ chức sự kiện trực thuộc doanh nghiệp đó. Event brief giúp cho tất cả các thành viên trong ban tổ chức sự kiện nắm được bức tranh khái quát về nội dung và yêu cầu sự kiện, từ đó phối hợp nhuần nhuyễn để hướng về một mục tiêu chung.

Event Brief tóm tắt thông tin chính về sự kiện dự định tổ chức

Vai trò của Event Brief

Bất kể bạn đang tổ chức loại sự kiện nào, viết brief là việc đầu tiên bạn nên làm vì nó đóng vai trò là nền tảng và hướng dẫn thực hiện cho các hoạt động sau này. Đối với event agency hoặc phòng ban nội bộ chịu trách nhiệm tổ chức sự kiện, Event Brief đóng một vai trò quan trọng, cụ thể:

• Giúp Agency hiểu rõ nhu cầu của doanh nghiệp: Event Brief cung cấp cho Agency thông tin đầy đủ về mục tiêu, đối tượng mục tiêu, nội dung, thời gian, địa điểm, ngân sách, ... của sự kiện. Từ đó, Agency có thể đề xuất các giải pháp phù hợp, giúp sự kiện đạt được mục tiêu đề ra. Brief cũng giúp thành viên nhóm của bạn đi đúng hướng và thông báo cho họ những gì cần phải làm.

• Tránh các sai sót trong quá trình tổ chức: Event Brief là tài liệu tham chiếu cho cả doanh nghiệp và Agency trong quá trình tổ chức sự kiện. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát được tiến độ và chất lượng của sự kiện, tránh các sai sót không đáng có.

• Giúp đo lường hiệu quả sự kiện: Event Brief bao gồm các tiêu chí đo lường hiệu quả sự kiện. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đánh giá được hiệu quả của sự kiện sau khi diễn ra.

7 yếu tố “vàng” giúp tạo nên một bản Event Brief hoàn hảo

Chúng ta hãy cùng phân tích từng thành phần của một bản Event Brief đầy đủ sau đây:

Nắm vững những yếu tố cần có tạo nên một bản Event Brief chuyên nghiệp

Tổng quan sự kiện 

Phần đầu tiên của brief cung cấp thông tin tổng quan chung về sự kiện, bao gồm tên, thời gian và địa điểm sự kiện. Ngoài ra, phần này cũng phải bao gồm mô tả ngắn gọn về mục đích của sự kiện, các bên tổ chức liên quan và vai trò tương ứng của họ. Dưới đây là một ví dụ ngắn gọn về tổng quan sự kiện:

• Tên sự kiện: Hội thảo về truyền thông tiếp thị trong nền kinh tế số
• Thời gian: Ngày 20 tháng 10 năm 2023
• Địa điểm: Trung tâm Hội nghị Quốc gia
• Mô tả sự kiện: Hội thảo tập trung thảo luận về các xu hướng mới về truyền thông trong nền kinh tế số, đồng thời chia sẻ các kinh nghiệm thực tiễn từ các chuyên gia hàng đầu. Đây là một cơ hội tuyệt vời để các doanh nghiệp, marketer cập nhật kiến thức và xu hướng mới trong lĩnh vực truyền thông tiếp thị, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Mục tiêu sự kiện

Bạn cần thiết lập mục tiêu sự kiện của mình đáp ứng tiêu chí SMART. Đây là nguyên tắc chứa năm khía cạnh: Specific (Tính cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Khả năng thực hiện), Realistic (Tính thực tế), Time-bound (Khung thời gian). Tức là mục tiêu sự kiện của bạn cần đảm bảo có các tiêu chí đo lường thành công rõ ràng, phù hợp với nguồn lực và thời gian hiện có. Mục tiêu chính của bạn có thể là tạo cơ hội network và thúc đẩy hợp tác cho các bên tham gia, nâng cao kỹ năng và kiến thức cho người tham dự, giới thiệu các công nghệ và giải pháp mới hoặc tăng nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp, … Từ đó, bạn xây dựng thêm bộ tiêu chí SMART cho mục tiêu chính đó. 

Xác định mục tiêu sự kiện của bạn theo 5 tiêu chí SMART

Đối tượng người tham dự

Bạn cần nghiên cứu và trình bày đặc điểm nhân khẩu học của đối tượng người tham dự sự kiện, ví dụ như độ tuổi, giới tính, trình độ chuyên môn hoặc bất kỳ thông tin liên quan nào khác trong Event Brief. Ngoài ra, bạn có thể xem xét sở thích và mối quan tâm của họ để đảm bảo nội dung và hoạt động sự kiện phù hợp với mong đợi của họ. 

Chủ đề và ý tưởng sự kiện

Phần này của Event Brief sẽ giải thích chủ đề tổng thể được chọn cho sự kiện và lý do chọn. Nếu có thể, bạn cũng có thể đề cập các hoạt động kích hoạt sự kiện cụ thể hoặc trải nghiệm tương tác được lên kế hoạch cho những người tham dự. Ví dụ bạn đang tổ chức hội thảo về Marketing trong thời đại số, chủ đề sự kiện có thể như sau: 

• Chủ đề: Marketing 360 - Exploring New Frontiers
• Giải thích: Chủ đề nêu bật bản chất không ngừng phát triển của hoạt động tiếp thị và nhu cầu của doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa chiến lược truyền thông, khám phá các công nghệ và xu hướng mới để luôn dẫn đầu. Để nâng cao trải nghiệm của người tham dự, các yếu tố tương tác qua thực tế ảo sẽ được kết hợp, bao gồm triển lãm thực tế ảo, robot hỗ trợ bằng AI, …

Công tác hậu cần sự kiện

Thông tin phần này liên quan đến việc lựa chọn địa điểm, quản lý sắp xếp việc đi lại, chỗ ở (nếu có) cho người tham dự và diễn giả cũng như đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật như âm thanh, hình ảnh và ánh sáng. Bạn có thể tham khảo ví dụ như sau:

• Địa điểm: Trung tâm Hội nghị X
• Bố trí: Sảnh chính sẽ là nơi tổ chức phần mở màn sự kiện và talkshow chính, trong khi các phòng nhỏ bên cạnh sẽ tổ chức các phiên thảo luận nhỏ
• Di chuyển chỗ ở: Người tham dự và diễn giả sẽ chịu trách nhiệm sắp xếp việc đi lại của họ. Một danh sách các khách sạn được đề xuất gần địa điểm sẽ được cung cấp.
• Yêu cầu kỹ thuật: Máy chiếu độ phân giải cao, hệ thống chiếu sáng thông minh và hệ thống âm thanh hiện đại
• Đội ngũ ban tổ chức: Người quản lý dự án, điều phối viên sự kiện, nhân viên hỗ trợ kỹ thuật và tình nguyện viên sẽ đảm bảo hoạt động sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Tiếp thị và quảng bá sự kiện

Một kế hoạch truyền thông tuyệt vời là mấu chốt của một sự kiện thành công. Bạn cần bao gồm một số yếu tố sau trong phần này:

• Yếu tố thương hiệu: Tagline (khẩu hiệu), logo sự kiện, phong cách thiết kế chính (Key visual) thống nhất thể hiện tinh thần của sự kiện và đồng nhất các ấn phẩm truyền thông của sự kiện
• Kênh truyền thông chính (Marketing channels): thông qua mạng xã hội (Facebook, Twitter, Linkedin) hoặc kênh email giúp cập nhật thông tin về sự kiện, diễn giả, ưu đãi độc quyền, …
• Tài liệu truyền thông chính: Trang web hoặc landing page, thư mời (bản mềm và bản in), video quảng cáo, banner, standee trưng bày tại địa điểm tổ chức sự kiện, …

Kế hoạch truyền thông tuyệt vời là tạo nên một sự kiện thành công

Ngân sách sự kiện và timeline

Dựa trên những yếu tố đã xác định bên trên, bạn và nhóm của bạn có thể ước lượng ngân sách cho sự kiện và timeline thực hiện. Những thông tin này rất quan trọng cho sự thành công của sự kiện. Dưới đây là một số ví dụ về ngân sách sự kiện và timeline có thể tham khảo:

• Dự trù chi phí sự kiện bao gồm: Giá thuê địa điểm, chi phí âm thanh kỹ thuật, chi phí truyền thông, chi phí in ấn tài liệu, chi phí di chuyển, ăn uống, các chi phí khác, …
• Các mốc thời gian timeline quan trọng: Thời gian mở đăng ký sự kiện, hạn chót đăng ký Early Bird, hạn chót xác nhận diễn giả, thời gian bắt đầu mở truyền thông, diễn tập sự kiện, ngày diễn ra sự kiện, …

Kết luận

Một bản Event Brief chuyên nghiệp là nền tảng thành công cho bất kỳ sự kiện nào. Brief giúp xác định mục tiêu, đối tượng, ngân sách, địa điểm, và kế hoạch tiếp thị, tạo ra sự nhất quán và tập trung cho công tác tổ chức sự kiện. Hãy đảm bảo rằng Event Brief của bạn là một tài liệu chi tiết, đầy đủ thông tin, và được thực hiện một cách cẩn thận. Bằng cách này, bạn đã hoàn thành bước quan trọng đầu tiên để tổ chức sự kiện thành công và ghi dấu ấn trong lòng mọi người.

Biên tập: Thu Hồng

Nguồn: Tổng hợp