Cùng khám phá cách lập kế hoạch tổ chức lễ hội tốt nhất cho khách hàng của bạn với hướng dẫn đơn giản này. Thêm vào đó, tìm hiểu những cách sáng tạo để đưa tầm nhìn của khách hàng vào sự kiện thực tế, lập checklist kiểm tra cho các lễ hội âm nhạc của riêng bạn nhé!

Cách lập kế hoạch tổ chức lễ hội trong 11 bước đơn giản

Thực hiện theo các bước dưới đây để tổ chức lễ hội âm nhạc một cách dễ dàng hơn và gây ấn tượng hơn với khách hàng của bạn.

1. Tạo mục tiêu cụ thể và chọn KPI phù hợp với khách hàng của bạn để lên kế hoạch cho lễ hội tốt nhất có thể.

Hãy hỏi khách hàng của bạn những câu hỏi sau tại cuộc họp khởi động của để có được bức tranh rõ ràng về tầm nhìn lễ hội của họ:

• Ba lễ hội nổi bật và giống nhất với sự kiện lý tưởng của bạn là gì? Bạn yêu thích điều gì ở những lễ hội đó và muốn đưa vào thiết kế của riêng mình? Điều gì bạn không thích ở những lễ hội đó và muốn tránh xa?
• Sau khi những người tham dự của bạn trở về từ lễ hội, hai điều chính mà bạn muốn họ kể về sự kiện của bạn với bạn bè, người thân là gì?
• Tại sao công ty của bạn lại mong muốn tổ chức một lễ hội thay vì một loại sự kiện khác? Tại sao lại phải làm điều đó ngay bây giờ thay vì trong tương lai?

Sau đó, xác định các KPI tốt nhất cho mục tiêu bán vé và trải nghiệm của người tham dự. Bắt đầu với một hoặc nhiều KPI lễ hội âm nhạc hiệu quả sau:

• Chọn mức độ tương tác trên mạng xã hội cho KPI lễ hội âm nhạc của bạn nếu khách hàng của bạn muốn tăng mức ảnh hưởng trên mạng xã hội và SEO của họ.
• Lấy doanh số bán vé làm KPI chính của bạn để giúp khách hàng tăng doanh thu của họ.
• Chọn tổng số tương tác trên mạng xã hội và các nhóm cộng đồng làm KPI chính để đạt được mục tiêu là tăng mối quan hệ với khách hàng lâu dài.

2. Xác định đối tượng của bạn và lên kế hoạch tổ chức lễ hội tốt nhất cho họ.

Hãy yêu cầu khách hàng của bạn cung cấp bất kỳ tài liệu nào họ có về đối tượng mục tiêu tham dự chính mà họ đang hình dung và phác họa chân dung những người này để bắt tay vào nghiên cứu cho các hoạt động trong sự kiện. Ngoài ra, hãy phân tích lượt theo dõi trên mạng xã hội hiện có của khách hàng để giúp họ lựa chọn một nhân vật mục tiêu cho lễ hội. Xây dựng hành trình trải nghiệm trong chương trình của bạn với những chủ đề thú vị, mới lạ đúng với sở thích của những người dành sự ủng hộ của họ cho thương hiệu/sản phẩm của khách hàng nhằm đảm bảo sự tham gia đông đảo cho sự kiện của bạn.

3. Hiểu các hạn chế về ngân sách.

Lựa chọn những phương thức tiết kiệm ngân sách hiện có của khách hàng của bạn mà không làm giảm chất lượng sự kiện:

• Chọn các sự kiện diễn ra trong một ngày thay vì toàn bộ các ngày cuối tuần lễ hội nếu đây là lần đầu tiên họ tổ chức.
• Ưu tiên lựa chọn dàn nghệ sĩ tham gia trình diễn mới ra mắt, các nghệ sĩ trẻ đang phát triển kết hợp với số ít các nghệ sĩ có danh tiếng để tiết kiệm ngân sách.
• Cắt giảm chi phí Marketing truyền thống như in ấn, đại sứ thương hiệu… bằng hình thức thử nghiệm các quảng cáo chiến lược chạm đến khách hàng mục tiêu và xây dựng cộng đồng trực tuyến với những content trendy và thu hút trên các mạng xã hội.
• Đầu tư vào nâng cao trải nghiệm của khách tham dự bằng những hoạt động với chủ đề hấp dẫn, thân thiện với môi trường và thiên nhiên thay vì sử dụng các công nghệ với chi phí cao.
• Liên kết với các nhà cung cấp để nhân về những mức giá ưu đãi.

4. Lập lịch trình sự kiện cho lễ hội của bạn.

Thiết lập timeline sự kiện của bạn với những đầu việc chi tiết cần thiết. Một số mốc thời gian tương đối để bạn tham khảo như:

• Bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện và lựa chọn ngày tổ chức trước khoảng sáu tháng hoặc hơn.
• Bảo mật các mục hình ảnh lớn như mục tiêu lễ hội, chủ đề và nghệ sĩ trong vòng ba đến sáu tháng.
• Lựa chọn và kí kết hợp đồng với các nhà cung cấp, giấy phép và các hoạt động bổ sung sau một đến ba tháng.
• Hoàn thiện các kế hoạch set-up, nhân sự và vận hành khoảng 2 tháng trước sự kiện.
• Hoàn tất các phần sản xuất về nội dung (visual clip trình chiếu, các phần trình diễn, các hoạt động diễn ra trong lễ hội…), phần cứng và các thiết bị kỹ thuật trong khoảng 1 tuần.

5. Tìm kiếm thêm các nhà tài trợ lễ hội.

Bắt đầu với các nhà tài trợ sự kiện mà khách hàng của bạn đã có mối quan hệ. Email đến những thương hiệu mà khán giả mục tiêu của bạn đã biết và yêu thích với gói tài trợ bao gồm những lợi ích cụ thể, có giá trị cao mà họ sẽ nhận được nếu hợp tác với lễ hội của bạn. Ngoài ra, sử dụng các hình thức khuyến khích phổ biến như tài trợ cho F&B, tài trợ địa điểm, thiết bị… cũng là một hướng thu hút nhận được nhiều phản hồi tích cực.

6. Tìm địa điểm hoàn hảo.

Nghiên cứu các lễ hội tương tự và các sự kiện liên quan đã diễn ra trong khu vực của bạn trong hai năm qua để xem họ thường xuyên đến những địa điểm nào, rất có thể khán giả mục tiêu của bạn có thể đã biết và yêu thích những không gian đó. Thêm vào đó, hãy tìm hiểu những option địa điểm mới được xây dựng với cơ sở vật chất hiện đại nhưng giá thành lại phải chăng.

Tiếp theo, khảo sát tại chỗ tại hai hoặc ba địa điểm hàng đầu của bạn. Xem xét chi phí, công suất, vị trí, trang trí, cách bố trí và thiết bị ATAS có sẵn (nếu có). Đo đạc, chụp nhiều hình ảnh để tham khảo và hỏi nhân viên địa điểm xem họ có sẵn sàng để hướng dẫn bạn cách các lễ hội thường được thực hiện trong không gian này không. Ngoài ra, hãy xem xét các lựa chọn bãi đậu xe cho nhân viên và người tham dự cộng với khu vực tải vào và tải ra các thiết bị cho sự kiện của bạn.

7. Có được giấy phép và bảo hiểm phù hợp.

Nghiên cứu các yêu cầu về giấy phép của các thành phố vì có thể sự kiện của bạn sẽ đi đến nhiều nơi hơn một suốt mội chuỗi hoạt động. Luôn luôn tham khảo ý kiến ​​luật sư hoặc các nhà tư vấn chuyên nghiệp trước khi mua bảo hiểm sự kiện. Lên kế hoạch mua bảo hiểm bao gồm các sự cố liên quan đến thời tiết cho lễ hội âm nhạc ngoài trời và bất kỳ thương tích nào có thể xảy ra tại chỗ cho người tham dự, nhân viên hoặc người biểu diễn.

8. Lập chiến lược quảng bá sự kiện và bán vé hiệu quả và sáng tạo.

Ưu tiên các hoạt động digital marketing hơn các phương thức truyền thống, nó tiết kiệm chi phí, dễ đo lường hơn và dễ dàng nhận được phản hồi thực tế từ khán giả.

Ngoài các hoạt động truyền thông online như mạng xã hội, website (hoặc landing page)…, điều chỉnh chiến lược tiếp cận của bạn đến các nhóm cộng đồng trực tuyến nơi khách tham dự mục tiêu của bạn thường xuyên hoạt động. Thêm vào đó, liên kết và đặt quảng cáo ở những kênh/fanpage yêu thích của khách hàng để thu hút khán giả trẻ qua chiến lược content marketing. Ngoài ra, quảng cáo chéo trên các kênh online của khách hàng, nhà tài trợ cũng là một phương pháp mở rộng phạm vi ảnh hưởng cho sự kiện của bạn.

9. Thuê nhà cung cấp và ekip thực hiện sự kiện.

Tìm những nhà cung cấp đã từng hợp tác và có mối quan hệ tốt với bạn để thu về mức giá ổn so với thị trường. Tham khảo ý kiến ​​của họ của bạn để bổ sung những thiết bị phù hợp với địa điểm và cho từng thể loại lễ hội (như lễ hội văn hóa, ẩm thực, âm nhạc…). Thêm vào đó, yêu cầu những người biểu diễn cung cấp danh sách các thiết bị bổ sung mà họ cần cho buổi biểu diễn – tuy nhiên đối với nhiều nghệ sĩ họ sẵn sàng mang theo hầu hết các thiết bị của riêng mình và chỉ cần truy cập vào hệ thống chung của sự kiện.

Bên cạnh những nhân sự cốt cán trong team bạn hiện tại, bạn cũng cần có thêm sự trợ giúp của một vài thành viên (hoặc một ekip) tùy thuộc vào quy mô của lễ hội bạn đang tổ chức. Các thành viên sẽ cùng bắt tay với nhau để hoàn thiện từng bước chuẩn bị cho sự kiện của bạn thêm hoàn chỉnh và sẽ giữ những vị trí không thể thiếu trong quá trình chạy chương trình.

10. Hoàn thiện nội dung, set-up và lên kế hoạch dự phòng.

Nội dung cho các diễn biến sân khấu trong ngày sự kiện cần được gấp rút hoàn thành với sự góp ý và đồng thuận của khách hàng. Tại bước này, các khâu setup cho sự kiện bao gồm các gian hàng hoạt động, sân khấu trình diễn, các khu vực chỉ dành cho nhân viên như khu kỹ thuật, khu vực hậu đài, kho chứa… cần phải được chuẩn bị và hoàn tất. Ngoài những kế hoạch đã thực hiện, bạn cần phải làm việc với chuyên gia ánh sáng, hiệu ứng cho buổi tổng duyệt thực tế với họ để nâng cấp, chỉnh sửa và hoàn thiện hơn các phần trình diễn trước khi buổi rehearsal chính thức diễn ra.

Bên cạnh những kế hoạch đã đề ra ban đầu, dựa vào tình hình thực tế những ngày chuẩn bị diễn ra sự kiện hãy liệt kê thật nhiều tình huống giả định về thời tiết, sự cố kĩ thuật… trước và trong sự kiện để cùng nhau tìm ra những phương án tối ưu nhất cho những rủi ro không may xảy đến. Cuộc họp này cần sự có mặt của tất cả thành viên ekip để cùng phổ biến cách thức thực hiện và phối hợp với nhau trong thực tế để mọi người cùng nhau bình tĩnh xử lí và vận hành trơn tru lễ hội sắp đến.

11. Vận hành và rút kinh nghiệm sau sự kiện

Khi sự kiện đang diễn ra, bạn phải đảm bảo rằng tất cả hoạt động phải luôn được liên tục được theo dõi, cập nhật từ giai đoạn đón khách các diễn biến của lễ hội. Trong quá trình điều phối mọi người trong team cần tập trung và thể hiện rõ tinh thần teamwork. Những thành viên đảm nhận vị trí điều phối sân khấu cần đảm bảo nếu một tiết mục đang trình diễn, nhân sự cho tiết mục thứ hai đã sẵn sàng ở các cánh sân khấu và nghệ sĩ ở tiết mục thứ ba đã sẵn sàng trong phòng chờ, tương tự như với MC, các phần phát biểu... Thêm vào đó, các thành viên ở khu kỹ thuật FOH cần phải vô cùng tập trung để từng giây sự kiện luôn được đảm bảo trùng khớp và mượt mà về phần trình chiếu màn hình, âm thanh, ánh sáng và hiệu ứng. Ngoài ra, bạn phải luôn sẵn sàng cho tất cả những tình huống có thể diễn ra trong sự kiện và phải có đủ sáng suốt, vận dụng kiến thức và kinh nghiệm để giải quyết ổn thỏa những sự cố bạn gặp phải.

Các cuộc họp rút kinh nghiệm cho sự kiện cần được diễn ra sau tất cả các sự kiện. Tại đây, tất cả mọi người sẽ đưa ra nhận xét, những khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực hiện. Người leader sẽ đưa ra những nhận xét, nêu rõ những điều đã làm tốt và cho tất cả mọi người lời khuyên trong những việc có thể được cải thiện trong những sự kiện tiếp theo.

Cuối cùng, hãy nhờ khách hàng cùng khách tham dự đưa ra phản hồi và nhận xét về sự kiện của bạn. Những ý kiến của họ sẽ là những đóng góp rất lớn để bạn có thể tạo nên những sự kiện tuyệt vời hơn trong tương lai.

Chi phí bao nhiêu để tổ chức một lễ hội?

Chi phí 114,6 triệu đô la để tổ chức một lễ hội lớn và sang trọng như Coachella, nhưng lễ hội có thể thực hiện được với hầu hết mọi khoản ngân sách tùy theo quy mô và mong muốn của khách hàng.

Khám phá cách tiết kiệm chi phí khi tổ chức lễ hội âm nhạc

Tiết kiệm tiền cho một lễ hội âm nhạc bằng cách sử dụng các mẹo sau để đảm bảo lợi nhuận cao hơn và nhưng vẫn đảm bảo giá trị cho những người tham dự:

• Giới thiệu các nhà cung cấp với tư cách là nhà tài trợ sự kiện để đổi lấy một tỷ lệ thấp hơn. 
• Xem xét các ngày trong tuần ngay sau kỳ nghỉ hoặc ngay sau ba ngày cuối tuần để có các giao dịch địa điểm rẻ hơn. 
• Hợp tác với một nhãn hiệu rượu mới hoặc địa phương để tiết kiệm chi phí đồ uống.

Kết luận

Bây giờ bạn đã biết quy trình từng bước để lên kế hoạch tổ chức lễ hội tốt nhất có thể cho khách hàng của mình. Kết hợp kiến ​​thức mới biết của bạn về ngân sách lễ hội và một số mẹo thiết kế chương trình sự kiện chuyên nghiệp, cộng với hướng dẫn dễ hiểu để thuê một nhà cung cấp dịch vụ phục vụ sự kiện, người sẽ biến lễ hội âm nhạc của bạn trở thành gói hoàn chỉnh.

Anh Hoang

Nguồn: Social Tables