Tổ chức sự kiện phục vụ nhiều mục đích khác nhau, từ kết bạn, mở rộng mối quan hệ đến nâng cao nhận thức và kiến thức. Là người lập kế hoạch sự kiện, điều quan trọng là phải thiết kế và thực hiện các sự kiện đáng nhớ mà khách hàng của bạn không dừng lại ở việc thích thú mà còn muốn quay lại để biết thêm. Đối với những người muốn cải thiện kỹ năng tổ chức sự kiện của mình, bài viết này là dành cho bạn! Tiếp tục đọc để tìm hiểu các mẹo từ các chuyên gia tổ chức sự kiện về cách tổ chức các sự kiện một cách thành công nhé!
1. Xác định mục đích và mục tiêu của sự kiện
Trước khi bạn bắt đầu lập kế hoạch, điều quan trọng là phải biết mục đích sự kiện của bạn, bởi vì điều này sẽ giúp bạn quyết định khách hàng mục tiêu mà bạn muốn mời và quy mô của sự kiện. Ví dụ nếu bạn đang tổ chức một buổi họp mặt thân mật thì bạn sẽ mời những người thân thiết và đặt một địa điểm nhỏ. Tuy nhiên, nếu bạn tổ chức một bữa tiệc lớn hơn hoặc gây quỹ, thì có thể hữu ích khi bạn thuê một địa điểm lớn với quy mô đông đảo.
Xác định mục tiêu của bạn cũng rất quan trọng nếu bạn muốn tổ chức một sự kiện thành công. Nó sẽ giúp bạn xác định các mục tiêu ngắn hạn và cải thiện hiệu suất của mình. Hãy giảm bớt các đầu mục công việc, chọn lọc những gì phù hợp nhất với bạn và cố gắng làm việc với số lượng mục tiêu nhỏ hơn.
2. Bắt đầu lập kế hoạch
Lên kế hoạch cho một sự kiện cần có thời gian và công sức. Bắt đầu bằng cách suy nghĩ về loại sự kiện bạn muốn tổ chức. Đó có phải là tiệc sinh nhật, tiệc cưới, lễ kỷ niệm ngày lễ hay một số kiểu tụ tập khác không?
Khi bạn đã quyết định loại sự kiện bạn muốn tổ chức, hãy nghĩ về những người sẽ tham dự. Nó sẽ chỉ là thành viên gia đình, bạn bè, hoặc cả hai? Quy mô của nhóm như thế nào? Những hoạt động nào sẽ thu hút mọi người?
Tiếp theo, hãy bắt đầu lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện. Ai sẽ chịu trách nhiệm tổ chức? Bạn có cần thuê người phục vụ ăn uống, nhiếp ảnh gia, DJ, ...? Ngân sách của bạn cho toàn bộ sự kiện là bao nhiêu, bao gồm đồ trang trí, thức ăn, đồ uống và hơn thế nữa? Nếu tổ chức một buổi họp mặt nhỏ, bạn có thể chỉ cần thuê phòng tại một nhà hàng hoặc khách sạn. Tuy nhiên, nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện lớn hơn, bạn có thể cân nhắc việc thuê hội trường hoặc thuê địa điểm ngoài trời.
Lập kế hoạch trước có thể là sự khác biệt giữa một sự kiện thành công và một thảm họa. Do đó, chúng tôi thực sự khuyên bạn nên chú ý đến các chi tiết như địa điểm, khả năng tiếp cận , thời tiết và thiết bị. Làm theo hướng dẫn lập kế hoạch từng bước có thể giúp bạn tổ chức sự kiện một cách kỹ càng và trọn vẹn.
3. Chọn địa điểm tổ chức sự kiện hoàn hảo
Khi nói đến việc tổ chức các sự kiện, một trong những điều quan trọng nhất là chọn địa điểm phù hợp. Sự kiện của bạn sẽ thành công hơn rất nhiều nếu bạn chọn được địa điểm phù hợp với khách mời và ngân sách của mình. Hãy cân nhắc số tiền bạn có thể chi trả và số tiền bạn muốn chi cho sự kiện của mình. Địa điểm bạn chọn nên phù hợp với phạm vi giá mà bạn đề ra.
Hơn nữa, hãy chọn những địa điểm dễ tiếp cận và đủ chỗ để mọi người cảm thấy thoải mái và xem xét đối tượng mục tiêu của bạn trước khi thuê địa điểm. Làm thế nào họ di chuyển đến địa điểm? Nói cách khác, hãy đặt mình vào vị trí của những người tham dự và hiểu điều gì sẽ thuận tiện hơn cho họ.
4. Lập ngân sách sự kiện và tuân theo nó
Lập ngân sách thực tế để tổ chức sự kiện trong khả năng của bạn. Hãy nhớ rằng các chi phí bổ sung luôn có thể phát sinh và bạn phải dự trù nó. Một mẹo rất quan trọng là dành một phần ngân sách của bạn trong trường hợp bạn cần thực hiện các thay đổi vào phút cuối hoặc thuê một dịch vụ mà bạn không nghĩ là cần thiết. Quản lý tốt ngân sách của bạn có thể giúp việc tổ chức sự kiện của bạn diễn ra dễ dàng hơn nhiều.
5. Dự trù rủi ro
Lập kế hoạch đòi hỏi phải suy nghĩ và xem xét tất cả các vấn đề liên quan để đảm bảo một sự kiện thành công. Dự đoán trước bất kỳ trở ngại tiềm ẩn nào và phản ứng nhanh với các tình huống thay đổi trong sự kiện là điều mà bạn cần đề ra. Hơn nữa, chú ý đến nhu cầu của khách sẽ giúp sự kiện của bạn đảm bảo trải nghiệm tích cực và thoải mái cho mọi người. Dưới đây là bốn mẹo nhanh để bám sát kế hoạch của bạn:
- Đừng thay đổi ngân sách tổ chức sự kiện của bạn để phù hợp với các tình huống bất ngờ. Có thể bạn muốn chi tiêu nhiều hơn và cho mọi người những gì họ muốn, nhưng điều này không thực sự cần thiết.
- Kiểm tra dự báo thời tiết trước khi lên kế hoạch cho một sự kiện ngoài trời. Tất nhiên, bạn không thể chắc chắn 100% về dự báo thời tiết, nhưng bạn có thể chuẩn bị dựa trên xác suất.
- Luôn có kế hoạch dự phòng trong trường hợp khẩn cấp. Nếu vì lý do nào đó kế hoạch đầu tiên của bạn không hoạt động, hãy luôn có kế hoạch B.
- Hãy chắc chắn có đủ thức ăn và nước uống. Một trong những tình huống tồi tệ nhất đối với các sự kiện là khi những thứ bạn chuẩn bị cho khách hàng hết trước khi mọi người bắt đầu rời đi.
6. Chú ý đến quảng cáo sự kiện và bán vé
Khi bạn đã quyết định loại sự kiện nào bạn muốn tổ chức, bạn sẽ cần quảng bá nó. Bắt đầu bằng cách tạo một trang web hoặc sự kiện trực tuyến nơi mọi người có thể tìm thấy thông tin sự kiện, trả lời hoặc mua vé. Sau đó, sử dụng các trang truyền thông xã hội như Facebook, Twitter, Instagram và LinkedIn để chia sẻ hình ảnh và cập nhật về sự kiện.
Điều cần thiết là dành thời gian và nỗ lực để thu hút mọi người đến sự kiện của bạn. Càng bán được nhiều vé, bạn càng có thể làm cho các sự kiện của mình trở nên thú vị hơn đối với những người tham dự. Ngoài ra, truyền bá thông tin tới bạn bè và gia đình qua email là một cách hiệu quả để thu hút một đám đông lớn hơn.
7. Đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ vào ngày diễn ra sự kiện
Khi ngày diễn ra sự kiện của bạn đến gần, hãy tuân theo kế hoạch mà bạn đã đặt ra. Nếu đó là một sự kiện trực tiếp, hãy đến địa điểm sớm hơn ít nhất vài giờ để xác nhận rằng tất cả các thiết bị và dịch vụ cần thiết đều hoạt động bình thường. Nếu đó là một sự kiện ảo, hãy tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng thiết bị, kết nối internet và tài liệu của bạn trước sự kiện để đảm bảo ngày diễn ra theo đúng kế hoạch.
Chúng tôi biết rằng việc lên kế hoạch cho một sự kiện đã tốn rất nhiều công sức, nhưng việc chứng kiến sự kiện diễn ra một cách hoàn hảo và đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch là điều vô giá.
8. Cảm ơn khách và theo dõi họ
Khi bạn đã hoàn tất việc thiết lập sự kiện của mình, hãy cảm ơn khách đã tham dự và yêu cầu họ điền vào bản khảo sát để bạn có thể tìm hiểu thêm về những điều họ thích và không thích về sự kiện. Điều này giúp bạn cải thiện các sự kiện trong tương lai và cũng cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về những gì người tham dự nghĩ về thương hiệu của bạn.
Hơn nữa, nó sẽ cung cấp cho bạn một danh sách khách hàng tiềm năng gồm những người thực sự quan tâm và có khả năng xuất hiện trở lại trong các sự kiện của bạn.
9. Đo lường hiệu suất sự kiện so với mục tiêu
Tổ chức một sự kiện có thể thú vị và bổ ích. Tuy nhiên, như đã đề cập ở mẹo đầu tiên, phải có một tập hợp các mục tiêu có thể đo lường được mức độ thành công. Ngay cả khi bạn không đạt được kết quả như mong đợi cũng đừng căng thẳng! Khi tổ chức các sự kiện, cần nắm bắt cơ hội và xem điều gì phù hợp nhất với đối tượng mục tiêu của bạn.
Kết luận
Các khía cạnh đóng góp cho một sự kiện thành công có thể khác nhau. Nhưng bằng cách xác định các chiến lược thành công, bạn có thể đảm bảo mỗi sự kiện đều thú vị và hiệu quả. Hãy theo dõi Stage!Vietnam để đón chờ thêm những thông tin bổ ích nhé!
Biên dịch: Đỗ Thanh
Nguồn: Time.ly
