Cuộc sống của Agency chắc hẳn sẽ kém đi phần kịch tính và thú vị nếu thiếu những buổi pitching. Pitching (đấu thầu) là cơ hội để các agency chinh phục đối tác “trong mộng”, cũng là để client tìm được agency tri kỷ, tâm đầu ý hợp. Bên cạnh nội dung, ý tưởng thì những gì bạn chuẩn bị cũng có thể ảnh hưởng đến thành công của buổi pitching.Sau đây là một số những sai lầm phổ biến cần tránh để làm tốt hơn và có khả năng thắng thầu nhiều hơn.

1. Chưa nắm rõ insight khách hàng

Ngày nay không quá khó để biết thông tin khách hàng, việc làm các research hoàn toàn có thể giúp chúng ta sẽ hiểu rõ đối phương là ai? Khách hàng của chúng ta cần gì, insight của họ ra sao? Bên cạnh những thông tin từ brief, chúng ta nên có những cuộc họp để đặt ra càng nhiều câu hỏi càng tốt để hiểu được những mong muốn và “gu” của khách hàng cho từng sự kiện.

Gợi ý: Trao đổi thường xuyên với khách hàng, biến khách hàng trở thành bạn của chúng ta. Bên cạnh những yêu cầu thông thường cho một sự kiện từ khách hàng, là một agency chuyên nghiệp bạn nên gợi ý, tư vấn cho khách hàng những phương án tốt nhất. Đừng chỉ “xào nấu” các proposal cũ, hãy luôn sáng tạo để không ngừng phát triển.

Nguồn: Google Image

2. “Vung tay quá trán” với kinh phí khách hàng đặt ra

Kinh phí là một vấn đề muôn thuở giữa agency và client. Khách hàng thường yêu cầu chúng ta “chi phí tiết kiệm - nhưng hiệu quả lại tối đa". Như vậy bên cạnh sự chuyên nghiệp thì cần phải chứng minh cho khách hàng thấy được hiệu quả và đáp ứng được yêu cầu chi phí của họ. 

Gợi ý : Chúng ta phải xem xét kỹ lưỡng từng hạng mục như nhân sự, âm thanh, ánh sáng... và cả chi phí cho rủi ro lỡ phát sinh để không vượt mức cho phép. Nhưng nếu bạn tự tin rằng ý tưởng của bạn thật sự ấn tượng, hấp dẫn hãy thuyết phục khách hàng chấp thuận phần nhỉnh hơn một tí so với ngân sách dự kiến (lưu ý là một tí thôi nhé!)

3. Đừng “save the best for last”

Không bao giờ có việc bắt đầu chậm hơn mong đợi để tăng tốc độ cho những round sau. Bạn cần phải dốc hết sức mình ngày từ thời điểm bạn bước vào nhận brief với khách hàng. Bạn không bao giờ biết mình đang phải chiến đấu với những đối thủ nào và khả năng họ của họ đến đâu. 

Gợi ý: Hãy thể hiện sự tự tin và năng lượng tích cực ngay khi bạn bắt đầu với những round đầu tiên. Đừng tiết kiệm năng lực của mình, “save the best for last” không phù hợp với đấu thầu sự kiện.

4. Ý tưởng không đủ độc nhất

Tổ chức sự kiện cần có kỹ năng tổ chức và sự sáng tạo. Nếu ý tưởng của bạn nghe có vẻ giống những người khác và không đặt được đến mức mong đợi của khách hàng thì bạn không thể so sánh được với những đối thủ đáng gờm khác. Bạn phải tận dụng hết những khả năng của bản thân và kết hợp nhiều phương tiện để thể hiện hết những gì bạn muốn cho khách hàng về những ý tưởng độc nhất mà bạn xây dựng trong proposal sự kiện bạn đang trình bày.

Gợi ý: Sáng tạo không chỉ là chuyện tố chất cá nhân, sáng tạo đòi hỏi chúng ta phải tôi luyện hằng ngày để trở nên tốt hơn. Do đó, với mong muốn trở nên khác biệt và mang đến những ý tưởng đủ “sức nặng” để thắng thầu, ngoài việc kết hợp một đội ngũ gồm những người sáng tạo, bạn nên có những bài nghiên cứu, học hỏi từ những sự kiện lớn để tích luỹ cảm hứng tạo nên những phương án “wow” cho khách hàng. Một số nơi bạn có tìm cảm hứng cho mình: Pinterest, Youtube, Behance, BizBash,...

5. Sự đúng giờ

Luôn nộp bài đúng hạn, đến sớm, tôn trọng thời gian được phân bổ và luôn sẵn sàng bắt đầu ngay lập tức. Dù cho kế hoạch của bạn có tuyệt vời đến mức nào thì khách hàng cũng sẽ bỏ qua nó nếu bạn không tôn trọng thời gian của họ.

Gợi ý : Hãy thực sự chú tâm vào những gì bạn đang làm, thể hiện hết mức có thể những khả năng sáng tạo của bạn vào bài present, proposal và gửi đúng deadline mà client đặt ra. Bạn nên đến buổi present thật sớm để chuẩn bị chu đáo cho phần trình bày, thuyết phục khách hàng của mình. 

6. Kỹ năng xử lý tình huống chưa tốt

Bất cứ ai cũng có thể tạo ra một kế hoạch tổ chức một sự kiện nhưng để đạt được trình độ chuyên nghiệp thì họ phải là những người biết xử lý tình huống kịp thời, giải quyết vấn đề một cách sáng tạo và hợp lý. Do đó, để trở nên chuyên nghiệp chúng ta cần phải thật sự hiểu rõ sự kiện của mình và luôn chuẩn bị sẵn sàng tất cả những phương án dự phòng để thương thuyết cùng khách hàng.

Gợi ý : Để một sự kiện diễn ra thành công bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng mọi thứ từ thứ nhỏ nhặt nhất. Bạn hãy dành ra một khoảng thời gian để dự đoán những sự cố xấu nhất có thể xảy ra khi tổ chức và đưa ra những phương án khắc phục những rủi ro đó. Hãy tham khảo kinh nghiệm xử lý tình huống từ những người đàn anh, đàn chị để có cái nhìn tổng quan hơn và thuyết phục khách hàng tốt hơn.

7. Không biết tận dụng lợi thế 

Đây là một việc không phải agency nào cũng nhận ra và làm tốt với nó. Bạn luôn đau đầu tìm cách để tại nên sự khác biệt và hiệu quả hơn so với các đối thủ cạnh tranh nhưng đôi khi bỏ qua những ưu điểm vốn có của mình. Hiểu được những lợi thế của mình so với thị trường và đưa vào các phương án thiết kế sự kiện để đẩy cao khả năng thắng thầu của công ty mình.

Gợi ý : nghĩ thật thấu đáo về những lợi thế của mình như “ cách kể chuyện sáng tạo”, “kỹ năng thiết kế nổi bật”,... để biến điều đó thành điểm mạnh giúp bạn vượt qua những số đối thủ đáng gờm.

Kết luận

Tóm lại, không có sự kiện nào giống nhau do đó không phải buổi đấu thầu nào cũng giống nhau cả. Hãy trải nghiệm, tích lũy kinh nghiệm để giải quyết vấn đề và tránh những lỗi thường gặp ở trên, chắc chắn bạn sẽ tăng phần nào tỉ lệ thắng thầu cho agency của mình, mang về từ khách hàng nhiều hơn các dự án sự kiện hấp dẫn. 

Huỳnh Như

Nguồn: Event MB