Kỹ năng gặp gỡ khách hàng tốt cho thấy được năng lực làm việc và độ chuyên nghiệp của bạn và công ty. Những kỹ năng này rất quan trọng, tuy nhiên đây lại là thử thách cho các bạn vừa chập chững vào nghề khi họ chưa có cơ hội được tiếp xúc và trải nghiệm thực tế. Song, tin tốt là các bạn hoàn toàn có thể thực hành và cải thiện chúng ngay bây giờ với 8 bí quyết hàng đầu cho các cuộc họp khách hàng sự kiện dưới đây.

1. Tạo kết nối với khách hàng.

Hãy tìm những điểm chung cá nhân, không cần phải chi tiết và riêng tư nhưng đủ tạo không gian cho một cuộc trò chuyện thú vị nhanh trước khi bạn bắt tay vào công việc. Bạn có thể nói về những tin tức về khách hàng mà bạn đã tìm hiểu trước cuộc họp, hoặc đơn giản hơn là nói về thời tiết, môi trường xung quanh hoặc bất kỳ sở thích chung nào mà bạn bắt gặp được. Khi đã “ice-breaking” tạo được sự kết nối, bạn có thể dễ dàng hơn để có được thiện cảm cho công việc chính của buổi họp.

Bạn có thể luyện tập kỹ năng này trong cuộc sống hàng ngày bằng cách trò chuyện với những người bạn mới xung quanh và thử nghiệm nhiều cách mở đầu cuộc trò chuyện khác nhau để xem cách họ phản ứng, ghi nhận và điều chỉnh phản ứng và lối giao tiếp của mình để tiến bộ.

2. Lắng nghe khách hàng một cách cẩn thận.

Bạn cần phải biết rõ ràng về các vấn đề của khách hàng như loại sự kiện nào, bao nhiêu người tham dự, những yêu cầu về nội dung và ngân sách dự kiến. Khi bạn xác định mục tiêu và mục tiêu của sự kiện, bạn có thể chuyển sang phần vô hình như cách khách hàng hy vọng sự kiện sẽ “cảm thấy” như thế nào: Một không gian trang trọng và đẳng cấp? Môi trường năng nổ dành cho giới kinh doanh? Một sự kiện thư giãn, nhẹ nhàng? Hay không khí tưng bừng lễ hội? 

Lắng nghe là một kỹ năng hoàn toàn cần thiết - và kỹ năng có thể được trau dồi cùng với sự nỗ lực của bạn. Có nhiều cách để bạn có thể học cách lắng nghe, như mời bạn bè hoặc gia đình đóng vai vào khách hàng để họ nói lên những mong muốn, yêu cầu của mình và nhiệm vụ của bạn là lắng nghe, cảm nhận nhiều hơn là nói.

3. Làm rõ các thắc mắc với khách hàng.

Bạn không cần phải đoán, đặc biệt nếu bạn chỉ mới bắt bước chân vào ngành sự kiện. Đừng lo lắng vì bạn sợ một nhà tổ chức sự kiện có kinh nghiệm hơn sẽ biết câu trả lời! Dù bạn là người mới hay một người làm sự kiện lâu năm, để có thể làm tốt, bạn sẽ luôn phải tích cực cố gắng khai thác nhiều nhất những thông tin để thấu hiểu được những nhu cầu của khách hàng. Cuối cùng, bạn và khách hàng đều có lợi mang lại những sản phẩm phù hợp với kỳ vọng.

Không khó để bạn thực hành điều này trong cuộc sống hàng ngày. Giao tiếp nhiều hơn, nghĩ nhiều hướng hơn để đặt nhiều câu hỏi hơn cho tất cả những thứ bạn đang làm. Nếu bạn cảm thấy mình là một người hiểu nhanh tất cả mọi thứ xung quanh bạn, bạn cần cân nhắc việc ra ngoài vùng an toàn của mình, suy nghĩ ở nhiều góc độ hơn để hiểu mọi thứ sâu sắc hơn. 

4. Trình bày lại những gì bạn nghe được.

Sau khi bạn nghĩ rằng bạn đã hiểu, hãy trình bày vắn tắt lại những suy nghĩ của mình "Vì vậy, theo những gì tôi nghe được là bạn muốn một sự kiện cảm thấy vừa sang trọng vừa vui vẻ?" Nếu bạn nghe thấy sự ngập ngừng từ khách hàng về bản tóm tắt của mình, hãy nghe lại những chia sẻ của họ và hỏi thêm một vài câu hỏi. Khi bạn nghĩ rằng mình đã hiểu, hãy trình bày lại cách hiểu mới của bạn.

Lắng nghe, yêu cầu sự rõ ràng và trình bày rõ sự hiểu biết của bạn là một bộ ba mạnh mẽ. Để luyện tập, không khó: sử dụng bộ ba này vào lần tới khi bạn cần đưa ra ý tưởng hoặc kế hoạch với bạn bè, đồng nghiệp hoặc gia đình. Lưu ý xem có một phần nào của kỹ thuật nghe / làm rõ / nói lại khiến bạn gặp rắc rối cụ thể hay không. Hiểu được mình thiếu ở đâu, hãy cải thiện điểm đó.

5. Đề xuất phương án bạn đã chuẩn bị.

Hãy tìm hiểu sơ lược về khách hàng và chuẩn bị một số ý tưởng của bạn trước khi bước vào cuộc họp. Một khi bạn hiểu khách hàng đang làm gì, bạn sẽ có được cách để giúp cải thiện một khía cạnh trong kế hoạch của họ. Ngay cả khi bạn chỉ mới bắt đầu vào làm sự kiện, bạn vẫn có những kinh nghiệm, ý tưởng và tư duy về các sự kiện mà khách hàng có thể không có.

Các điểm đặc biệt thường xuất hiện trong cuộc họp đầu tiên bao gồm các đề xuất về ý tưởng chủ đề, phong cách, địa điểm và các cách tối ưu hóa ngân sách để cải thiện trải nghiệm của người tham dự. Nếu có thể, hãy chuẩn bị trước những phương án đề xuất cho họ, đừng giữ bí mật cho đến khi khách hàng của bạn xác nhận lựa chọn của họ. Đầu tư tại cuộc họp đầu tiên có thể chứng minh dịch vụ của bạn có giá trị như thế nào.

6. Quan tâm đến lợi ích tốt nhất của khách hàng.

Một số khách hàng có thể không nhận ra rằng kỳ vọng của họ là không thực tế. Do đó, bạn cần là người chịu trách nhiệm phát hiện bất kỳ sự mất kết nối lớn nào và điều chỉnh các kỳ vọng của khách hàng với kiến thức và kinh nghiệm của mình và đồng đội tham dự cuộc họp. Tuy nhiên, bạn cũng cần đảm bảo những gì mình mang đến sẽ là tốt nhất có thể, gần nhất với những mong muốn mà khách hàng đặt ra.

Ở điểm này, điều bạn có thể làm là nghiên cứu thật nhiều về thị trường sự kiện tại nơi bạn đang hoạt động để cập nhật những phương án mới nhất, tốt nhất để có thể linh hoạt tư vấn ngay cho khách hàng tại buổi họp.

7. Giao tiếp thường xuyên, minh bạch và cẩn thận.

Kết thúc cuộc họp brief sự kiện không có nghĩa là bạn sẽ ngừng giao tiếp với khách hàng. Nhu cầu tạo ấn tượng tốt không kết thúc ở đó. Bạn cần phải thường xuyên liên lạc với khách hàng để hiểu thêm về sở thích của họ để có thể mang đến những ý tưởng phù hợp nhất Ngoài ra, khi bạn kết nối được với khách hàng, họ sẽ sẵn sàng mở lòng hơn để “gợi ý” những hướng đi mà họ đang mong muốn, điều này rất có lợi cho bạn trong quá trình đấu thầu. Thêm vào đó, hãy hỏi những phản hồi về sản phẩm của bạn một cách khéo léo trong các buổi họp trình bày ý tưởng để có thêm kinh nghiệm cho những vòng sau hoặc nếu như không thể hợp tác trong dịp này, bạn cũng có thể biết được góc nhìn của họ và cải thiện hơn cho những dự án sau.

Trong trường hợp bạn đã có được hợp đồng dự án, khách hàng luôn muốn biết được bạn đang bận rộn lên kế hoạch cho sự kiện quý giá của họ như thế nào, đã có được những gì, đến được những bước nào và trách nhiệm của họ cần phải làm gì. Do đó, ngoài việc giao tiếp thường xuyên, bạn cần một bảng lịch trình sự kiện với các bước chuẩn bị chi tiết và highlight những công việc và ngày tháng của cả bạn và khách hàng để cùng kết hợp suôn sẻ cho dự án. Bạn cần lưu ý cẩn thận khi trao đổi thông tin trong suốt những phần cập nhật của khách hàng để tránh thiếu hụt, sai sót dẫn đến nhiều vấn đề không đáng có trong quá trình hợp tác.

Bên cạnh đó, hãy làm rõ yêu cầu của khách hàng về việc cập nhật tình hình sự kiện. Khách hàng có thể mong đợi một bản cập nhật email hàng tuần không? Một cuộc họp hằng tuần? Nếu bạn là người linh hoạt, hãy để khách hàng chọn những gì họ cảm thấy thoải mái, nhưng cần thống nhất một cách rõ ràng.

8. Thống nhất các quy tắc làm việc trong quá trình hợp tác.

Bạn cần thống nhất kế hoạch liên lạc liên tục để giúp cả bạn và khách hàng hài lòng ngay từ những cuộc họp đầu tiên. Chính sách của khách hàng về việc phản hồi và confirm hạng mục là trong vòng 48 giờ liệu có ổn với bạn? Việc phải trả lời các tin nhắn đêm khuya có thoải mái với bạn và các thành viên trong team? Tiêu chuẩn của bạn là thông tin liên lạc nhận được sẽ được phản hồi trong vòng 2 giờ đồng hồ?…

Dù chính sách của bạn hay khách hàng là gì, hãy làm rõ ngay từ đầu để giảm bớt căng thẳng hoặc nhầm lẫn sau này.

Kết luận

Tất cả các kỹ năng chuyên môn trên — kết nối, thấu hiểu, chuẩn bị và thiết lập giao tiếp rõ ràng, thống nhất — vừa mang lại cho khách hàng cảm giác thoải mái và yên tâm khi làm việc với bạn vừa góp phần vào sự suôn sẻ khi hợp tác và thể hiện được sự chuyên nghiệp của bạn, công ty cũng như các sự kiện bạn lên kế hoạch.

Anh Hoang 

Nguồn: Social Tables