Trong bất cứ chương trình nào, chúng ta đều không muốn những rủi ro sẽ xảy ra trong sự kiện của mình. Do đó, hãy luôn chuẩn bị các phương án xử lý rủi ro trong quá trình lên kế hoạch. Điều này giúp cho nhà tổ chức chủ động và linh hoạt hơn khi có khủng hoảng xảy ra, đồng thời dễ dàng hơn trong việc ra quyết định ngay trong sự kiện.

Vậy để có thể giải quyết những rủi ro xảy ra, chúng ta cần phải làm như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu nhé.



1. Luôn có phương án quản trị rủi ro

Ngoài những buổi brainstorm để đưa ra concept, ý tưởng, thiết kế… cho chương trình, hãy cùng với team dành một phần thời gian để cùng nhau suy nghĩ về những rủi ro, vấn đề có thể xảy ra trong chương trình của mình dù chỉ nhỏ nhất và thảo luận đưa ra giải pháp xử lí nếu như xảy ra.



Dĩ nhiên việc này ngoài giúp bạn lường trước được những tình huống xấu thì cũng sẽ tăng sự tin tưởng của khách hàng và uy tín của công ty bạn. Từ đó khách hàng sẽ rất an tâm khi giao chương trình cho bạn

 

2. Cần giữ bình tĩnh trong mọi tình huống

Đây là yếu tố đầu tiên mà bạn cần phải có khi có rủi ro xảy ra trong sự kiện của mình. Khi mất bình tĩnh, chúng ta sẽ dễ đưa ra những giải pháp không thật sự thông thoáng, thậm chí nó làm cho tình hình có thể trở nên tồi tệ hơn. Vì vậy điều trước tiên cần làm đó là bình tĩnh nhìn nhận vấn đề, rồi mới đưa ra phương án hoặc nhờ tư vấn từ những người thành viên khác trong ekip.


3. Dũng cảm đối mặt với khủng hoảng

Đôi khi những vấn đề xảy ra, sẽ có lúc chung ta lờ đi hoặc che dấu những thứ không tốt xảy ra trong chương trình của mình. Tuy nhiên, trung thực và có trách nhiệm mới thật sự giúp chúng ta giải quyết vấn đề.

Hãy cùng nhau đối diện, sẵn sàng nhận trách nhiệm và đưa ra phương án giải quyết tốt nhất với tình huống cụ thể đấy để giải quyết khủng hoảng cho chương trình các bên liên quan.



4. Cùng nhau giải quyết, không thoái thác cho người khác

Khi có vấn đề xảy ra, hãy cùng nhau tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra phương án giải quyết tốt nhất, không nên thoái thác cho nhau và cùng nhau giải quyết, các vấn đề còn lại sẽ cùng nhau trao đổi trong cuộc họp sau chương trình



5. Hãy giải quyết vấn đề từ gốc

Trong cuộc họp review sau chương trình, cả team cần phải tìm ra tìm ra nguyên nhân mấu chốt của vấn đề và khắc phục tận gốc để đảm bảo tình huống này sẽ không xảy ra lần nữa.

Chúng ta cần xem xét toàn bộ từ quá trình lên kế hoạch, chuẩn bị với những câu hỏi đặt vấn đề: “Nó đã xảy ra như thế nào, tại sao có thể xảy ra được tình huống đấy…” để cùng nhau thảo luận và rút kinh nghiệm cho những chương trình sau.


 

6. Nhìn về tương lai và tiếp tục tiến bước

Sau mỗi sai lầm, những rủi ro đã diễn ra trong chương trình (dù thành công hay không), hãy nhìn nhận và đưa ra bài học xương máu của mình. Từ đó chúng ta sẽ có những chuẩn bị tốt hơn cho các chương trình sau. Đừng vì thế mà nản hoặc quá tập trung vào nó khiến chúng ta mất ăn mất ngủ.

Dù sao mọi chuyện cũng đã qua, việc cần làm là tiếp tục mỉm cười và tiến về phía trước. Chặng đường trên hành trình Event vẫn còn dài.



Trên đây là những đúc kết mà mình rút ra được từ những chia sẻ của các đàn anh/chị đi trước và từ những trải nghiệm của chính bản thân. Điều mình cảm thấy quan trọng nhất chính là sự chuẩn bị kĩ càng trước mỗi chương trình và sự bình tĩnh đối mặt khi có những rủi ro xảy ra. Hy vọng sẽ giúp các bạn vững tâm hơn khi đối mặt với rủi ro và xử lí chúng một cách tốt nhất nhé.


Lương Nguyễn

Operations Supervisor - VEG - Vietnam Event Group