Event planner được hiểu là người giải quyết những mục đích, thông điệp và yêu cầu mà khách hàng mong muốn, họ lên kế hoạch và quản lý tiến độ cho toàn bộ sự kiện. Trong một vài sự kiện thì event planner còn được xem như người quản lý dự án (project manager). Công việc của họ đòi hỏi thời gian lẫn chất xám để có thể tổ chức những bữa tiệc thu hút và hay nhất có thể. Và để thành công, các nhà lập kế hoạch sự kiện nhất thiết phải sở hữu nhiều kỹ năng khác nhau. Dưới đây là những kỹ năng mỗi event planner cần trang bị để tiến xa hơn trong nghề tổ chức sự kiện:

BẠN CẦN LÀM GÌ?

Dưới đây là một số kỹ năng bạn cần thiết để trở thành một nhà lập kế hoạch sự kiện tuyệt vời mà bạn có thể trau dồi:

1. Tinh thần làm chủ

Các nhà tổ chức sự kiện xuất thân từ nhiều con đường và lĩnh vực khác nhau. Một số học theo con đường giáo dục từ trường đại học, những người khác học hỏi từ sự cố vấn và kinh nghiệm thực tế, và đôi khi cả hai. Dù có tỏa sáng với nó hay không, thì tinh thần làm chủ là điều cần thiết và có lẽ là quan trọng nhất trong các kỹ năng để trở thành một người tổ chức sự kiện.

Tinh thần làm chủ với tư cách là một event planner là năng lực, sự xông xáo và khả năng tự tạo động lực cho mình. Điều này có nghĩa là đôi khi bạn phải ngủ trong 4 giờ, đối phó với sự cố hủy của nhà cung cấp vào phút chót, trục trặc công nghệ hoặc khách mời đến muộn… và vẫn thức dậy mỗi ngày và yêu thích nó.

Bên cạnh sức mạnh tinh thần, Event Planner cần nắm vững những kỹ năng tự chủ này để có thể đánh bại đối thủ cạnh tranh của bạn:

• Khả năng diễn đạt bằng ngôn ngữ viết và nói
• Tổ chức và quản lý thời gian
• Quản lý dự án và làm nhiều nhiệm vụ cùng lúc
• Làm việc cá nhân và làm việc nhóm
• Chú trọng chi tiết nhỏ và deadline
• Bình tĩnh dưới áp lực lớn
• Đàm phán
• Quản lý ngân sách
• Quản lý nhân viên
• Marketing và quan hệ công chúng
• Kỹ năng giao tiếp với tất cả các cấp quản lý

Đây là những phẩm chất quan trọng của một người lập kế hoạch và thường được yêu cầu khi là một nhà tổ chức sự kiện. 

2. Tổ chức

Đây là một yếu tố vô cùng quan trọng vì nếu bạn không có cái nhìn tổng quan, nhìn xa trông rộng, lường trước rủi ro và bao quát mọi vấn đề thì sẽ rất khó để làm nên một event thành công. Bạn phải như một CEO vậy, cần biết cách để quản lý con người, cơ sở vật chất, chi phí tổ chức, doanh thu…nhưng cũng đồng thời phải nắm chi tiết từng vấn đề nhỏ trong từng mảng để đảm bảo mọi thứ vận hành một cách trơn tru. 

Là một good planner bạn phải là người vừa có tầm nhìn lại vừa là người nhạy bén và tỉ mẩn.

Nguồn: Lean Compliance

3. Giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là hết sức cần thiết đối với một event planner. Trong công việc, việc truyền thông sai có thể dẫn đến nhiều vấn đề cho cả người lập kế hoạch sự kiện và khách hàng, và một sự hiểu lầm đơn giản có thể dẫn đến sai lầm nghiêm trọng. Việc lắng nghe là rất cần thiết để bạn có thể nắm được yêu cầu của khách hàng.

Không chỉ riêng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, kỹ năng giao tiếp rất cần thiết trong nhiều ngành nghề. Khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, nếu người event planner không diễn đạt đúng ý muốn của mình thì có thể gây ra hiểu lầm không đáng có. Do vậy giao tiếp ở một người event planner đòi hỏi tính xã hội rất cao, với khả năng giao tiếp tốt giúp bạn truyền đạt và nắm bắt thông tin hiệu quả từ đó dẫn đến một bản kế hoạch hoàn hảo khi phải trình bày ý tưởng trong kịch bản với team của mình và các lãnh đạo

Nguồn: tameday

4. Sáng tạo

Với sức cạnh tranh ngày càng khốc liệt của ngành Sự kiện tại Việt Nam, việc phải tạo ra một sự kiện “unique” và đầy đủ yếu tố sáng tạo trong hàng chục, hàng trăm sự kiện mỗi năm đã tạo nên áp lực vô hình không nhỏ cho người làm sự kiện. Vì vậy với một người lập kế hoạch cho sự kiện bạn phải luôn để đầu óc bay bổng để “think outside the box”, không ngừng trau dồi khả năng sáng tạo và học hỏi những tư duy cũng như ý tưởng từ các sự kiện gây tiếng vang.

Bạn cần sử dụng sự sáng tạo của mình để mang lại một hơi thở mới cho chương trình. Sự sáng tạo được xem là nòng cốt của một sự kiện. Mỗi sự kiện lại có concept khác nhau, các event planner cần phải tìm nguồn cảm hứng và suy nghĩ rất nhiều ý tưởng để có thể biến hóa, thay đổi cho từng sự kiện, để biến nó trở nên khác biệt nhất và thu hút nhiều người tham gia nhất.

Nguồn: ADCacdemy

Sáng tạo là một kỹ năng có thể học được và phát triển theo thời gian. Điều cốt lõi duy nhất là niềm tin về bản thân rằng mình là một người sáng tạo và sẵn sàng luyện tập các phương pháp mọi lúc mọi nơi. Bạn có thể tìm nguồn cảm hứng từ các trang web/ blog, sách, tạp chí,… pha trộn và làm mới chúng theo cách riêng của mình.

5. Tạo một 'Dream Team'

Có một “team chuẩn” chính là phép màu cho mọi sự kiện. Hãy luôn đảm bảo bạn có những đồng đội thực sự xung quanh mình – những con người chuyên tâm, sáng tạo và có chung niềm đam mê công việc với bạn. Họ cần chia sẻ được với bạn về tầm nhìn và giá trị của công việc trong khi đảm trách những đầu việc khác nhau, góp phần gia tăng hiệu quả công việc.

Nếu muốn tiến xa hơn trong nghề, hãy đảm bảo bạn có những cộng sự đúng nghĩa. Hãy đầu tư cho mối quan hệ với họ, luôn giữ cho team có được tinh thần học hỏi và sự gắn kết trong quá trình làm việc. Nếu các bạn không làm việc cùng một nơi, hãy thể hiện cho các cộng sự biết họ quan trọng với bạn như thế nào và giữ họ ở bên cạnh mình.

Nguồn: Boston

Nghề sự kiện luôn luôn biến đổi và người Event Planner tốt nhất sẽ luôn hiểu rằng họ là một phần của đội nhóm, họ tin tưởng vào quan điểm “Teamwork makes Dreamwork”.

Để là một người lập kế hoạch sự kiện giỏi thì bạn phải có tư duy làm chủ công việc, biết cách tổ chức dẫn dắt mọi hoạt động của các bộ phận, truyền tải trình bày thông điệp đến người người nghe, tạo ra những ý tưởng độc lạ và cùng đồng đội thực hiện bức tranh do chính bạn phác họa ra. 

Những người mà theo đuổi nghề tổ chức sự kiện hay event planner thường đến từ rất nhiều chuyên môn và ngành nghề đào tạo khác nhau, Event Planner như một kim chỉ nam của Nhà tổ chức sự kiện. Hãy chắc chắn rằng bạn đã chuẩn bị cho mình được 05 kỹ năng trên để có thể tạo ra một sự kiện thành công vang dội. 

Tranvo

Nguồn: Tổng hợp