Trong vài năm trở lại đây, sức khỏe và sự an toàn của khách tham dự các sự kiện luôn được các nhà quản trị sự kiện đặt lên hàng đầu. Đặc biệt, vấn đề này càng được chú trọng hơn khi chúng ta đã trải qua một khoảng thời gian khủng hoảng vì đại dịch COVID-19 hoành hành trên toàn thế giới. Là người tổ chức, bạn sẽ muốn đảm bảo an toàn và sức khỏe cho khách tham dự và nhân viên của mình. Điều này có nghĩa là bạn cần lên danh sách các quy trình phù hợp để ngăn chặn, xử lý các rủi ro, trường hợp khẩn cấp sẽ xảy ra tại sự kiện. Sự kiện với quy mô càng lớn thì việc quản trị rủi ro sẽ càng khó khăn hơn. Do vậy, đánh giá rủi ro tại các sự kiện luôn luôn rất quan trọng, bởi an toàn luôn đi đầu.
Đánh giá sự phù hợp của địa điểm tổ chức
Địa điểm tổ chức sẽ cần đảm bảo phù hợp với các yếu tố: các hoạt động sẽ diễn ra tại sự kiện, quy mô khán giả và nhân khẩu học ước tính… Việc này đồng nghĩa với việc bạn cần khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện trước khi đặt chỗ để đánh giá sự phù hợp của địa điểm. Các yếu tố cần xem xét bao gồm:
Sức chứa: Quy mô khách tham dự sự kiện có an toàn hay phù hợp với địa điểm hay không? Khách sẽ đứng hay ngồi? Có diện tích để di chuyển không? Có vị trí nào có thể xảy ra tình trạng quá tải không?
Lối vào: Đủ lối vào địa điểm tổ chức cho các khách tham gia và lối vào cho các phương tiện cá nhân của họ không? Người khuyết tật, người dùng xe lăn hoặc xe nôi có lối đi riêng hay không? Có đầy đủ lối thoát hiểm tương ứng với số lượng khách tham dự không?
Mối nguy hiểm: Đường dây điện trên cao có thể gặp cản trở khi dựng cơ sở vật chất cho sự kiện hay không? Khu vực tổ chức có thể gặp bão hay lũ lụt không? Bên cạnh đó, bạn còn cần xem xét điều kiện mặt đất và địa hình khi xây dựng các khu vực nhằm phục vụ cho các hoạt động, trải nghiệm tại sự kiện.
Cơ sở vật chất: Bệnh viện và trạm cứu hỏa gần nhất cách bao xa? Các liên kết giao thông công cộng như thế nào? Bãi giữ xe tại địa điểm tổ chức có phù hợp với quy mô khán giả không? Nếu không, xung quanh khu vực tổ chức có các bãi giữ xe thay thế khác không?
Sau khi đã thực hiện khảo sát và đảm bảo địa điểm phù hợp với tính chất của sự kiện, bạn cần phác thảo sơ đồ địa điểm và thể hiện rõ ràng vị trí, kích thước của các cấu trúc, cơ sở vật chất, hàng rào, lối vào và lối ra. Từ đó, cung cấp kế hoạch cụ thể cho tất cả các nhà thầu, đơn vị cung ứng và nhân sự của sự kiện. Ngoài đảm bảo sự an toàn cho khách tham dự thì cũng sẽ góp phần quan trọng trong việc giảm thiểu những tổn thất, hư hỏng hay trục trặc khi các nhà cung ứng vận chuyển các cơ sở vật chất vào địa điểm tổ chức.
Thực hiện đánh giá các rủi ro có thể xảy ra tại sự kiện
Bạn sẽ quản trị rủi ro dễ dàng hơn với danh sách liệt kê (check-list). Nó cho phép bạn đánh giá đầy đủ về những rủi ro tiềm ẩn với sự an toàn tại sự kiện của bạn. Các mối nguy hiểm cần xem xét bao gồm:
Các rủi ro nguy hiểm do vấp ngã hoặc thiết bị: Có dây cáp hoặc dây thừng mà mọi người có thể vấp phải không? Có kính mà mọi người có thể va vào? Mọi người có thể tiếp xúc với máy phát điện hoặc thiết bị điện khác không?
Quản trị đám đông: Có thể xảy ra chen lấn hoặc quá tải không? Làm thế nào bạn có thể xử lý hành vi gây rối hoặc say rượu? Mọi người xung quanh các con đường tại địa điểm tổ chức sự kiện hoặc khu vực bãi giữ xe có gặp rủi ro không?
Y tế: Mọi người có thể tự làm mình bị thương thông qua các hoạt động tại sự kiện không? Nếu vậy, những chấn thương nào có thể xảy ra? Tại các sự kiện thể thao, các vận động viên có thể bị kiệt sức vì hoạt động thể chất trong thời gian dài không? Cần xử lý như thế nào nếu một người tham dự bị đau tim?
Thời tiết: Mặt đất có thể trở nên trơn trượt khi ẩm ướt không? Gió mạnh có thể ảnh hưởng đến sự ổn định của hệ thống thiết bị dàn dựng tại sự kiện? Thiết bị có thể bị ướt hoặc quá tải hay không? Cần giải quyết như thế nào nếu trời bất ngờ mưa tại sự kiện được tổ chức ngoài trời?
Môi trường: Các hoạt động của sự kiện có thể làm hỏng địa điểm không? Lượng rác thải ra có thể gây ô nhiễm khu vực tổ chức hay không? Dọn dẹp sau sự kiện cũng là một điểm cần lưu ý!
Hỏa hoạn: Bạn sẽ kiểm soát việc hút thuốc tại địa điểm như thế nào? Có thể xảy ra chập điện? Có bình chữa cháy không?
F&B (Food & Beverage): Lò nướng hoặc máy lọc nước nóng có thể gây ra rủi ro không? Dị ứng thực phẩm sẽ được xử lý như thế nào?
Khủng bố và an ninh: Bạn có thể thực hiện kiểm tra hành lý để ngăn chặn các mối đe dọa an ninh không? Làm thế nào bạn có thể đảm bảo chỉ những người có vé mới được vào? Đã có bộ phận kiểm soát an ninh tương ứng với quy mô các khách mời và khán giả tại sự kiện chưa?
Bảo vệ trẻ em: Có nguy cơ trẻ em bị lạc không? Có thể sẽ có cáo buộc lạm dụng hoặc bỏ bê và bạn sẽ xử lý như thế nào?
Các rủi ro liên quan đến COVID-19: Có bao nhiêu khách tham dự? Các khách tham dự đã tiêm ngừa COVID-19 hay có tiền sử mắc COVID-19 hay chưa? Địa điểm có đủ lớn để tránh tình trạng quá tải không? Có đủ thiết bị rửa tay và trạm vệ sinh không?
Hãy lập danh sách các rủi ro có thể xảy ra đối với sự an toàn của sự kiện và những đối tượng có thể bị ảnh hưởng - khách tham dự, nghệ sĩ, nhân viên hoặc chính địa điểm tổ chức sự kiện, cũng như cách bạn sẽ giảm thiểu và quản lý từng rủi ro. Tập trung nhiều hơn vào những rủi ro nghiêm trọng nhất và ưu tiên giảm rủi ro xuống mức thấp nhất có thể.
Phối hợp với các cộng sự của bạn để đánh giá rủi ro; họ có thể nhận thấy những điều mà bạn đã bỏ lỡ. Việc hợp tác chặt chẽ với các đơn vị cung ứng của bạn về quản lý an toàn cho các sự kiện cũng rất hữu ích. Yêu cầu xem các đánh giá rủi ro và phương án giải quyết từ các nhà cung cấp dịch vụ ăn uống cũng có thể giúp bạn giảm thiểu rủi ro cùng nhau. Khi cần thiết, việc phối hợp giải quyết các sự cố cùng chính quyền địa phương và các dịch vụ khẩn cấp cũng sẽ là một lựa chọn tốt.
Tạo một kế hoạch cho những trường hợp khẩn cấp
Lập kế hoạch cho các tình huống cần hành động khẩn cấp là điều cần thiết, từ hỏa hoạn đến sập sân khấu hoặc sự cố khủng bố. Để hoàn toàn sẵn sàng cho những vấn đề trên, hãy phát triển các quy trình khẩn cấp để bất kỳ ai làm việc trong sự kiện sẽ có thể tuân theo và trao đổi các phương án với ban quản lý địa điểm. Các yếu tố cần xem xét khi phát triển các kế hoạch bao gồm:
Nâng cao cảnh báo: Bạn sẽ thông báo về trường hợp khẩn cấp với nhân viên và tình nguyện viên như thế nào?
Thông báo cho công chúng: Quy trình cần thiết khi dừng (và khởi động lại) chương trình là gì?
Ứng phó khẩn cấp tại chỗ: Có bình chữa cháy và quy trình khẩn cấp rõ ràng trong trường hợp hỏa hoạn không? Bạn sẽ liên lạc với các dịch vụ khẩn cấp như thế nào?
Quản trị đám đông: Bạn sẽ di chuyển mọi người ra khỏi nơi nguy hiểm tức thời đến nơi an toàn như thế nào? Ưu tiên những người có khả năng vận động hạn chế và trẻ em như thế nào?
Quản lý giao thông: Xe cấp cứu sẽ tiếp cận hiện trường như thế nào? Làm thế nào các phương tiện rời khỏi khu vực tổ chức trong trường hợp khẩn cấp?
Y tế: Sự kiện đã đáp ứng đầy đủ điều kiện y tế chưa? Đưa bệnh nhân vào bệnh viện thế nào? Sẽ có xe cứu thương tại chỗ không?
An ninh: Bạn sẽ báo động như thế nào nếu có mối đe dọa?
Hãy tập huấn và đào tạo cho nhân viên của bạn cách xử lý những trường hợp khẩn cấp có thể diễn ra. Điều này nâng cao hiệu quả của kế hoạch cho những trường hợp khẩn cấp cũng như giảm thiểu mức độ nghiêm trọng của vấn đề.
Kết luận
Kết thúc phần 1 của “Hướng dẫn bảo đảm an toàn cho khách tham dự sự kiện”, hy vọng các nhà quản trị sẽ lưu ý về những vấn đề được thảo luận trong bài viết và ứng dụng vào việc quản trị rủi ro cho sự kiện của mình. Việc này không chỉ giúp giảm tối thiểu những tai nạn, sự cố xảy ra mà còn giúp khách tham dự tin tưởng hơn và mong muốn tham gia sự kiện tiếp theo của bạn! Cùng chờ đón phần 2 và note lại những mẹo quản trị hữu ích nhé.
Nguồn: Eventbrite
Biên dịch: Ngọc Hân
