Event Staging: 8 tips để chuẩn bị một sân khấu hoàn hảo

Hầu hết các sự kiện, dù là sự kiện âm nhạc hay hội thảo, lễ khánh thành hay lễ ra mắt đều cần phải có sân khấu cho các hoạt động chính. Đặc biệt là các sự kiện có diễn giả, người biểu diễn,… thì sân khấu sẽ là khu vực mà mọi người tập trung vào nhất. Vì vậy việc dàn dựng sân khấu cho phù hợp, dễ quan sát là việc cần tính toán và chuẩn bị kỹ lưỡng nhất. Để setup được một sân khấu hoàn hảo nhất cho sự kiện, bạn hãy chú ý đến các điều sau:

1. Nhu cầu của diễn giả/người biểu diễn

Nội dung của sự kiện có ảnh hưởng trực tiếp đến thiết kế và quy mô sân khấu. Nếu người diễn giả/biểu diễn cần có những đạo cụ và không gian nhất định cho sân khấu, Eventer sẽ phải cân nhắc lựa chọn kích thước và sắp xếp sân khấu sao cho phù hợp nhất.

2. Chia bố cục vị trí khán giả và vị trí sân khấu

Layout ghế ngồi cho khán giả sẽ được bố trí tùy theo từng địa điểm và loại hình Event:

- Workshop, hội thảo: Vị trí ngồi của khán giả và khoảng cách đến sân khấu thường gần để tạo sự gần gũi, dễ tương tác với khán giả trong chương trình.

- Hội nghị, những chương trình indoor: thông thường, hàng đầu ghế ngồi sẽ cách sân khấu 3-4m để các khách VIP có tầm nhìn sân khấu ổn nhất, các hàng ghế còn lại tùy thuộc vào địa điểm và số lượng khách để sắp xếp cho phù hợp.

- Event âm nhạc, giải trí, outdoor: tùy theo địa hình, quy mô, ban tổ chức sẽ bố trí khu vực khán giả sát sân khấu nhất có thể để họ được thoải mái “bung xoã”, nhìn ngắm idol… và chỉ chừa khoảng 1-2m để đặt các thiết bị, hiệu ứng và lối đi cho ekip.

Vật cản tầm nhìn:

- Thường thì yếu tố này phụ thuộc rất lớn vào kinh phí tổ chức của sự kiện. Nếu sự kiện của bạn có Budget thấp thì khó tránh khỏi việc sẽ có những vị trí khán giả bị vướng tầm nhìn bởi vật cản, vậy nên hãy cố gắng sắp xếp và xử lý sân khấu để vẫn đáp ứng cho yêu cầu trình diễn và đảm bảo yếu tố thẩm mỹ, ít ảnh hưởng đến tầm nhìn của khán giả . 

- Ngoài ra số lượng khán giả cũng sẽ có ảnh hưởng đến tầm nhìn sân khấu. Bởi vì nếu số lượng khách tham dự lớn thì việc phân bố vị trí khu vực khán đài sẽ có ngồi xa, ngồi xéo là việc chắc chắn sẽ xảy ra, lúc này việc lắp thêm màn hình LED live và loa delay là cần thiết.

Về chọn vị trí đặt sân khấu, cần đảm bảo một số yêu cầu sau:

- Có không gian để setup các thiết bị kĩ thuật: trụ đèn, loa, LED…

- Có khoảng trống an toàn thuận tiện cho việc lấy nguồn điện và đi đường dây điện,

- Có không gian đủ rộng và thuận tiện cho hậu đài di chuyển qua lại.

- Vị trí đặt cần cân nhắc phù hợp nhất trong việc cân đối Layout chung của sự kiện

- Với những địa điểm tổ chức đặc biệt như sân vận động, quảng trường:

+ Hạn chế tối đa việc vướng nhiều vật cản, tầm nhìn của người tham dự khi hướng đến sân khấu

+ Tránh bị ảnh hưởng bởi môi trường xung quanh như: đèn đường, nhà dân...

+ Với các sân vận động có mái vòm thì chọn đặt vị trí sân khấu để không bị ảnh hưởng đến âm thanh...

3. Sân khấu phải là điểm nhấn trung tâm của sự kiện

Các khu vực như quầy đồ ăn, đồ uống,.. phải được đặt ở bên cạnh, phía sau hoặc ở một khu vực khác vị trí khán giả, điều này giúp cho khán giả có thể tập trung vào tiết mục trên sân khấu. Ngoài ra, tuỳ thuộc vào ý tưởng của sự kiện đó, nếu phù hợp thì bạn cũng có thể cân nhắc việc thiết kế thêm hai bên cánh sân khấu/ sân khấu phụ để quy mô sân khấu hoành tráng hơn, từ đó thu hút ánh nhìn của khán giả hơn.

4. Kích cỡ sân khấu

Kích cỡ sân khấu phải phù hợp với quy mô chương trình và số lượng khán giả.

- Với những chương trình cần đầu tư về sân khấu thì việc thiết kế một sân khấu lớn là cần thiết, việc này làm cho chương trình hoành tráng, ấn tượng hơn, tạo nên ấn tượng vượt bậc đối với người xem.

- Với những chương trình quy mô vừa và nhỏ thì sân khấu chỉ cần được thiết kế để đáp ứng đủ yếu tố nghe nhìn và các yêu cầu trình diễn nếu có là đã đạt tiêu chuẩn.

- Nếu số lượng khán giả nhiều và cần sân khấu lớn nhưng chi phí không đủ đáp ứng thì có thể xử lý bằng cách làm sân khấu nhỏ, lắp thêm LED live và loa delay cho những người ở xa hơn có thể xem và nghe rõ những hoạt động đang diễn ra trên sân khấu.

5. Sắp xếp các thiết bị sân khấu

Một sân khấu cho các buổi biểu diễn thông thường sẽ yêu cầu có rất nhiều thiết bị tạo hiệu ứng trình diễn:

- Đối với những sự kiện trong nhà: trên sân khấu thường chỉ có màn hình LED, đèn và một số các hạng mục trang trí như diecut, họa tiết hoa lá theo chủ đề... tùy theo quy mô và nội dung chương trình. Ngoài ra, loa và hệ thống đèn lớn sẽ được treo trên hệ thống truss của sân khấu trong một số sự kiện.

- Với các hạng mục treo trong nhà sẽ tùy vào địa điểm sự kiện có hệ thống treo hay không, tải trọng như thế nào... Trong trường hợp không có, bạn cần phải dựng hệ thống truss treo riêng phù hợp với ý tưởng đã xây dựng.

- Với những sự kiện âm nhạc quy mô lớn sẽ có nhiều hạng mục hơn: loa, đèn, màn hình LED, led matrix, pháo hoa…cùng rất nhiều các thiết bị khác.

Tất cả những vật dụng đã được đề cập phía trên cần được đảm bảo các yêu cầu: phù hợp theo concept, tạo ấn tượng cho người xem; không chiếm không gian của các hoạt động trên sân khấu; được sắp xếp phù hợp, đảm bảo yếu tố thẩm mỹ và quan trọng là đáp ứng được kinh phí chương trình.

6. Phối hợp với đội chuẩn bị thiết bị âm thanh ánh sáng 

Có thể thấy việc sắp xếp các thiết bị âm thanh ánh sáng cho sân khấu là vô cùng quan trọng. Eventer nên phối hợp với đội ngũ hoặc đối tác về ATAS từ những bước đầu tiên của việc chuẩn bị cho sự kiện. Bằng cách này, bạn sẽ không bị bỏ qua những chi tiết quan trọng về sắp xếp, lựa chọn thiết bị phù hợp và đảm bảo được tính thực tế cho ngân sách sự kiện.

7. Chuẩn bị cho những vấn đề bất ngờ về sân khấu

Kế hoạch lập ra là để đề phòng những rủi ro và trong việc chuẩn bị sân khấu cũng cần kế hoạch cho các vấn đề phát sinh đột xuất. Trong tình huống phát sinh vấn đề, cần xem xét rõ tình hình cụ thể, các biện pháp giải quyết đưa ra có đủ khả thi, đủ thời gian thực hiện hay có cách nào để thay thế hay không. Một số cách để bạn kéo dài thêm thời gian để xử lý tình trạng sân khấu như: Để MC kéo dài thời gian, đưa các tiết mục dự trù để hoạt náo khán giả hoặc nếu vẫn chưa thể bắt đầu mà thời gian đã quá lâu thì có thể voice off thông báo và xin lỗi khán giả (tuy nhiên không ai muốn tình huống này diễn ra).

8. Thời gian setup và tổng duyệt sân khấu

Eventers cần chú ý tính toán đủ thời gian để ekip sự kiện setup sân khấu và cả thời gian tổng duyệt cho sự kiện. Mục đích là để tối ưu nguồn lực và xem xét liệu có vấn đề phát sinh nào có thể xảy ra không. Việc vận hành trước và kiểm tra kỹ từng chi tiết kỹ thuật trong khâu dàn dựng sân khấu chính là loại “bảo hiểm” an toàn và rẻ nhất cho sự kiện.

Kết luận

Trên đây là các tips quan trọng cho việc setup sân khấu sự kiện. Stage!VietNam hy vọng chúng phù hợp và giúp ích được cho sự kiện sắp tới của bạn. 

Biên tập: Kiều Quyên 

Nguồn: Tổng hợp