Hiện nay, để tổ chức một chương trình sự kiện, chúng ta cần phải được cấp phép từ các cơ quan chính quyền có liên quan tùy theo từng loại hình sự kiện
Những sự kiện, chương trình phổ biến hiện nay cần xin giấy phép như: buổi họp báo, chương trình biểu diễn thời trang, cuộc thi sắc đẹp, chương trình ca nhạc, sự kiện quảng bá sản phẩm,… Đối với những sự kiện cá nhân nhỏ như tiệc sinh nhật, tiệc đầy tháng, buổi họp liên hoan,… cá nhân, tổ chức không phải xin giấy phép.
1. CÁC CẤP QUYỀN HẠN TRONG VIỆC CẤP PHÉP TỔ CHỨC SỰ KIỆN:
a. Bộ / Sở thông tin truyền thông
- Họp báo / tuyên truyền / công bố
- Hoạt động có hình thức khuyến mãi
- Người nước ngoài phát biểu trong sự kiện
b. Bộ / Ban chỉ huy quân sự / Bộ tư lệnh công binh / Tổng Cục (Cục) An ninh
- Bất cứ vật thể bay hoặc vật thể bay có điều khiển từ xa / đèn trời / Khinh khí cầu…
- Pháo hoa
- VIP chính phủ có mặt trong sự kiện
c. Sở văn hóa – thể thao du lịch
- Cấp phép hầu hết các loại hình sự kiện ca nhạc, giải trí, liveshow, lễ khai trương, khánh thành, tiệc cuối năm, kỷ niệm thành lập công ty… ở địa phương, tỉnh thành
d. Trung tâm bảo vệ quyền tác giả âm nhạc Việt Nam
- Tham gia trong quá trình cấp giấy phép cho sự kiện có sử dụng ca khúc do nhạc sĩ sáng tác & có đăng ký bản quyền
e. Quyền hạn cấp phép cục bộ tại nơi diễn ra sự kiện
- Chợ truyền thống – hỏi ban quản lý
- Trường – hỏi hiệu trưởng
- Kênh Horeca (Hotel, Restaurant, Office building…) – hỏi chủ sở hữu
f. Trật Tự An Toàn Đô Thị
- Các hoạt động đường phố mang tính chất kết nối thành đoàn
- Tụ tập đông người
- Hoạt động neo đậu, tập trung bằng các phương tiện xe, otô, tàu…
2. HỒ SƠ XIN CẤP GIẤY PHÉP TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo cơ bản gồm:
- Văn bản pháp lý xác nhận tư cách pháp lý của cơ quan, tổ chức thực hiện sự kiện, hội thảo, cụ thể: Nếu đối tượng thực hiện việc nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo là doanh nghiệp thì phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Quyết định thành lập doanh nghiệp. Nếu là tổ chức thì đối tượng xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo phải cung cấp bản sao Giấy chứng nhận thành lập.
- Đơn xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo.
- Bản sao các giấy tờ tài liệu về nội dung của sự kiện (kịch bản, danh sách người tham gia biểu diễn, bộ sưu tập, tác phẩm…) hoặc đề án, kế hoạch tổ chức hội thảo…
- Bản sao các giấy tờ liên quan đến địa điểm tổ chức, Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện, hội thảo (nếu có).
Trên cơ sở những thành phần hồ sơ cơ bản nêu trên, với mỗi một lĩnh vực thuộc một cơ quan quản lý chuyên môn khác nhau thì hồ sơ sẽ được bổ sung thêm các loại giấy tờ phù hợp khác:
Ví dụ hồ sơ theo một số loại hình sự kiện chi tiết như sau:
a. Tổ chức họp báo:
- Đơn xin phép tổ chức họp báo;
- Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp hoặc đơn vị tổ chức (02 bản sao chứng thực);
- Tài liệu về nội dung, mục đích họp báo, giấy phép biểu diễn, quà tặng khuyến mãi…).
- Thời gian cấp: 1 ngày (không kể ngày nghỉ).
Mẫu giấy phép xin tổ chức họp báo
b. Tổ chức buổi biểu diễn ca nhạc
- Đơn xin phép tổ chức biểu diễn ca nhạc: nêu rõ thời gian, địa điểm, nội dung buổi biểu diễn, có tổ chức bán vé không;
- Bản sao công chứng giấy phép hoạt động;
- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức;
- Bản ghi lời bài hát;
- Tài liên quan đến quyền tác giả, quyền của chủ sở hữu tác phẩm biểu diễn.
- Thời gian cấp: 7 ngày (không kể ngày nghỉ).
c. Tổ chức trình diễn thời trang
- Giấy phép xin tổ chức trình diễn thời trang;
- Danh sách người mẫu, nhà thiết kế;
- Hình mẫu trang phục sẽ trình diễn;
- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức buổi trình diễn;
- Tổ chức phúc khảo được tổ chức trước ít nhất 5 ngày trước khi tổ chức trình diễn thời trang.
d. Tổ chức buổi triển lãm
- Đơn đề nghị nêu rõ địa điểm, thời gian, nội dung tổ chức buổi triển lãm;
- Danh mục tác phẩm được triển lãm: chất liệu, nội dung, kích thường…
- Danh mục tác giả thực của tác phẩm được triển lãm;
- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức;
- Mẫu giấy mời khách mời tham dự buổi triển lãm.
Mẫu giấy phép xin tổ chức họp báo
3. CÁC BƯỚC XIN GIẤY PHÉP
Bước 1: Chuẩn bị bộ đủ hồ sơ hoàn thiện, đầy đủ các giấy tờ theo quy định pháp luật và phù hợp với từng loại sự kiện cụ thể.
Bước 2: Nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền
Các bạn tiến hành lựa chọn nộp hồ sơ theo một trong các phương thức sau:
Nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền.
Nộp qua đường bưu điện (tùy từng cơ quan có thể áp dụng thực hiện phương thức này).
Nộp qua internet (tùy từng cơ quan có thể áp dụng thực hiện phương thức này).
Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền xem xét và thẩm định nội dung hồ sơ
Trong trường hợp cần thiết, cơ quan có thể quyền sẽ yêu cầu duyệt sự kiện, chương trình hoặc xin ý kiến của cơ quan ban ngành có liên quan khác.
Trong trường hợp cần thiết, cơ quan có thẩm quyền sẽ yêu cầu duyệt chương trình, hoặc lấy ý kiến của các cơ quan ban ngành liên quan khác.
Bước 4: Nhận kết quả nộp hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện
Đến ngày hẹn trả kết quả thủ tục hành chính, các bạn sẽ lên cơ quan có thẩm quyền để nhận kết quả là Giấy phép tổ chức sự kiện.
Trường hợp hồ sơ không hợp lệ hoặc không đủ điều kiện cấp phép, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra thông báo bằng văn bản đến người nộp hồ sơ.
4. MỘT SỐ LƯU Ý KHI XIN GIẤY PHÉP TỔ CHỨC SỰ KIỆN
- Cá nhân, tổ chức sẽ phải nộp hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện trước ít nhất 10 ngày diễn ra sự kiện. Đối với buổi trình diễn thời trang, cuộc thi sắc đẹp,… các sự kiện, chương trình mà cơ quan nhà nước cần duyệt phác thảo, đơn vị tổ chức cần nộp hồ sơ trước ít nhất 30 ngày.
- Trong qua trình làm hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện có thể xảy ra những tình huống không lường trước được như phải điều chỉnh lại nội dung, bổ sung thêm giấy tờ cần thiết… Vì vậy không nên để sát ngày tổ chức sự kiện mới tiến hành xin giấy phép.
- Tùy thuộc vào hồ sơ xin cấp phép, các cơ quan thẩm quyền cần có thời gian xem xét và phê duyệt hồ sơ, chưa kể các ngày nghỉ, lễ nên cần tim hiểu kỹ càng để dự tính thời gian nộp và nhận giấy phép cho chính xác.
- Trước khi nộp hồ sơ, cá nhân, tổ chức nên đến cơ quan có thẩm quyền để được hướng dẫn về hồ sơ, điều kiện tổ chức sự kiện của mình
Hy vọng với những kiến thức chia sẽ trên, bạn sẽ có được cái nhìn cơ bản về việc cấp phép cho các loại hình sự kiện
Tổng hợp và biên soạn: Lương Nguyễn
Operations Supervisor – VEG – Vietnam Event Group
