Checklist: Lên kế hoạch cho các sự kiện sau Covid-19

Để tổ chức được một sự kiện thành công thì chắc chắn không thể thiếu một bảng kế hoạch từ A-Z, nó sẽ giúp kiểm soát tốt hơn và ít xảy ra sai sót hơn cho sự kiện. Nếu hiện tại bạn đang lên một kế hoạch cho một sự kiện hoành tráng sau khi hết dịch thì hãy xem qua những danh mục cần chú ý hậu Covid cho sự kiện trong bài viết dưới đây.

Bắt đầu với những điều cơ bản về lập kế hoạch sự kiện

Điều đầu tiên để có một sự kiện chính là lập kế hoạch, hãy bắt đầu với những điều cơ bản trước. Thực hiện đầy đủ các yêu cầu hậu COVID-19 khi tập trung đông người ngay từ đầu có thể giúp đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

• Chọn loại sự kiện: Xác định xem bạn muốn tổ chức In-person Event hay Hybrid Event. Mặc dù Hybrid Event tốn nhiều công sức hơn, nhưng loại sự kiện này sẽ tiếp cận được một lượng lớn khán giả hơn, bao gồm cả những người tham dự tiềm năng có thể chưa sẵn sàng cho các sự kiện trực tiếp.
• Làm việc với các con số: Nghiên cứu các hạn chế về sức chứa hiện tại của chính quyền địa phương để xác định số lượng người tham dự trực tiếp. 

Xem xét các rủi ro và yêu cầu về an toàn cho sự kiện

Các sự kiện sau COVID-19 chắc chắn sẽ khác với các sự kiện trước đại dịch vì phải đảm bảo các quy định về việc tập trung nơi đông người. Hãy xem qua các nguồn thông tin dưới đây khi bạn bắt đầu lên kế hoạch:

• Quy định hiện tại của CDC (Trung Tâm Kiểm Soát và Phòng Ngừa Dịch Bệnh): Hãy tuân thủ các quy định và hướng dẫn phòng chống COVID-19 từ CDC cho sự kiện.
• Quy định của địa phương: Chính quyền ở mỗi địa phương cũng có các quy định COVID-19 cụ thể cho các loại hình sự kiện, xem xét kỹ các quy định này để đảm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cần thiết. 
• Ý kiến ​​từ người tham gia: Tìm hiểu mức độ thoải mái mà người tham gia mong muốn ở sự kiện bằng cách gửi link khảo sát trước sự kiện. Kết quả có thể cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc và chính xác hơn về insights của khách hàng để họ sẵn sàng tham gia.
• Cập nhật thông tin trên các trang chuyên tin sự kiện tại Việt Nam: Với những thông tin được cập nhật về các sự kiện diễn ra cũng như xu hướng và tình hình ngành hiện tại, bạn có thể tham khảo và sẵn sàng cho những rủi ro nào có xảy ra trong sự kiện và cách giải quyết chúng.

Thiết kế ngân sách của bạn

Lập ngân sách sơ bộ cho sự kiện để chuẩn bị cho cả chi phí dự kiến và chi phí dự trù. Tham khảo một vài tips sau:

• Xem lại ngân sách sự kiện tương đương trước đây của bạn để lấy cơ sở: Cập nhật chi phí mới sau một khoảng thời gian gián đoạn bởi dịch bệnh, những mục có thể thay đổi như chi phí vật liệu tăng, chi phí địa điểm, v.v.
• Tính toán hợp lý về các khoản chi mới: Các biện pháp phòng ngừa an toàn COVID-19 sẽ phải đầu tư thêm ngân sách. Ví dụ: Sự kiện có thể cần trang bị PPE (Thiết bị bảo hộ cá nhân) cho nhân viên làm việc trong sự kiện, hoặc thêm chi phí cho việc khử khuẩn...
• Chi phí dự trù: Luôn dự trù chi phí cho những phát sinh ngoài dự toán, chẳng hạn như những thay đổi vào phút chót đối với biển báo hoặc thêm giờ cho đội dọn vệ sinh…

Chọn ngày và địa điểm của sự kiện 

Đã nắm rõ các quy định COVID-19 và có ngân sách cụ thể, bạn đã có thể bắt đầu đi vào chi tiết bảng kế hoạch.

• Địa điểm: Chọn địa điểm phù hợp với sự kiện và sắp xếp hợp lý giữa các địa điểm nếu có (tại nơi diễn ra sự kiện, nhà hàng dùng tiệc…) và hãy lưu ý các nguyên tắc tổ chức sự kiện mới của địa điểm để đảm bảo địa điểm đó phù hợp với mong muốn của bạn.
• Ngày diễn ra: Chọn ngày phù hợp với địa điểm và khách mời của bạn (hoặc ngày tốt của doanh nghiệp). Lưu ý thêm vấn đề thời tiết nếu sự kiện có phần diễn ra ngoài trời, mặc dù không thể kiểm soát nhưng bạn có thể phỏng đoán dựa trên dự báo thời tiết khu vực. 

Tìm kiếm đồng đội cho sự kiện của bạn

• Tình nguyện viên và nhân viên: Hãy liên hệ với những người tình nguyện và nhân viên sự kiện đã từng làm việc trước để xem họ có thể tham gia hay không và khuyến khích họ giới thiệu những đồng nghiệp có thể tham gia.
• MC: Quan tâm đến các vấn đề đảm bảo an toàn phòng dịch cho MC khi tham dự.
• An ninh: Tìm hiểu xem địa điểm tổ chức sự kiện của bạn có cung cấp dịch vụ bảo an hay không. Nếu không, hãy tự tìm và hình thành một đội ngũ an ninh chuyên nghiệp. Ngoài đảm bảo an ninh trật tự, họ còn giúp bạn trong việc đảm bảo người tham dự thực thi các quy tắc phòng chống COVID-19. 

Marketing cho sự kiện

Tạo sức hút cho sự kiện bằng cách quảng bá nó trên nhiều kênh khác nhau với các tips sau đây:

• Chia sẻ thông tin sự kiện cho những người tham dự trước đây: Thông báo cho những người tham dự sự kiện trước rằng bạn đã trở lại bằng cách gửi cho họ lời mời tham dự sự kiện. Một email hoặc ghi chú được cá nhân hóa sẽ thu hút đối tượng trung thành này và giúp tăng doanh số bán hàng trong sự kiện (nếu có).
• Đăng thông tin chi tiết trên các kênh social của bạn: Quảng cáo trên phương tiện truyền thông xã hội để bạn có thể tiếp cận những người tham gia sự kiện mới, những người có thể hào hứng tiếp tục các sự kiện trực tiếp sau một năm với nhiều sự kiện ảo.
• Thông báo các yêu cầu về an toàn: Đảm bảo khách cảm thấy an toàn khi mua vé bằng cách chia sẻ trước gói an toàn COVID-19 của bạn. Hầu hết khách sẽ cảm thấy thoải mái hơn nếu họ biết những gì được mong đợi và hiểu rằng bạn coi trọng vấn đề an toàn dịch bệnh.

Bán vé

• Thiết lập chính sách hoàn tiền: Những người tham gia sự kiện có thể sẵn sàng mua vé hơn khi họ biết họ có thể được hoàn lại tiền nếu tình huống dịch bệnh có thay đổi.
• Bán vé online: Lựa chọn bán vé online vừa tiện lợi, tiết kiệm nguồn lực và hạn chế được sự tiếp xúc gần giữa người tham dự và nhân viên sự kiện trong lúc soát vé vì có thể thay bằng máy quét.

Set up cho địa điểm diễn ra

Khi set up tại nơi diễn ra nên chú ý tuân thủ đầy đủ các quy định về phòng chống hậu Covid.

• Treo các biển báo an toàn: Sử dụng biển báo để nhắc khách đeo khẩu trang hoặc đứng cách nhau 2m theo quy định. Có thể dùng biển báo như vật cản để đảm bảo người tham dự không tụ tập đông đúc.
• Sơ đồ địa điểm: Trình bày rõ ràng về bố trí các khu vực của sự kiện, có thể có cả sơ đồ chỗ ngồi dành cho người tham dự để họ đảm bảo khoảng cách an toàn.
• Khử trùng trước địa điểm: Làm sạch kỹ lưỡng địa điểm trước khi sự kiện diễn ra và hãy chuẩn bị biện pháp làm sạch các bề mặt thường xuyên được tiếp xúc trong suốt sự kiện.
• Phân bố các dụng cụ khử trùng và bảo hộ đầy đủ tại các khu vực chuyên dụng: Để thêm PPE dự trù cho những khách mời và nhân viên nếu cần. Bố trí các khu vực sát khuẩn trong toàn bộ khuôn viên diễn ra sự kiện. 

Tuân thủ các biện pháp an toàn tại sự kiện

Sự kiện diễn ra phải luôn được thực thi các quy định an toàn COVID-19 mọi lúc, mọi nơi.

• Kiểm tra nhiệt độ: Hãy kiểm tra đầy đủ nhiệt độ của từng người tham gia trước khi họ bước vào sự kiện.
• Bắt buộc đeo khẩu trang: Đảm bảo khách tham dự đến sự kiện với khẩu trang và đeo khẩu trang theo quy định tạo sự kiện.
• Tuân thủ khoảng cách an toàn 2m: Sắp xếp chỗ ngồi theo quy định giãn cách cho khách, đánh dấu vị trí đứng đợi tại các khu vực để khách dễ dàng thực hiện và chắc rằng bạn có biện pháp để đảm bảo người tham dự sẽ phải tuân thủ thực hiện.
• Xuất trình “Thẻ xanh/ thẻ vàng COVID”: "Thẻ xanh COVID" sẽ gắn với mã QR cá nhân được cấp cho đối tượng đã có kháng thể với virus, cụ thể chứng nhận "đã tiêm chủng" đầy đủ theo quy định của CDC hoặc F0 "đã khỏi bệnh”. Cả “Thẻ xanh COVID” và “Hộ chiếu Vaccine” đang được xem là điều kiện cơ bản để có thể bình thường hóa trở lại sau đại dịch.

Quan tâm đến người tham dự sau sự kiện

Gửi bản khảo sát sau sự kiện để xem đánh giá của khách tham dự về sự kiện của bạn. Bạn có thể sử dụng phản hồi của họ về các mục sau đây để làm cho sự kiện tiếp theo của mình tốt hơn nữa. 

• An toàn: Tìm hiểu xem khách mời cảm thấy an toàn như thế nào tại sự kiện và hỏi xem họ có muốn áp dụng thêm những biện pháp an toàn nào khác không.
• Phản hồi trải nghiệm: Hỏi người tham dự về trải nghiệm và mức độ thích thú của họ ngoài ra còn những vấn đề nào chưa hài lòng hay không.

Checklist gợi ý phía trên là một trong những phần cơ bản nhất cho một sự kiện trở lại sau dịch. Hy vọng những điều này sẽ góp phần giúp cho sự thành công trong sự kiện của bạn, thêm vào đó, một lời khuyên dành cho bạn là học hỏi cách phát triển các In-person Event trong thời kỳ đại dịch và tìm hiểu cách Eventers trên toàn cầu đang thích ứng với COVID-19.

Biên tập: Kiều Quyên

Nguồn: Eventbrite