Event Planner là một công việc đầy thử thách và nặng nề. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ và các công cụ hỗ trợ, các Event Planner có thể tận dụng những lợi ích không ngờ để giảm bớt áp lực và nâng cao hiệu quả công việc của mình. Những công cụ dưới đây sẽ hỗ trợ một phần công việc lập kế hoạch sự kiện.

Event Planner là gì? 

Người lập kế hoạch sự kiện đảm nhiệm các công việc quan trọng như lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện nhiều sự kiện. Họ cần có kỹ năng quản lý toàn diện của một sự kiện, từ phát triển ý tưởng và lập ngân sách đến điều phối nhà cung cấp, quản lý khách và hậu cần. 

Người lập kế hoạch sự kiện làm việc chặt chẽ với khách hàng để hiểu tầm nhìn và mục tiêu của họ cho sự kiện, sau đó sử dụng chuyên môn và nguồn lực của mình để biến tầm nhìn đó thành hiện thực. Mục tiêu cuối cùng của người lập kế hoạch sự kiện là đảm bảo sự kiện được tổ chức thành công và tạo ra trải nghiệm sự kiện liền mạch và đáng nhớ cho tất cả những người tham dự.

Quản lý dự án

Trello, Asana hoặc Basecamp, có thể giúp người lập kế hoạch sự kiện theo dõi nhiệm vụ và thời hạn, phân công trách nhiệm và giám sát tiến độ trong thời gian thực. Với những công cụ này, người lập kế hoạch sự kiện có thể đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh của quy trình lập kế hoạch sự kiện đang đi đúng hướng và diễn ra suôn sẻ.

Quản lý sự kiện

Nhà hoạch định kế hoạch sử dụng Eventbrite hoặc Cvent để có thể quản lý mọi thứ từ đăng ký đến bán vé. Từ đó, Event Planner sẽ dễ dàng tổ chức và quản lý danh sách khách mời, theo dõi sự tham dự cũng như gửi email và khảo sát tiếp theo. 

Quản lý mạng xã hội

Hootsuite, Buffer quản lý nhiều tài khoản mạng xã hội, lên lịch đăng bài trước và theo dõi hoạt động của mạng xã hội trong và sau sự kiện. Bằng cách quản lý hiệu quả phương tiện truyền thông xã hội, các nhà hoạch định sự kiện có thể tăng mức độ tương tác, tạo tiếng vang và quảng bá sự kiện tới nhiều đối tượng hơn.

Quản lý ngân sách

Giúp người lập kế hoạch sự kiện theo dõi chi phí, tạo hóa đơn và quản lý ngân sách hiệu quả hơn bằng cách sử dụng phần mềm quản lý ngân sách như QuickBooks hoặc Xero. Những công cụ này có thể giúp người lập kế hoạch sự kiện duy trì trong phạm vi ngân sách, đưa ra quyết định tài chính tốt hơn và giảm thiểu rủi ro bội chi.

Kết luận

Tóm lại, những công cụ trên có thể giúp những nhà hoạch định sự kiện quản lý những khía cạnh của quy trình lập kế hoạch một cách hiệu quả. Sử dụng những công cụ này sẽ giúp hợp lý hoá quy trình làm việc, tăng hiệu quả công việc và mang đến một sự kiện thành công hơn.

Viết bởi: Phương Thảo