Tổ chức sự kiện ngoài trời ngày càng phổ biến và dần trở thành xu hướng hiện nay. Bởi nó có rất nhiều lợi ích phục vụ cho chương trình như không gian rộng rãi, sức chứa lớn, … Tuy nhiên kèm theo đó là những bất cập cũng như rủi ro kèm theo. Mà khi nhắc đến các buổi sự kiện outdoor, một vấn đề nhức nhối khiến các Event-er lúc nào cũng lo lắng và quan tâm: vấn đề thời tiết. Vì thế, hôm nay hãy để Stage!Vietnam chia sẻ cho các bạn một số kinh nghiệm cần lưu ý khi gặp thời tiết xấu nhé!

1. Lựa chọn ngày tổ chức phù hợp

Nguyên nhân rủi ro trong sự kiện thường được chia thành 2 loại là nguyên nhân chủ quan và nguyên nhân khách quan. Trong đó, nguyên nhân chủ quan là nguyên nhân dẫn đến rủi ro từ chính bản thân bạn nhưng không phải do cố ý, còn nguyên nhân khách quan là nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong bảo hiểm từ những yếu tố khách quan mà chúng ta không kiểm soát được. Nhiều nhà tổ chức sự kiện hiểu lầm rằng yếu tố thời tiết là nguyên nhân khách quan mà bản thân không thể kiểm soát được. Nhưng thực chất bạn hoàn toàn có thể dự đoán chúng. 

Chính vì vậy, để đảm bảo ngày diễn ra sự kiện không gặp bất kì thời tiết rủi ro nào, bạn hãy chủ động liên hệ với trung tâm dự báo thời tiết uy tín để có phương án tốt nhất. Tuy có thể dự báo không chính xác 100% nhưng phần nào nó sẽ giúp bạn đề phòng các trường hợp có thể xảy ra. 

2. Trang bị các vật dụng chống mưa, bão

Đối với các thiết bị điện tử như âm thanh, màn hình, máy chiếu, ánh sáng, … cần được bảo quản một cách kỹ càng và kê cao hơn so với mặt đất. Đồng thời các tủ điện công suất lớn cũng cần che chắn để tránh nước mưa gây chập điện dẫn đến cháy nổ hoặc nguy hiểm cho người tham gia sự kiện.

Đối với các vật dụng như bàn ghế, backdrop, … thì cố gắng di chuyển trước khi trời đổ mưa. Tất cả các vật dụng khác cũng phải đảm bảo trọng lượng đủ để không bị thổi bay hoặc cố định chúng trên mặt đất. Tránh trường hợp đồ vật bị cuốn đi, gây thương tích cho người và tổn hại về vật.

Đối với khu vực quan trọng tại sự kiện là khu vực điều khiển (Control Center) bởi nó được bố trí nhiều các thiết bị điện tử ngoại vi nên cần setup sẵn nhà tránh mưa hoặc ô dù lớn ngay từ đầu để bảo vệ.

Đối với khu vực dành cho khách mời, nghệ sĩ, … dù được ngồi trong khu vực có mái che chắn nhưng bạn cần phải bố trí đầy đủ ô (dù) phục vụ cho các trường hợp di chuyển ra ngoài, phát biểu hay thực hiện các lễ nghi.

Bên cạnh đó, bạn nên trang bị thêm máy bơm nước, thoát nước với các trường hợp mưa bão lớn xảy ra làm khu vực sự kiện của bạn bị ngập nước. Điều này sẽ ảnh hưởng tới chương trình nói chung và cảm nhận của khán giả nói riêng. Chính vì vậy, hãy chuẩn bị chúng để hút nước một cách nhanh chóng, đảm bảo sự kiện diễn ra an toàn hơn.

3. Phân công nhân sự từng khu vực 

Khi thời tiết không mong muốn xảy ra sẽ rất dễ dẫn đến việt khán giả trở nên mất kiểm soát, rối loạn. Điều này đặc biệt nguy hiểm nếu sự kiện của bạn đông người và trường hợp xấu nhất là diễn ra tình trạng giẫm đạp lên nhau. Để hạn chế việc đó, bạn cần phân công nhân sự hoặc cộng tác viên phụ trách quản lý từng khu vực để thuận lợi hơn trong quá trình diễn ra sự kiện, tránh sự chồng chéo công việc, ổn định trật tự và dễ dàng kiểm soát hơn.

4. Luôn luôn chuẩn bị phương án B

Kế hoạch B là điều mà các nhà tổ chức sự kiện nào cũng phải vạch ra trước khi tổ chức sự kiện. Bởi ngoài yếu tố thời tiết, còn vô vàn các rủi ro khác nhau có thể xảy ra ảnh hưởng đến chương trình mà bạn tổ chức. 

Thay đổi lịch trình sự kiện chỉ được tính đến đối với các sự kiện lớn với quy mô từ vài chục đến vài trăm nghìn người như các sự kiện ca nhạc, hội thảo lớn, … Ban tổ chức sẽ hoãn lịch và tổ chức lại một buổi khác. Vấn đề của phương án này là nghệ thuật xử lý đám đông. Bởi dời lịch không chỉ gây tổn thất lớn về chi phí cho ban tổ chức như chi phí thuê địa điểm, trang thiết bị, trang phục, thuê các nghệ nhân, … mà nó còn có thể tạo ra sự phản đối từ các khách mời và người tham dự.

Trong một số trường hợp, trước khi diễn ra sự kiện, chúng ta đã chuẩn bị sẵn phương án dự phòng và xác định được địa điểm có thể di chuyển từ ngoài trời vào trong phòng hoặc hội trường. Đối với những sự kiện của các thương hiệu như: Ra mắt sản phẩm mới, khai trương, lễ động thổ, lễ khánh thành, … trừ những trường hợp bất khả kháng như mưa bão quá lớn đến mức gây nguy hiểm cho người tham dự, thì đa phần các sự kiện thuộc dạng này đều sẽ diễn ra theo đúng lịch trình. Do đó, thay đổi địa điểm hoặc chọn địa điểm có thể di chuyển khi gặp thời tiết diễn ra bất thường thì là một trong những việc cần cân nhắc khi tổ chức sự kiện.

Kết luận

Tóm lại khi tổ chức sự kiện, đặc biệt là các sự kiện ngoài trời, bạn cần phải lường trước toàn bộ rủi ro có thể xảy ra và chuẩn bị một cách chu đáo. Trên đây là một số cách ứng phó khi sự kiện gặp thời tiết bất lợi. Hy vọng qua bài viết này, bạn có thể rút ra một số kinh nghiệm và ứng dụng chúng vào thực tế.

Biên tập: Đỗ Thanh

Nguồn: Tổng hợp