Trong thời đại nhà nhà số hoá, người người số hoá thì event cũng không đứng ngoài cuộc, chẳng những tham gia cuộc chơi mà nhiều phần mềm quản lý event đã nâng tầm event lên một level mới. Phần mềm Quản lý Event – Event Management software vì vậy mà ra đời. 

1. Phần mềm Quản lý Event – Event Management software là gì?

Những phần mềm quản lý event (EM software) là công cụ lên kế hoạch, quản lý, theo dõi và tự động hóa hoạt động của những event chuyên nghiệp và có quy mô lớn như hội thảo, triển lãm, gala dinner, webinar, roadshow, và fundraising. 

Theo Markets Insider, dịch vụ phần mềm quản lý event này sẽ tăng mạnh từ 5,7 tỷ đô tới 11,4 tỷ đô tính từ năm 2019 cho tới 2024. Do nhu cầu tự động hoá event, tập trung vào sự am hiểu kinh doanh, nhiều doanh nghiệp sử dụng EM software vì nó đáp ứng được nhu cầu trên và nâng cao chất lượng event cũng như cung cấp số liệu chính xác về customer behaviour (hành vi khách hàng). 

*** Đừng nhầm lẫn Event Management software với Project Management software nhé. Tại sao thì các bạn đọc tiếp sẽ hiểu nhé. 

2. Ứng dụng thực tế của EM software là gì?

• Pre-event – Execution (trước event – thi hành): hỗ trợ những bước đầu để thực hiện một event như là lên ngân sách, tìm địa điểm, làm website đăng ký, tìm nhà cung cấp, vv…
• During event – Engagement (trong event – kết nối): tăng trải nghiệm của khách hàng trong quá trình diễn ra event 
• After event – Insight (sau event – thấu hiểu): cung cấp thông tin, báo cáo dữ liệu, phản hồi của khách hàng cho doanh nghiệp và nhà tài trợ sau event. 

Hiện nay, một EM software lý tưởng đều cố hướng tới mô hình one-stop-shop (cửa hàng một điểm đến, dịch vầy đúng ko trời, nghe hơi chuối ) là cung cấp đầy đủ cả 3 dịch vụ trên. Tuy nhiên, cái gì mà ôm đồm quá cũng không tốt, nhiều quá sẽ khó tập trung phát triển toàn diện. Cho nên, đa số các EM software đều lựa chọn cung cấp những chức năng nhất định dựa trên nhu cầu của người tổ chức sự kiện mà thôi. 

3. Các chức năng và lợi ích thông dụng có thể kể đến như là:

Đối với người làm event:

• Chuyên nghiệp hoá brand image (hình ảnh thương hiệu) bằng cách tạo app và đồng bộ hóa website cho thương hiệu event.
• Tiết kiệm thời gian và dễ quản lý hơn với on-site check in bằng cách in bảng tên và quét mã QR.
• Cung cấp thông tin của khách hàng (email, nơi làm việc, chức vụ, interests).
• Phân tích những thông tin liên quan về hành vi khách hàng, sử dụng RFID theo dõi hành trình để biết họ đã gặp ai, họ quan tâm tới sản phẩm nào nhất, dừng chân lâu nhất ở gian hàng nào => điều này có lợi cho những người làm event và marketing trong việc thấu hiểu hơn hành vi khách hàng, người tiêu dùng để tạo ra được chiến lược marketing đúng đắn hơn cho event kế tiếp.
• Biết được activity/session nào thu hút nhiều người tham gia thông qua quét mã QR trước khi tham gia và nhận đánh giá, phản hồi ngay lập tức.
• Các gian hàng tham gia triển lãm có thể quét mã QR để lấy thông tin từ khách hàng không cần thông qua người quản lý event.
• Cung ứng đầy đủ các dịch vụ của CRM (vd như tìm leads cho sales, chạy campaigns, promotion cho marketing, thanh toán online, xuất hoá đơn, vv…).
• ️Kết nối với các kênh social media.
• Mang lại trải nghiệm tự động hoá cho người tham gia. Thu thập những data và insight quý giá để có chiến lược kinh doanh phù hợp

Đối với người tham gia event:

• Tải app tiện ích để theo dõi.
• Đăng ký, trả tiền và check in online, on-site event
• Xem danh sách những đối tượng tham gia event như: nhà tài trợ, các công ty, cá nhân.
• Được giới thiệu những người cùng sở thích, chuyên ngành, chức vụ để giao lưu. Sau đó bạn có thể nhắn tin, đặt lịch hẹn với những người mình muốn gặp, đăng ký những session mình muốn tham gia => một trong những ưu điểm nổi trội của EM software là networking hiệu quả hơn khi bạn có thể chủ động chọn lựa gặp ai, khi nào và ở đâu.
• Xem lịch trình event và tạo lịch trình riêng của mình => quản lý việc tham gia của mình hiệu quả hơn.
• Đánh giá activity/session, phản hồi về event ngay lập tức.
• Bản đồ tương tác để tìm tới các gian hàng hoặc phòng ban dễ dàng hơn trong cái mê cung hội chợ triễn lãm
• Tham gia thảo luận theo nhóm và đặt câu hỏi tương tác người tham gia.
• Có được sự trải nghiệm tự động hoá event, chủ động kết nối và tương tác hiệu quả.

(Tiện ích Event)

Nghe tới đây nghĩ sao mà cái này nó tiện dữ vậy, gì cũng có hết trơn hà, mắc mê hà? Rồi, giờ nghe này hết mê nà. Nhiều dịch vụ tiện ích như vậy nhưng tiền thì ko ít tí nào, chi phí cho 1 cái EM software này là từ $2,500 – $15,000 (~57 triệu – 345 triệu VND ) tuỳ chức năng bạn muốn sử dụng, càng nhiều thì càng mắc, vậy thôi. Hiện tại trên thị trường có hơn trăm phần mềm quản lý event. Nhưng những cái tên nổi bật thì có thể kể đến Cvent, Aventri, Bizzabo, Swapcard, EventMobi, Delegate Select, Eventcase, Whova, Brella, Converve, EventsAIR, Ungerboeck, Guidebook, vv…

 By #M.E.L