Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, thời tiết luôn là yếu tố bất ổn nhất có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự thành công của sự kiện. Đặc biệt là trong mùa mưa bão hoặc khi thời tiết có dấu hiệu xấu, việc chuẩn bị kỹ lưỡng và có phương án đối phó là điều vô cùng cần thiết. Dưới đây là những cách làm thiết thực Stage!VietNam gợi ý giúp bạn đối phó với thời tiết xấu khi tổ chức sự kiện ngoài trời.

Các tình huống có thể gặp phải khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn luôn phải đối mặt với những tình huống bất ngờ có thể xảy ra. Đó có thể là cơn mưa bất chợt làm ướt sũng mọi thứ, từ sân khấu, thiết bị đến khách mời. Gió lớn thổi tung các vật dụng trang trí, làm rối loạn cả không gian sự kiện. Còn chưa kể đến tình trạng sét đánh bất ngờ, gây nguy hiểm cho mọi người tham gia. Mặt đất lầy lội do mưa lớn có thể làm trơn trượt, gây khó khăn cho việc di chuyển. Hay những sự cố về âm thanh và ánh sáng cũng thường xuyên xảy ra khi thời tiết không thuận lợi, ảnh hưởng đến chất lượng của chương trình… 

Vậy cần phải ứng phó thế nào trước những tình huống này? Mời bạn đọc tiếp tục theo dõi bài viết!

Cách ứng phó với thời tiết xấu khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Theo dõi dự báo thời tiết

Việc dự đoán thời tiết là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời. Tuy nhiên, không nên chỉ dựa vào các dự báo thời tiết từ các nguồn trực tuyến. Sự kết hợp giữa khoa học và dân gian sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn. 

• Khoa học: Sử dụng các ứng dụng thời tiết đáng tin cậy, theo dõi dự báo từ các cơ quan khí tượng chính thức và xem xét các báo cáo cập nhật. Các công cụ hiện đại như radar thời tiết có thể cung cấp thông tin chi tiết về mưa, gió và nhiệt độ.
• Áp dụng theo dân gian: Đôi khi, những dấu hiệu tự nhiên cũng có thể giúp bạn dự đoán thời tiết. Ví dụ, khi thấy gió mạnh hoặc mây đen dày đặc, có thể đây là dấu hiệu của một cơn bão sắp đến. Kết hợp những quan sát này với dự báo khoa học giúp bạn có cái nhìn toàn diện và chính xác hơn.

Khảo sát kỹ địa điểm tổ chức sự kiện

Chọn địa điểm tổ chức sự kiện không chỉ dựa trên khả năng chứa đựng số lượng người tham dự mà còn cần xét đến các yếu tố môi trường.

• Về địa hình: Nên chọn địa điểm có độ cao phù hợp để tránh tình trạng ngập úng. Các khu vực cao ráo, thoát nước tốt sẽ giúp giảm thiểu các rủi ro liên quan đến mưa lớn.
• Hạ tầng: Đánh giá các hạ tầng hiện có như hệ thống thoát nước, hệ thống điện và cơ sở hạ tầng khác. Đảm bảo rằng các khu vực quan trọng như sân khấu và khu vực quan sát không bị ảnh hưởng bởi thời tiết.

Đối với các sự kiện lớn, việc khảo sát và chuẩn bị cho các tình huống thời tiết xấu là cần thiết để đảm bảo sự an toàn và tiện nghi cho người tham dự.

Lắp đặt cột thu lôi

Cột thu lôi không chỉ là một thiết bị bảo vệ mà còn là “hàng rào” vững chắc trước nguy cơ sét đánh. Nên đặt cột thu lôi ở những vị trí cao nhất như trên sân khấu hoặc mái che. Đây là những khu vực có nguy cơ bị sét đánh cao nhất. Việc này cần sự hỗ trợ của các đơn vị chuyên nghiệp để đảm bảo cột thu lôi được lắp đặt đúng kỹ thuật. Một hệ thống thu lôi hoạt động tốt sẽ giúp bảo vệ bạn và sự kiện khỏi các tác động do sấm sét gây ra.

Chuẩn bị vật dụng chống mưa lớn 

Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, bảo vệ thiết bị khỏi thời tiết xấu là nhiệm vụ không thể bỏ qua. Những cơn mưa bất chợt hay gió lớn có thể làm hỏng thiết bị của bạn nếu không có sự chuẩn bị chu đáo.

Sử dụng bạt che chất lượng tốt giúp bảo vệ thiết bị khỏi mưa mà và chống được gió mạnh. Cần kéo căng bạt và lắp đặt thật chắc chắn để không có một khoảng trống nào cho nước có thể xâm nhập, tưởng tượng như bạn đang xây dựng một “bức tường” chống nước cho thiết bị của mình.

Đối với các thiết bị điện tử, dùng túi bảo vệ chống nước và bụi. Đặt các thiết bị lên giá đỡ cao hơn mặt đất để tránh tiếp xúc trực tiếp với nước, như vậy sẽ giảm thiểu nguy cơ hư hại cho thiết bị.

Luôn chuẩn bị các phụ kiện dự phòng như pin, dây cáp và thiết bị thay thế. Đây chính là “phao cứu sinh” của bạn trong những tình huống bất ngờ. Nếu có sự cố xảy ra, bạn sẽ sẵn sàng khắc phục ngay lập tức.

Luôn có phương án dự phòng

Khi thời tiết không theo ý muốn, việc có sẵn phương án dự phòng giúp bạn giữ sự kiện suôn sẻ mà không gặp phải sự cố lớn. Hãy xác định sẵn kế hoạch B, các địa điểm trong nhà có thể sử dụng nếu thời tiết xấu không cho phép tổ chức ngoài trời để chủ động hơn và dễ dàng chuyển đổi khi cần thiết.

Đôi khi, kế hoạch chính không thể thực hiện như dự kiến. Lên kế hoạch cho các hoạt động thay thế sẽ giúp bạn linh hoạt điều chỉnh chương trình sự kiện một cách mượt mà, ngay cả khi thời tiết không ủng hộ. Và một điều cần thiết nữa là đào tạo một đội ngũ phản ứng nhanh để ứng phó với các tình huống khẩn cấp. 

Lời kết

Với những giải pháp trên, bạn sẽ có thể tự tin tổ chức sự kiện ngoài trời dù thời tiết có “khó chiều” đến đâu. Đừng quên rằng sự chuẩn bị kỹ lưỡng và linh hoạt chính là chìa khóa để vượt qua mọi thử thách!

Biên tập: Mỹ Hạnh

Nguồn: Tổng hợp