Ekip Event – Họ là ai?

Dưới đây là các vị trí quan trọng nhất trong hệ thống của một ekip tổ chức sự kiện dạng chương trình biểu diễn nghệ thuật hoặc festival với quy mô trung bình trở lên.

Tuy nhiên, trong thực tế không phải sự kiện nào cũng có đầy đủ các bộ phận được chuyên môn hóa cụ thể như thế này. Đồng thời, cũng có rất nhiều vai trò được liệt kê dưới đây trong thực tế đã được gộp lại hoặc lược bớt: Một thành viên có thể đảm nhận nhiều công việc khác nhau có liên quan trong cùng một lĩnh vực. 

1. Project Coordinator/Leader – Điều phối sự kiện:

Người điều phối sự kiện đứng ở vị trí hàng đầu trong bộ máy nhân sự của ekip. Do đó, họ có quyền cao nhất và có trách nhiệm quản lý toàn bộ nhân viên phía dưới. Vai trò của họ là điều phối các công việc chi tiết được yêu cầu để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và bám sát với kế hoạch đã đề ra. Họ có thể làm việc cho các nhãn hàng hoặc các agency sự kiện, hoặc làm freelancer hỗ trợ tổ chức sự kiện. Người điều phối sự kiện có khả năng tổ chức các sự kiện dạng festival, hội thảo hội nghị, các chương trình quảng cáo của nhãn hàng, v.v… Người điều phối sự kiện phải cực kỳ tốt trong một số kỹ năng như khả năng truyền đạt thông tin, tổ chức và sắp xếp công việc, sự chú ý đến các chi tiết. Họ cũng phải làm việc tốt dưới áp lực công việc cao, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

2. Event Planner – Lên kế hoạch tổ chức sự kiện:

Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện có vai trò sống còn trong một ekip bởi họ phải đảm nhiệm một loạt các nhiệm vụ quan trọng như lên kế hoạch/thiết kế tổng thể cho sự kiện, từ các bước lựa chọn địa điểm đến các hoạt động xoay quanh sự kiện. Họ cần có các kỹ năng bao gồm khả năng truyền đạt thông tin (cả viết và nói), giữ bình tĩnh trong môi trường làm việc áp lực cao và tất nhiên cả kỹ năng thương lượng.

3. Account Manager/Executive – Quản lý khách hàng:

Đây cũng là một vị trí mang nhiều trọng trách trong ekip tổ chức sự kiện. Họ phải vô cùng chuyên nghiệp, lịch thiệp và có những kỹ năng con người cực tốt để giải quyết công việc hiệu quả. Ví dụ khi khách hàng không hài lòng, họ phải cố gắng hết sức để khiến khách hàng bình tĩnh trở lại trong khi tìm cách đưa ra những lý do hợp lý và xử lý tình huống thấu đáo. Họ cũng phải đương đầu với hàng loạt những phản hồi, phàn nàn từ khách hàng hoặc khán giả khi sự kiện diễn ra, điều này đòi hỏi các kỹ năng truyền thông rất tốt.

4. Event Manager – Quản lý sự kiện:

Quản lý sự kiện phối hợp làm việc rất chặt chẽ với người điều hành sự kiện để đảm bảo chương trình diễn ra êm xuôi nhất có thể. Vai trò của họ rất linh hoạt và đôi khi còn phụ trách giải quyết cả những công việc giấy tờ thuần túy như lập kế hoạch chi tiết/điều phối công việc trong trường hợp có những thay đổi bất ngờ so với kịch bản. Nếu các nhân viên tổ chức sự kiện trong team có vấn đề phát sinh, họ có thể trao đổi trực tiếp với Event Manager hỗ trợ tổ chức sự kiện. Vai trò của người quản lý sự kiện là lắng nghe và giúp đỡ nhân viên, hướng dẫn để họ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong sự kiện.

5. Event Assistant – Trợ lý sự kiện:

Trợ lý sự kiện hỗ trợ và thực hiện khá nhiều các công việc trong quá trình tổ chức. Họ gọi điện tới các bên liên quan để xử lý công việc hoặc giúp đỡ tìm kiếm thông tin hỗ trợ tổ chức sự kiện. Trong một số trường hợp nếu người quản lý sự kiện bận việc, họ có thể trực tiếp quản lý các nhóm nhỏ, chỉ đạo các công việc cần thiết. Trợ lý sự kiện cần phải nắm rõ kịch bản chi tiết để điều động nhân sự. Họ cũng cần có khả năng tổ chức tốt và linh hoạt để đáp ứng nhiều yêu cầu khác nhau của Event Manager.

6. Art Director – Chỉ đạo nghệ thuật:

Chỉ đạo nghệ thuật hay còn gọi là giám đốc sáng tạo sẽ là người quản lý trực tiếp của các thiết kế, những vai trò rất lớn trong một sự kiện. Người chỉ đạo nghệ thuật cũng phối hợp chặt chẽ với các bộ phận marketing và truyền thông để tìm kiếm các nguồn tài trợ, các cơ hội trao đổi quyền lợi truyền thông, quảng bá cho chương trình. Họ là người đưa ra các mô tả sơ lược đầu tiên về sự kiện cho tất cả các bộ phận để cùng tham gia vào quá trình sáng tạo. Bởi vì đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong bộ máy quản lý, họ phải có kỹ năng truyền đạt thông tin rất tốt với ekip của mình. Chỉ đạo nghệ thuật cũng là người định hướng và chịu trách nhiệm các công việc liên quan đến sáng tạo nội dung cho sự kiện

7. Director – Đạo diễn:

Đạo diễn có thể kiêm nhiệm công việc của chỉ đạo nghệ thuật và có trách nhiệm giám sát chất lượng nghệ thuật chung của toàn bộ quá trình sản xuất hỗ trợ tổ chức sự kiện. Họ làm việc về ngân sách với Quản lý sản xuất và phối hợp với bộ phận thiết kế để đảm bảo các ý tưởng, kịch bản của chương trình được thực hiện xuyên suốt. Đạo diễn cũng có trách nhiệm chỉ đạo các phần trình diễn và bộ phận sản xuất thực hiện công việc theo yêu cầu của kế hoạch tổ chức sự kiện.

8. Administrator – Quản lý hành chính:

Quản lý hành chính chịu trách nhiệm về các khoản chi phí, các vấn đề liên quan đến quyền lợi và chính sách đãi ngộ dành cho nhân viên. Họ cũng phân bổ nguồn lực tài chính trong công ty đến các bộ phận. Điều này cần thiết để tránh cho nguồn lực tài chính của công ty được phân bổ không không hợp lý hoặc lãng phí và không thể kiểm soát được.

9. Production Manager – Quản lý sản xuất:

Quản lý sản xuất có trách nhiệm điều phối nhân viên sản xuất các hạng mục phục vụ cho sự kiện và giám sát tất cả công việc liên quan để đảm bảo quá trình làm việc an toàn và đúng tiến độ. Họ cũng là người chịu trách nhiệm cho Quản trị rủi ro trong sự kiện. Quản lý sản xuất kiểm soát ngân sách sản xuất phần cứng và kỹ thuật và tiến độ làm việc, giám sát toàn bộ công việc từ thời gian bắt đầu chuẩn bị cho đến tận khi cho đến khi tháo dỡ và trả về nguyên trạng ban đầu của địa điểm.

10. Stage Manager – Quản lý sân khấu:

Quản lý sân khấu có trách nhiệm quản lý bao quát toàn bộ sân khấu và điều hành nhân sự thuộc khu vực này. Đồng thời, vai trò của họ cũng vô cùng linh hoạt: điều khiển các buổi tổng duyệt kỹ thuật và tổng duyệt chương trình cùng với Đạo diễn và Quản lý sản xuất. Người quản lý sân khấu nắm bắt và trao đổi thông tin giữa các bộ phận, đảm bảo quá trình vận chuyển, sử dụng, bảo quản các đạo cụ, phục trang, v.v… trong chương trình an toàn, đúng thời gian quy định.

11. Designer – Thiết kế:

Thiết kế đồ họa 2D: Thực hiện nhiệm vụ thiết kế các ấn phẩm, quà tặng, card, portfolio, hồ sơ năng lực hỗ trợ đấu thầu sự kiện, backdrop, banner, standee...

Thiết kế đồ họa 3D: Dựng 3D sân khấu, 3D toàn bộ chương trình sự kiện. Người thiết kế đồ họa 3D, đóng vai trò quyết định trong việc chốt deal, nhận dự án.

Thiết kế sản xuất sân khấu: thiết kế hình ảnh, chi tiết kỹ thuật của các đạo cụ, bối cảnh và nội thất trên sân khấu đồng thời đảm bảo về ngân sách cũng như các yêu cầu an toàn. Họ tạo ra các phối cảnh, cung cấp bản vẽ kỹ thuật và yêu cầu về chất liệu để đưa xuống cho ekip sản xuất biến các hình ảnh trên bản vẽ trở thành thực tế. 

12. Lighting Operator/Design – Kỹ thuật viên ánh sáng:

Kỹ thuật viên ánh sáng chịu trách nhiệm phát triển các ý tưởng tổng quan của lập trình ánh sáng để biến chúng thành hiện thực và sẽ làm việc trong mọi buổi tổng duyệt và setup cho sự kiện. Họ quyết định các loại đèn, thiết bị chiếu sáng thích hợp sẽ được sử dụng, set up vị trí các đèn, thiết bị phụ trợ, hiệu ứng và các thiết bị chuyên dụng khác cần có để đạt được hiệu ứng mong muốn. Họ cũng phải chịu trách nhiệm set up và vận hành hệ thống từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc chương trình.

13. Sound Operator/Design – Kỹ thuật viên âm thanh:

Giống như phần ánh sáng, kỹ thuật viên âm thanh làm việc tại khu vực bàn điều khiển với Đạo diễn về thiết kế âm thanh tổng thể cho chương trình trong sự kiện. Họ còn có thể phụ trách điều khiển cả hệ thống trình chiếu (nếu có). Trách nhiệm của họ là kiểm tra các thiết bị trước buổi diễn, set up và quản lý chúng từ khi bắt đầu đến khi kết thúc chương trình. Với hệ thống thiết bị phức tạp, họ luôn luôn phải có mặt trong các buổi tổng duyệt để quen thuộc với kịch bản chương trình và đảm bảo những hiệu ứng âm nhạc, âm thanh được trình diễn hiệu quả.

14. Props Manager/Master – Quản lý/Sản xuất đạo cụ:

Người quản lý/sản xuất đạo cụ có trách nhiệm trong toàn bộ các công đoạn từ cung cấp nguyên liệu, sản xuất và giao các đạo cụ hoàn chỉnh cho ekip, đồng thời đảm bảo các hạng mục này được sản xuất không vượt quá mức ngân sách cho phép. Họ cũng phải duy trì tình trạng tốt nhất của các đạo cụ cho quá trình thực hiện chương trình. Điều này là vô cùng quan trọng bởi chúng sẽ đảm bảo cho sự an toàn của các diễn viên cũng như chương trình, đặc biệt đối với các màn biểu diễn quy mô lớn hoặc có yếu tố mạo hiểm.

15. Electrician Manager – Quản lý hệ thống điện:

Phụ trách điều hành hệ thống điện và duy trì tình trạng ổn định của các thiết bị điện. Họ bố trí, kiểm tra và hướng dẫn cho các nhân viên vận hành nhằm đảm bảo thiết bị hoạt động tốt, an toàn trong toàn bộ chương trình.

16. Costume Manager/Maintenance – Thiết kế/Phụ trách phục trang:

Thiết kế phục trang làm việc với Đạo diễn và Thiết kế ánh sáng để sáng tạo ra các hình ảnh và phong cách thiết kế chủ đạo của các trang phục biểu diễn nhân viên tổ chức sự kiện. Họ sẽ cung cấp các bản vẽ thiết kế và mẫu vải, mẫu nguyên vật liệu cho người giám sát sản xuất phục trang để hiểu rõ về thiết kế và tiến hành công đoạn may đo, chuẩn bị các phụ kiện cần thiết, cũng như chịu trách nhiệm về phục trang cho các phần trình diễn sân khấu bao gồm những tình huống khó khăn liên quan đến trang phục biểu diễn hoặc quá trình thay đồ nhân viên tổ chức sự kiện.

17. Choreographer – Biên đạo:

Biên đạo là người sáng tạo các màn biểu diễn, kết nối chúng và sau đó truyền đạt lại cho các diễn viên biểu diễn thực hiện. Họ cần các kỹ năng như sự sáng tạo, khả năng nghĩ khác biệt và kiến thức về những loại hình nghệ thuật khác nhau như khiêu vũ, kịch, múa, v.v… Họ cũng sẽ tham gia các buổi tổng duyệt kỹ thuật để đảm bảo các màn biểu diễn hoàn hảo nhất có thể và thể hiện đúng ý đồ của mình.

18. Marketing/Publicity Manager – Quản lý Marketing/Quảng bá sự kiện:

Họ phụ trách công việc quảng bá và nâng cao hình ảnh của đơn vị tổ chức sự kiện. Họ sản xuất các tờ rơi, poster, các ấn phẩm quảng cáo và thực hiện phân phát chúng. Họ cũng làm việc với các cơ quan báo chí và quản lý hình ảnh trong các hoạt động quay phim, chụp hình tư liệu cho chương trình (với sự đồng ý của Quản lý sân khấu). Cùng với người Chỉ đạo nghệ thuật và Điều phối sự kiện, họ cũng đồng thời tham gia quá trình kêu gọi các khoản tài trợ để gia tăng lợi nhuận (doanh thu) của sự kiện.

19. Supporter/Helper sự kiện:

Hỗ trợ tất cả các công việc trong sự kiện từ sản xuất đến logistics, ví dụ như cài mic cho ca sĩ, chỉ đường, thậm chí là bê vác, dán sticker.v.v. Helper họ thường là sinh viên thực tập, PG, PB.

Tóm lại, để có được một sự kiện diễn ra thật thành công thì phải có được sự phối hợp vô cùng nhịp nhàng và hợp lý từ tất cả các vị trí được đề cập phía trên tuy nhiên tùy thuộc vào từng loại hình, từng chương trình cụ thể mà các vị trí hay công việc sẽ có sự thay đổi và có thể nhiều vị trí sẽ được đảm nhận bởi cùng một nhân viên.

Kết luận

Người làm nghề tổ chức sự kiện ngoài việc có tính cách sáng tạo, năng động, có đầu óc tổ chức thì các yếu tố liên quan đến kiến thức nền tảng cũng là điều quan trọng, bởi vì với những kiến thức nền tảng mới giúp bạn tiến xa hơn trong sự nghiệp.

Biên tập: Kiều Quyên

Nguồn: Tổng hợp