Khi các nhà tổ chức lên ý tưởng cho một sự kiện thì vấn đề giữ được mood cho khán giả trong suốt quá trình sự kiện diễn ra là một điều vô cùng quan trọng và đáng để các nhà tổ chức phải lưu tâm. Có rất nhiều cách để có thể giữ được mood trong sự kiện nhưng cách thông dụng nhất các nhà tổ chức hay sử dụng là âm nhạc. Âm nhạc là một yếu tố không thể thiếu trong toàn bộ quá trình trải nghiệm sự kiện của bạn, nếu được sử dụng đúng lúc và hợp hoàn cảnh thì không những giữ được bầu không khí hiện có mà còn giúp kéo tâm trạng của khách tham dự tốt hơn.
Bài viết dưới đây sẽ đưa ra những lý do tại sao âm nhạc lại có một “mĩ lực” mạnh mẽ giúp nâng tầm giá trị cũng như tạo được bầu không khí phù hợp, thoải mái cho sự kiện của bạn.
Mục đích của sự kiện và đối tượng khách tham dự góp phần quyết định phong cách âm nhạc
Với mỗi sự kiện nhất định thì âm nhạc đóng góp một phần quan trọng giúp thể hiện rõ hơn chủ đề mà các nhà tổ chức muốn nói đến. Chẳng hạn như trong những buổi lễ khai mạc, hay thuyết trình âm nhạc sẽ nhẹ nhàng và trang nghiêm hơn; Hay trong lúc đón khách, âm nhạc sẽ vui tươi, rộn rã hơn; Hay trong quá trình diễn ra sự kiện, lúc chào đón những vị khách quý, hay trao thưởng, vinh danh, những nhà tổ chức nên chuẩn bị những bản nhạc riêng phù hợp cho những hoạt động này và thường gắn liền với âm hưởng trang nghiêm, trang trọng (thêm một tí hào hùng)…Vậy điều quan trọng muốn nói đến ở đây là trong bất kì sự kiện nào, điều quan trọng là dựa vào chủ đề, mục đích của sự kiện mà việc lựa chọn âm nhạc sẽ góp phần quan trọng giúp nâng tầm cảm xúc của sự kiện đó.
Cùng với chủ đề, mục đích của sự kiện, việc xem xét thêm về độ tuổi, văn hoá chung của khách tham dự tại nơi diễn ra sự kiện đó để lên phương án cho những hình thức biểu diễn âm nhạc, nghệ sĩ biểu diễn phù hợp sẽ càng thu hút thêm sự quan tâm của khách tham dự.
Band Flamenco biểu diễn đón khách
Đảm bảo nguồn ngân sách sử dụng cho âm nhạc trong sự kiện
Các nhà tổ chức khi lên kế hoạch cho sự kiện của mình nên lưu ý rằng chi phí bạn có thể chi trả cho hoạt động giải trí âm nhạc là bao nhiêu. Kết hợp với yếu tố chủ đề (mục 1) thì việc lựa chọn và thuê nhân sự biểu diễn sẽ trở nên dễ dàng và phù hợp hơn.
Khi liên hệ thuê nhân sự biểu diễn, bạn cũng nên chú ý những yêu cầu nghề nghiệp đặc biệt khác. Với một DJ thì vấn đề thiết bị, âm thanh,... sẽ khác khi bạn thuê một ban nhạc biểu diễn. Ngoài ra, cũng nên chú ý về vấn đề di chuyển, đi lại, chỗ ở cho người biểu diễn đặc biệt khi đi biểu diễn xa, liên tỉnh. Những lưu ý trên đều sẽ được tính vào chi phí thuê nhân sự trong sự kiện của bạn.
Một band lớn biểu diễn với số lượng nhạc cụ và yêu cầu thiết bị âm thanh lớn
Thời gian cũng sẽ đóng một vai trò quan trọng trong chi phí thuê. DJ hay ban nhạc, ca sĩ biểu diễn chi phí sẽ cao hơn khi bạn liên hệ vào những khoảng thời gian khác nhau như những ngày cuối tuần, những dịp lễ tết hay sự kiện cuối năm. Nếu sự kiện của bạn đã được định trước thời gian tổ chức, bạn liên hệ với nhân sự biểu diễn và đặt lịch sớm thì chi phí hai bên có thể thương lượng và cân đối để phù hợp với ngân sách.
DJ trình diễn tại một sự kiện vào buổi tối
Không gian sự kiện góp phần quyết định hiệu suất biểu diễn
Hiệu suất trình diễn và tâm trạng của khách tham dự cũng một phần bị chi phối bởi không gian sự kiện. Nếu sự kiện của bạn được tổ chức tại không gian nhỏ với số lượng khách tham dự không nhiều nhưng bạn lại thuê một ban nhạc lớn thì chắc chắn khán giả của bạn sẽ cảm thấy choáng ngợp với quy mô hoặc âm thanh của ban nhạc. Dĩ nhiên là bạn không muốn điều này xảy ra.
Đối với những sự kiện nhỏ, cần không gian riêng tư và trang trọng, thì việc sử dụng âm nhạc đón khách với những giai điệu du dương từ violin, piano sẽ làm tâm trạng của khách thoải mái, vui tươi hơn khi mới vừa bước vào không gian sự kiện. Hay việc lên ý tưởng để một ban nhạc classic chơi trực tiếp tại một vị trí dễ nhìn cũng tạo được hiệu ứng ngay trong sự kiện của bạn. Trong những hoạt động như ăn tối, khiêu vũ,... việc sử dụng âm nhạc phù hợp trong không gian sang trọng, dưới ánh đèn vàng cũng góp phần nào tăng thêm nguồn cảm hứng cho khách tham dự.
Band Classic trình diễn trước sảnh sự kiện trong một buổi tiệc đám cưới
Sau khi đã hiểu rõ được những giá trị mà âm nhạc có thể đem lại cho sự kiện của bạn và những lưu ý cần có trong quá trình làm việc với nhân sự biểu diễn. Bạn có thể ghi chú lại và trong quá trình lên ý tưởng cho một sự kiện, bạn sẽ biết được sự kiện có những gì để đề xuất thể loại âm nhạc cũng như nhân sự biểu diễn lý tưởng để mang đến sự trải nghiệm tốt nhất và ấn tượng trong lòng khách tham dự trong nhiều năm tới. Đó là sức mạnh của âm nhạc.
Kim Ngân
Nguồn: Heroic-Productions
