Với một proposal đôi khi bạn sẽ gặp phải rất nhiều khó khăn để có thể bao gồm và theo dõi hết tất cả các khâu trong quá trình thực hiện. Vì vậy cần phải có 1 bảng timeline và checklist chi tiết để liệt kê các đầu mục công việc, thời gian và nhân sự phụ trách để dễ dàng theo dõi và thực hiện.
Checklist tổ chức sự kiện
Checklist được hiểu là một danh sách các công việc cụ thể cần được thực hiện theo đúng mục tiêu đã đề ra đảm bảo công việc không bị bỏ sót.
Thông thường bảng checklist sự kiện sẽ bao gồm các mục như sau:
- Địa điểm, thời gian, thời lượng sự kiện
- Phân bổ công việc và nhân sự
- Ngân sách, chi phí
- Công tác chuẩn bị hậu cần
- Truyền thông, quảng bá, in ấn
- Tiết mục
- Sân khấu
- Lễ tân, khánh tiết
- Đại biểu, khách mời
- Quà tặng
- Teabreak
- Giấy phép tổ chức
- Tổng kết, báo cáo kết quả
Dưới đây là demo bảng checklist sự kiện
Timeline cho chương trình
Timeline là một bảng hay một sơ đồ bao gồm các hoạt động liên kết với nhau theo mốc thời gian. Nó giúp người tổ chức sự kiện xác định việc làm cụ thể trong mốc thời gian nhất định, tránh trường hợp các công việc bị xếp chồng lên nhau và trễ deadline đã đặt ra.
Các bước lên checklist và timeline sự kiện
Kết luận
Để dự án tiến hành theo đúng kế hoạch đã đề ra chúng ta cần phải có timeline và checklist. Nó giúp chúng ta theo dõi tiến độ các đầu mục công việc đã và chưa hoàn thành.
Tên tác giả: Huỳnh Như
