Công ty của bạn đang chuẩn bị tổ chức một sự kiện và đang cần một địa điểm phù hợp cho sự kiện ấy. Đây là cơ hội lớn cho bạn, là lúc để bạn thể hiện bản thân nhưng đồng thời cũng mắc phải vấn đề khiến bạn bị kẹt ngay từ bước đầu tiên và tự đặt ra những câu hỏi: Sự kiện sẽ diễn ra ở đâu? Làm sao để biết được địa điểm đó là tốt hay không? Khi check 1 địa điểm thì cần phải hỏi những gì là hợp lý?...
Dưới đây là một số những bí quyết nho nhỏ giúp các bạn mới vào nghề có thể lựa chọn được địa điểm hoàn hảo cho sự kiện của bạn.
1. Nhu cầu của sự kiện
Hãy ghi nhớ bản chất sự kiện bạn tổ chức, quyết định xem bạn muốn tổ chức sự kiện ở trung tâm hội nghị hay khách sạn năm sao. Bạn cũng có thể xem mình muốn tổ chức sự kiện trong nhà hay ngoài trời. Cũng chính bạn phải là người nắm rõ số lượng khách mời, yêu cầu về không gian bài trí, địa điểm thuận lợi,... để từ đó thu được phạm vi và yêu cầu để tìm một vị trí phù hợp cho sự kiện.
2. Tìm kiếm tất cả các địa điểm phù hợp
Hãy tìm kiếm thứ gì đó độc đáo, đặc biệt nhưng vẫn đảm bảo không gian trang nhã cho sự kiện của bạn. Đừng giới hạn bản thân và hãy tìm kiếm tất cả các địa điểm có thể có sẽ phục vụ tốt nhất cho mục đích của bạn. Sau khi đã tổng hợp từ hết những địa điểm bản thân đã tìm kiếm được “hết mức có thể”, hãy tìm ra lựa chọn tốt nhất.
Các bãi biển đẹp rất phù hợp cho những đám cưới lãng mạn
3. Bầu không khí của sự kiện
Đôi khi chính bạn có thể không nhận ra nhưng bầu không khí của địa điểm đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Mọi người có thể quên những gì họ đã thấy nhưng sẽ không bao giờ quên cảm giác tại địa điểm đó mang lại: như cách phục vụ, thái độ của nhân viên tại địa điểm,... Hãy đảm bảo rằng tất cả những người tham dự đều có một trải nghiệm đáng nhớ.
Không gian sự kiện tại Gem Center tạo cảm giác ấm cúng, sang trọng
4. Cơ sở vật chất/ thiết bị tại địa điểm
Hãy kiểm tra thật kỹ lưỡng cơ sở vật chất, thiết bị kỹ thuật tại địa điểm, đặc biệt là những địa điểm mới lần đầu tiên bạn làm việc. Kiểm tra các kết nối điện, các thiết bị viễn thông, dịch vụ ăn uống,bãi giữ xe & an ninh.... Bạn chắc chắn không muốn sự kiện mình tổ chức tại nơi mà micrô hoặc loa không hoạt động.
Hệ thống thiết bị tại Adora Center bao gồm âm thanh, ánh sáng, màn hình LED
5. Chi phí
Thiết lập ngân sách trong chi phí tối đa của bạn. Liên hệ với bộ phận sale tại địa điểm và hẹn gửi một bảng tổng hợp các chi phí cần có trong sự kiện: thời gian setup, F&B, teabreak (nếu có),.. từ đó bạn có thể so sánh được những địa điểm phù hợp với yêu cầu của sự kiện và lại vừa “túi tiền”. Bạn không muốn chi phí vượt ngân sách và sau đó phải bỏ tiền túi ra trả.
6. Ghé thăm website
Lý do để thực hiện chuyến ghé thăm trang web là để đảm bảo rằng không có gì thay đổi kể từ khi bạn quyết định và thực hiện đặt sảnh sự kiện. Bạn luôn nắm được lịch trống cho địa điểm của bạn và ngay cả khi có những sự kiện được tổ chức cùng sảnh và cùng thời gian, chúng sẽ không ảnh hưởng đến sự kiện của bạn.
Thông tin đặt tiệc trên Website của The Adora
7. Vị trí / địa điểm
Địa điểm tổ chức sự kiện nên ở những vị trí hợp lý, thuận tiện, đặc biệt là ở ngay trung tâm thành phố càng tốt. Sẽ thật bất tiện khi bạn tìm được địa điểm lý tưởng mà phần lớn khách tham gia không thể đến được dễ dàng vì quá xa xôi, đường đi khó khăn,trong hẻm nhỏ hoặc nơi không có phương tiện giao thông công cộng.
Thông tin địa chỉ của Gem Center
8. Kích thước
Hãy đảm bảo số lượng khách tham dự tối đa sẽ đến sự kiện và xem liệu không gian sự kiện có đủ đáp ứng số lượng khách của bạn hay bạn phải đặt một hội trường để kết hợp. Hãy đảm bảo rằng địa điểm bạn thuê đủ rộng rãi để tạo cảm giác thoải mái cho khách tham dự sự kiện.
Không gian rộng rãi tại khu đô thị Sala phù hợp cho các sự kiện âm nhạc với quy mô lớn
9. Thời tiết
Đối với tính chất của những sự kiện tổ chức ngoài trời thì thời tiết là yếu tố vô cùng quan trọng bạn không thể bỏ qua khi lên kế hoạch tổ chức. Đảm bảo rằng bạn đã kiểm tra kỹ lưỡng dự báo cho ngày hôm đó. Để an toàn hơn, hãy liên hệ với địa điểm cho thuê và lên phương án dự phòng cho sự kiện nếu thời tiết có sự thay đổi, đảm bảo bản thân không bị lúng túng khi phương án dự phòng xảy đến.
10. Lựa chọn địa điểm độc đáo
Xu hướng Event đang ngày càng phát triển thì việc sử dụng những địa điểm “chính chuyên” không còn đủ thu hút được khách hàng. Việc lựa chọn những địa điểm mới lạ tùy theo tính chất từng sự kiện (Ví dụ: sự kiện âm nhạc về rượu tổ chức tại những nhà kho cũ...) là mẹo giúp tạo được ấn tượng, đáng nhớ, thu hút được nhiều khách tham dự. Góp phần nâng cao thương hiệu của sản phẩm được đề cập trong sự kiện đó.
Sự kiện âm nhạc VERYSPECIAL URBAN FEST 2019 của Hennessy tại một nhà kho ở cảng Nhà Rồng Khánh Hội
11. Kiến thức và kinh nghiệm của nhân viên
Trước khi bạn quyết định thuê một địa điểm cho sự kiện của mình, hãy yêu cầu họ cung cấp danh sách của những sự kiện tương tự họ đã làm trước đó, có hình ảnh cụ thể cho từng sự kiện. Bạn cũng có thể nói chuyện với một số nhân viên làm việc để biết được cách các nhân viên sẽ đối đãi với khách tham dự sự kiện của bạn như thế nào, có lịch sự, nhẹ nhàng, chuyên nghiệp hay ấp úng, cáu gắt.
Người nhân viên kiểm tra lại lần nữa những sắp xếp trên bàn tiệc sự kiện
12. Đặt chỗ và xác nhận
Khi bạn nghĩ rằng bạn đã tìm thấy địa điểm hoàn hảo thì còn chờ đợi gì nữa, xác nhận đặt chỗ của bạn và chuyển sang bước tiếp theo của kế hoạch sự kiện. Giữ liên lạc với người quản lý địa điểm và làm việc với người đó trong suốt quá trình từ lúc chuẩn bị, trong sự kiện đến khi sự kiện đã hoàn thành và thanh toán cho địa điểm. Bạn sẽ là người giữ trách nhiệm liên hệ và làm việc chính.
Thực hiện theo đúng những bước đã được nêu ở trên cho bất kì địa điểm nào khi bạn muốn check để tổ chức sự kiện của mình, bạn sẽ đảm bảo 100% tự tin nắm rõ hết các thông tin cần thiết để kiểm tra và lựa chọn một địa điểm phù hợp cho sự kiện của bạn. Chúc các bạn thành công!
Kim Ngân
Nguồn: Tổng hợp
