Để có thể tổ chức hội thảo giáo dục hiệu quả, đòi hỏi mỗi người tổ chức phải luôn sáng tạo và tỉ mỉ, phải có kỹ năng xây dựng kế hoạch kỹ lưỡng và chuẩn bị nội dung thật chỉn chu, cẩn thận. Dưới đây, sẽ là một số lời khuyên, gợi ý nhằm giúp các nhà tổ chức có thể hoàn thành tổ chức một hội thảo giáo dục thành công:



1. Xác định mục tiêu



Trước khi bắt đầu bất cứ một chương trình nào, việc đầu tiên bạn cần thực hiện chính là xác định mục tiêu của chương trình mà bạn chuẩn bị tổ chức cũng như bạn muốn đạt được điều gì thông qua sự kiện này, và hội thảo giáo dục cũng không ngoại lệ. Điều này sẽ giúp bạn xác định nội dung, chủ đề và đối tượng tham dự.


2. Xây dựng kế hoạch chi tiết


Sau khi có chủ đề cụ thể của chương trình, việc tiếp theo bạn cần làm là lên kế hoạch cụ thể cho chương trình, bao gồm các bước sau:

  • Xác định mục tiêu cần đạt của buổi hội thảo;
  • Chủ đề của hội thảo là gì;
  • Xác định các nội dung chính cần truyền đạt, chia sẻ của buổi hội thảo. Từ đó, xây dựng kịch bản chương trình sao cho phù hợp;
  • Lựa chọn địa điểm, thời gian, thời lượng tổ chức hội thảo;
  • Lập bảng dự trù kinh phí cho chương trình;
  • Lên danh sách các khách mời, đối tượng có tỷ lệ quan tâm đến chương trình;
  • Lên danh sách các công việc cần làm, thời hạn hoàn thành và gán người phụ trách cho từng công việc.



3. Xây dựng kịch bản chương trình


Nội dung chương trình phải bám sát đúng trọng tâm của chủ đề mà bạn đã xác định đề ra trước đó. Thông thường nội dung chương trình sẽ có phân chia thời lượng cho từng hạng mục nhất định. Ví dụ như: thời gian check in, thời gian khai mạc, thời gian chia sẻ, trao đổi của diễn giả, thời lượng Q&A, và chắc chắn rằng không thể thiếu thời gian teabreak. 

Việc có thời gian nghỉ giải lao không chỉ để tạo không gian thư giãn sử dụng bánh, trà,... cho khách mời mà còn là bước đệm cho bạn có thêm thời gian chuẩn bị cho những phần sau đó của buổi hội thảo.



Mách nhỏ cho bạn, để có được một chương trình hay không chỉ là nội dung chia sẻ thu hút mà bạn còn cần phải biết phân bổ thời lượng các hạng mục kể trên sao cho hợp lý. Chẳng hạn như, thời gian check in không được kéo dài quá lâu so với thời gian dự kiến ban đầu, việc thời gian teabreak cũng chỉ nên tối đa là 15p, để tránh tình trạng khách mời sẽ bỏ về giữa chừng. Đồng thời, bạn cũng nên có thêm kịch bản tạo ra không gian cho sự tương tác và giao lưu giữa người tham dự. Cung cấp thời gian cho các hoạt động nhóm và trò chơi tương tác để thúc đẩy sự kết nối và trao đổi ý kiến.


4. Mời diễn giả



Trọng tâm chính của buổi hội thảo chính là diễn giả của chương trình, nhất là lại về hội thảo giáo dục. Và thông thường, các diễn giả của các hội thảo giáo dục sẽ là các chuyên gia tâm lý học đường, hoặc các chuyên gia có chuyên môn, kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với chủ đề của hội thảo. Và tất nhiên, phải đảm bảo rằng diễn giả mà bạn mời có kỹ năng truyền đạt thông tin một cách hấp dẫn, thu hút người nghe.


5. Công tác tổ chức, truyền thông


Để có được một chương trình thành công, thì công tác tổ chức phải được chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng, với các nội dung như:

  • Set up không gian tổ chức buổi hội thảo, kiểm tra trang thiết bị cần thiết tại địa điểm tổ chức (âm thanh, máy chiếu, màn hình hiển thị, chất lượng internet, các công cụ tương tác như micro,...);
  • Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như teabreak, quà tặng,...
  • Thiết kế, chuẩn bị các ấn phẩm cần thiết của buổi hội thảo như banner, standee, backdrop, tài liệu, văn phòng phẩm,...;
  • Soạn nội dung, thiết kế thư mời và gửi cho các đối tượng tham gia;
  • Soạn sẵn nội dung câu hỏi gợi mở cho hạng mục Q&A. Điều này sẽ giúp bạn tránh được tình trạng không có ai nêu ý kiến hoặc đặt câu hỏi. 



Về công tác truyền thông, bạn phải có kế hoạch thông tin chương trình trên các phương tiện truyền thông và kênh quảng cáo khác nhau để thông báo về hội thảo. Thời gian truyền thông cho một sự kiện ít nhất là 01 tuần trước ngày diễn ra sự kiện.


6. Đánh giá sau sự kiện 


Sau khi hoàn thành hội thảo, bạn sẽ phải thu thập phản hồi từ người tham dự để đánh giá hiệu quả của chương trình, để cùng team ngồi lại trao đổi và đề xuất cải thiện cho các sự kiện tương lai. Các phản hồi, ý kiến của người tham dự thông thường sẽ là về nội dung chương trình có thỏa mãn được nhu cầu của họ, chất lượng diễn giả,....



Ngoài ra, bạn và team của mình cũng nên đánh giá hiệu quả truyền thông mà chương trình mang lại cho công ty, tổ chức của bạn. Ngân sách bạn bỏ ra để truyền thống có thực sự thỏa đáng. Từ đó, rút kinh nghiệm cho những sự kiện, hội thảo tiếp theo.


Kết luận:


Nhìn chung, một chương trình hội thảo giáo dục hay phải đạt đủ các yếu tố cơ bản như là: chủ đề và nội dung chương trình đạt được mục tiêu đề ra cũng như giải quyết được nhu cầu của người tham dự, hai là diễn giả chính phải có kiến thức phù hợp với chủ đề sự kiện cũng như kỹ năng truyền đạt thông tin phải thu hút được người nghe, chất lượng công tác tổ chức, truyền thông phải đạt hiệu quả thì chương trình bạn mới thu hút được nhiều người tham dự và nhận được quan tâm cho những chương trình sau. Điều cuối cùng không kém phần quan trọng, kinh phí dự trù phải được sử dụng hiệu quả, hợp lý. Hy vọng với những gợi ý này, các bạn sẽ thực hiện được nhiều hội thảo chất lượng, ý nghĩa. Chúc các bạn thành công!

Biên tập: Ngân Trương

Nguồn: Viet power