Theo bạn, một trong những yếu tố góp phần tạo nên sự thành công của sự kiện là gì? Bên cạnh việc chăm chút cho những tiết mục trình diễn hay sân khấu hoành tráng thì việc đảm bảo an toàn và hạn chế các rủi ro cũng cần chú trọng không kém. Bởi nó không chỉ giảm thiểu tối đa những trường hợp không mong muốn sẽ diễn ra mà còn một phần đảm bảo sự uy tín cho ban tổ chức sự kiện. Sau “Hướng dẫn bảo đảm an toàn cho khách tham dự sự kiện - Phần 1”, đây chính là bài viết sẽ giúp bạn hoàn thành bản kế hoạch quản trị rủi ro sự kiện của chính mình. 


Thực hiện các yêu cầu về sức khỏe và an toàn cho một sự kiện 


Việc triển khai các biện pháp an toàn và sức khỏe sẽ giúp bạn quản lý nhân viên, đối tác cung ứng và khách tham dự, đồng thời đảm bảo họ không gặp rủi ro, từ khi thiết lập đến khi gặp sự cố.


Đảm bảo tất cả đội ngũ nhân viên hay các đối tác của bạn nắm rõ quy trình, hãy cung cấp cho nhân viên thông tin liên quan trong quá trình đào tạo và đảm bảo các đối tác cung ứng cũng cung cấp các thông tin đầy đủ cho nhân viên của họ. Bao gồm các thông tin như các mối nguy hiểm tại địa điểm, giới hạn tốc độ, chỗ đậu xe, sơ cứu, nhà vệ sinh và thiết bị rửa tay cũng như sắp xếp các trường hợp khẩn cấp. Cung cấp thông tin về sức khỏe và an toàn có liên quan cho công chúng thông qua biển báo hoặc thông báo trước sự kiện.


Để theo dõi rủi ro trong suốt sự kiện của bạn, hãy tạo một danh sách kiểm tra (checklist) và chỉ định một cá nhân chịu trách nhiệm kiểm tra định kỳ. Một lộ trình giấy tờ rõ ràng và được triển khai kỹ lưỡng là cách tốt nhất để các nhà tổ chức sự kiện giảm thiểu rủi ro.



An toàn đám đông tại các sự kiện 


Các sự kiện trực tiếp có đủ các loại hình và quy mô, từ những buổi gặp mặt thân mật đến các lễ hội, buổi hòa nhạc. Mặc dù bất kỳ sự kiện nào cũng có những thách thức về sức khỏe và an toàn, nhưng quy mô sự kiện của bạn ảnh hưởng trực tiếp đến những rủi ro tiềm ẩn. Đám đông càng lớn, tác động đến sự an toàn của đám đông càng cao.


Một mối đe dọa nguy hiểm tiềm ẩn tại một sự kiện lớn là sự gia tăng của đám đông. Đám đông dâng trào hoạt động như một làn sóng; điều nguy hiểm là mọi người bị cuốn theo ngoài tầm kiểm soát của họ. Khi sự đột biến bắt đầu, nó có thể khó dừng lại. Hãy thận trọng và biết cách ngăn chặn đám đông chen lấn bằng cách thực hiện các biện pháp phòng ngừa chính xác - quản lý việc xây dựng đám đông hoặc tạm dừng sự kiện nếu cần.



Làm thế nào để ngăn chặn sự gia tăng đám đông?


Việc ngăn chặn sự tăng trưởng của đám đông yêu cầu một kế hoạch cẩn thận và đánh giá nghiêm túc về những rủi ro. Đám đông có thể di chuyển do nhiều nguyên nhân và điều đó sẽ là tiền đề cho các rủi ro như việc xuất hiện một người có sức ảnh hưởng tại sự kiện hoặc sự thay đổi không mong muốn của thời tiết… Tuy nhiên, những người trong đám đông có thể phản ứng bất chấp nguyên nhân, và số lượng người càng nhiều thì hiệu ứng sẽ càng lớn. Các bước cần thực hiện để hạn chế sự gia tăng của đám đông bao gồm:


Lối vào và lối thoát hiểm: Bạn có đủ nhân viên an ninh cho quy mô đám đông không? Các lối vào và lối ra có được biển hiệu thông báo không? Nhân viên có lối vào riêng không? Có đủ điểm truy cập cho các dịch vụ khẩn cấp không? Tất cả các lối thoát hiểm khẩn cấp đều trống và không khóa?


Tách đám đông: Bạn có các rào chắn sự kiện để ngăn khán giả ở một số địa điểm nhất định không? Chúng có đủ chắc chắn để ngăn chặn sự đột biến? Có lối đi giữa các khu vực cho nhân viên an ninh sử dụng không?


Nhân viên an ninh: Bạn có đủ nhân viên an ninh không? Họ có thể dễ dàng tiếp cận tất cả các khu vực của sự kiện không? Họ có được đào tạo để đối phó với đám đông lớn không? Ai quản lý nhân viên an ninh tại sự kiện của bạn?


Người điều phối đám đông: Bạn có những người điều phối đám đông đáp ứng với quy mô khách tham dự không? Họ sẽ có những vị trí thuận lợi nhất ở đâu? Làm thế nào bạn sẽ thông báo cho những người điều phối về một mối đe dọa tiềm tàng?


Lập kế hoạch khẩn cấp: Trong trường hợp khẩn cấp, bạn sẽ làm gì để tạm dừng sự kiện? Bạn sẽ thông báo sự cố với đám đông như thế nào? Ai chịu trách nhiệm chung trong việc quản lý trường hợp khẩn cấp tại sự kiện của bạn? Bạn có đủ nhân viên sơ cứu được đào tạo và bộ dụng cụ sơ cứu tại chỗ không?



Kết luận


Các mẹo an toàn cho sự kiện ở trên sẽ giúp khởi động kế hoạch đảm bảo an toàn và sức khỏe cho sự kiện của bạn. Hãy nhớ rằng: điều quan trọng là luôn cập nhật và tuân thủ hướng dẫn mới nhất của chính phủ trước khi tổ chức bất kỳ sự kiện trực tiếp nào. Xác định và hiểu cách thực hiện các biện pháp an toàn và sức khỏe là rất quan trọng đối với việc lập kế hoạch sự kiện. Là người tạo sự kiện có trách nhiệm, bạn phải tìm giải pháp cho các mối nguy tiềm ẩn. 


Nguồn: Eventbrite

Biên dịch: Ngọc Hân