Ước tính được rằng, mỗi ngày chúng ta sẽ có thêm hàng trăm sự kiện được tổ chức trên toàn thế giới. Vậy làm thế nào để khách hàng nhớ đến sự kiện của bạn? Vậy quy tắc 5A là gì? Hôm nay, các bạn hãy cùng Stage!Vietnam khám phá quy tắc 5A mới lạ nhưng vô cùng dễ làm này nhé!

1. Anticipation - Tạo sự mong đợi

Đây là bước đầu tiên để tạo ấn tượng tốt đến cho người tham dự. Yếu tố này sẽ giúp cho sự kiện của bạn lôi kéo được sự chú ý, thu hút tệp khách hàng mà các bạn mong muốn ngay trước khi nó được tổ chức. “Anticipation” có thể được thể hiện thông qua các quảng cáo, ấn phẩm truyền thông, thiệp mời tham dự,... Điểm đặc biệt cần phải chú ý là các hình thức trên khi tiếp cận tới khách hàng phải cung cấp đầy đủ các thông tin cơ bản của sự kiện, các thông tin mang đến sự trải nghiệm và thiết kế phải tạo được sự mong đợi. 

Danh sách các yếu tố tạo sự mong đợi

Ví dụ trước mỗi sự kiện âm nhac, để tạo sự tò mò và hiệu ứng truyền thông, các doanh nghiệp thường đăng trước đoạn video teaser hay dàn line up nghệ sĩ.

2. Arrival - Di chuyển

Từ thời điểm khách hàng quyết định tham gia sự kiện thì yếu tố này sẽ được các Eventors triển khai. Điều này tạo cho khách hàng cảm giác dễ chịu, được tôn trọng với sự chu đáo mà bạn chuẩn bị. “Arrival” ở đây có thể là dịch vụ di chuyển đến địa điểm tổ chức, hướng dẫn di chuyển, về vấn đề đỗ xe hay tạo ấn tượng bằng cổng chào. 

Danh sách các yếu tố di chuyển

3. Atmosphere - Không gian sự kiện

Không khí của một sự kiện phụ thuộc vào môi trường vật lý, bao gồm có sẵn và set up thêm cho địa điểm tổ chức. Có thể nói rằng, yếu tố này tác động mạnh mẽ đến trải nghiệm cũng như tâm lý người tham dự. Chính vì vậy khi tổ chức sự kiện, tùy theo dạng sự kiện mà bạn tổ chức, hãy đưa ra các sự lựa chọn bày trí khác nhau như tổ chức ngoài trời hay trong nhà, sử dụng đèn như nào, phông trang trí ra sao,... Ngay cả việc đặt khu vực nhà vệ sinh ở đâu để mang lại sự tiện dụng cho khách hàng cũng phải cân nhắc thật kỹ.

Danh sách các yếu tố không gian sự kiện

Ví dụ: Khi tổ chức một sự kiện đêm Noel dành cho công ty, bạn nên tổ chức trong nhà với tông màu ấm để mang lại cảm giác ấm áp và gần gũi giữa các nhân viên.

4. Appetite - Ăn uống

Vấn đề ăn uống cũng là một phần của trải nghiệm và có vài lưu ý như sau: Thứ nhất, đồ ăn và thức uống phục vụ tại sự kiện phải dinh dưỡng và an toàn vệ sinh; Thứ hai, giống yếu tố không gian sự kiện, các bữa ăn phải phù hợp với tính chất của chương trình. Bạn không thể phục vụ đồ ăn thường ngày cho một buổi tổ chức sinh nhật hay đồ ăn Tây cho một Lễ hội Truyền thống Việt Nam; Cuối cùng, Menu được chọn phải dựa vào khẩu vị khách hàng và phù hợp với ngân sách tài chính của bạn.

Danh sách các yếu tố ăn uống

5. Amenities - Đồ lưu niệm 

Nghe thật tuyệt nếu như khách hàng sau khi tham gia sự kiện có trên tay những món quà xinh xắn và ý nghĩa. Điều này sẽ giúp cho sự kiện của bạn tạo dấu ấn mạnh mẽ và giúp cho người tham dự gợi nhớ đến sự kiện khi nhìn thấy những đồ vật này. 

Danh sách các yếu tố quà lưu niệm

Ví dụ: Ở các lễ cưới, cô dâu chú rể sẽ tặng cho các khách mời những gói bánh kẹo, sô cô la. Hay khi tham gia những lễ hội âm nhạc, bạn sẽ có được những chiếc vòng tay dạ quang, đồ của nhà tài trợ, … 

Kết luận: 

Tóm lại, bài viết trên đã “bật mí” các quy tắc tạo nên thành công khi tổ chức sự kiện. Mong rằng thông qua bài viết, các bạn lại có thêm một cách để những bước đầu xây dựng chương trình trở nên dễ dàng hơn nhé!!!

Viết bởi: Đỗ Thanh