Mỗi một công ty hằng năm sẽ có rất nhiều sự kiện lớn nhỏ và lễ kỷ niệm thành lập công ty chính là một sự kiện quan trọng trong số đó. Sự kiện này là dịp để cùng nhìn lại chặng đường mỗi một năm đã đi qua và là cơ hội gắn kết tập thể nhân viên toàn công ty cũng như là cách hiệu quả để đánh bóng tên tuổi thương hiệu. Vậy, làm thế nào để có thể lên kế hoạch tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập hoàn hảo nhất cho công ty đồng thời tạo nên động lực phấn đấu cho nhân viên cho khoảng thời gian sắp tới?
5 bước cơ bản để lên kế hoạch sự kiện thành lập công ty.
1. Quyết định thời điểm tổ chức
Sự kiện cần tổ chức đúng ngày thành lập hay là ngày cuối tuần gần nhất? Nếu ngày thành lập công ty nằm trong mùa bận rộn kinh doanh thì có nên tổ chức hay không? Đảm bảo chọn được ngày tổ chức phù hợp trước khi đặt bất cứ thứ gì hoặc mời bất kỳ ai.
2. Chọn địa điểm.
Địa điểm được chọn phải lột tả được điều bạn muốn thể hiện cho người tham dự thấy. Nếu bạn chuẩn bị cho một buổi dạ tiệc cao cấp thì một phòng khiêu vũ được trang trí bằng đèn chùm sẽ toát lên được sự sang trọng, hoàng gia. Nếu bạn muốn có một không gian thoải mái vận động thì hãy xem xét đến những khu vực nhà thi đấu, sân vận động gần bạn hoặc bạn muốn một không khí sinh hoạt thân mật nhưng không kém phần sang trọng thì hãy lựa chọn các địa điểm cho thuê tổ chức sự kiện như nhà hàng… Tóm lại, bạn cần chọn một nơi phù hợp với nội dung và chủ đề của sự kiện.
3. Trang trí cho không gian sự kiện.
Lựa chọn chủ đề phù hợp và thiết kế không gian theo đó, hãy lập kế hoạch những việc cần làm và phác thảo sơ đồ không gian cần trang trí cho việc này trước khi thực hiện để đạt hiệu quả cao hơn. Kiểm soát tiến độ với nhóm của mình và các nhà cung cấp để đảm bảo rằng mọi thứ sẽ diễn ra mà không gặp trở ngại nào.
4. Lên kế hoạch cho các hoạt động trong sự kiện.
Chương trình có phần dùng tiệc không? Phần phát biểu của lãnh đạo? Các hoạt động giải trí trong chương trình? Hay các biểu diễn văn nghệ khác có nằm trong kế hoạch của bạn không? Hãy thiết kế flow chương trình từ thời điểm bước vào cổng chào của sự kiện đến khi chương trình kết thúc một cách chi tiết và thú vị để tạo hứng thú cho người tham dự.
5. Quảng bá sự kiện.
Truyền tải về sự kiện một cách đầy hấp dẫn đến các khách mời để họ tích cực tham gia vào sự kiện và giúp công ty làm Marketing truyền miệng một cách vô cùng hiệu quả. Bạn có thể giới thiệu về nội dung sơ lược của buổi tiệc thú vị như thế nào? Chất lượng của thực đơn ra sao? Phong cảnh, kiến trúc của địa điểm lộng lẫy đến đâu? Hay sự kiện này có ý nghĩa như thế nào? Để người tham dự có thể hiểu được và sẵn sàng tham dự.
Khi bạn đã có được những kiến thức cơ bản về lập kế hoạch cho loại hình này thì bây giờ hãy cùng khám phá một vài ý tưởng độc đáo để làm cho sự kiện thêm phần đặc sắc nhé:
- Tạo ra một buổi biểu diễn với khách mời đặc biệt tạo hiệu ứng bất ngờ.
- Thi đua giải trí giữa các phòng ban với nhau.
- Chương trình “Karaoke tại gia” của công ty.
- Chọn địa điểm mới lạ, độc đáo nhất.
- Tạo quy định trang phục đồng điệu cho sự kiện kỷ niệm.
- Ra mắt một sản phẩm hoặc dự án mới của công ty nhân dịp sự kiện.
- Livestream sự kiện cũng là một cách giúp quảng bá thương hiệu.
- Ôn lại những thước phim kỷ niệm của công ty.
- Cùng nhau tạo những bức ảnh tập thể toàn cảnh của sự kiện.
- Thêm hoạt động tuyên dương và khen thưởng các nhân viên.
Một vài Tips nổi bật để tổ chức tiệc kỷ niệm 10 năm thành lập công ty.
Ở dịp này bạn có thể chọn chủ đề “thập kỷ” để kỷ niệm một thập kỷ kinh doanh! Bạn có thể lựa chọn phong cách theo một thời đại cụ thể về trang phục và thực đơn để sự kiện diễn ra cuốn hút hơn.
Theo truyền thống, kỷ niệm 10 năm sẽ thường được xem là kỷ niệm thiếc vì vậy bạn có thể sử dụng thiếc làm yếu tố chính cho trang trí trong sự kiện.
Ở những cột mốc đặc biệt hơn như thế này thì bạn có thể tạo nên những điều đặc biệt chưa có tiền lệ để tạo nên dấu ấn cho người tham dự. Bạn có thể thêm vào những vật kỷ niệm thú vị như một phần quà tặng cho người tham dự để họ ghi nhớ dịp này.
Một vài Tips nổi bật để tổ chức tiệc kỷ niệm 50 năm thành lập công ty.
Tương tự như các tips cho ngày kỷ niệm 10 năm ở trên, biểu tượng truyền thống cho ngày kỷ niệm 50 năm là vàng (golden). Bạn có thể sử dụng vàng làm yếu tố chính cho trang trí và tạo nên một chủ đề sang trọng.
Thiết kế một biểu trưng riêng để quảng bá sự kiện quan trọng này trong email, trên trang web và các tài liệu tiếp thị của công ty.
Ở những dịp trọng đại này thì bạn có thể tranh thủ quảng bá thêm cho thương hiệu bằng việc tham ủng hộ cho các quỹ từ thiện, hỗ trợ cho các đối tác phi lợi nhuận. Điều này không chỉ ghi lại dấu ấn thương hiệu mà còn cho toàn thể nhân viên của công ty thấy được sự đóng góp và vai trò của họ cho xã hội.
Kết luận
Sau những hướng dẫn ở trên thì hẳn bạn đã nắm được cách để tổ chức một bữa tiệc kỷ niệm thành lập công ty tuyệt vời nhất! Từ việc thúc đẩy tinh thần của nhân viên, đến việc ghi nhận thành tích và tạo cơ hội tiếp thị trong ngành của công ty, sự kiện kỷ niệm này sẽ để lại tác động lâu dài và đánh dấu một thời điểm đặc biệt trong lịch sử phát triển đối với công ty.
Biên tập: Kiều Quyên
Nguồn: socialtables
