Sự thành công của một sự kiện phần lớn phụ thuộc vào đội ngũ nhân viên sự kiện của bạn. Có bao giờ bạn gặp phải trường hợp thuê những bạn nhân viên không thích hợp với công việc và không hòa nhập được với đội của mình? Nếu có, thì nó đủ chứng minh rằng nhân sự sự kiện là rất quan trọng. Thế nên để đảm bảo cho sự thành công cho sự kiện, bạn phải tìm được những cộng sự hoàn toàn phù hợp với vị trí công tác và ekip của bạn.


Bài viết này sẽ đưa đến một vài tips hữu ích để giúp bạn chọn nhân viên sự kiện phù hợp cho ekip của bạn.


1. Lựa chọn nhân viên như chọn đại diện cho hình ảnh thương hiệu của bạn.

Nhân viên tổ chức sự kiện được thuê cho hội thảo, sự kiện khuyến mãi, hội nghị hoặc triển lãm nhiệm vụ của họ phải vừa hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình vừa giữ được sự thân thiện, chuyên nghiệp với người tham dự. Họ chính là những đại diện thương hiệu gần gũi nhất với khách hàng và trực tiếp tác động đến chất lượng dịch vụ mà khách hàng nhận được vì vậy hãy chú ý đầu tư đến chất lượng nhân viên. Cân nhắc kinh nghiệm từ các sự kiện trước liên quan đến lĩnh vực của bạn mà nhân viên đã thể hiện để thu nhận đóng góp từ họ cho phương pháp tiếp cận khách hàng của bạn.



2. Hỏi thăm từ các chiến hữu của bạn.

Lời giới thiệu từ bạn bè hoặc đối tác uy tín hoàn toàn có thể giúp bạn trong việc tìm kiếm nhân sự thích hợp. Trước khi bạn bắt đầu tìm kiếm nhân viên cho sự kiện hãy hỏi thăm một vòng trong các mối quan hệ của bạn. Các trải nghiệm từng có cộng thêm các mối quan hệ từ bạn bè, đối tác sẽ giúp cho quá trình lựa chọn dễ dàng hơn.



3. Xem xét về những yêu cầu đặc biệt khác ngoài chuyên môn Event.

Nhân viên tổ chức sự kiện thông thường phải có một mức độ kinh nghiệm nhất định về tổ chức sự kiện, kỹ năng ra quyết định vững vàng, tư duy tổ chức, thái độ tích cực và cởi mở cũng như khả năng đàm phán, thương lượng với các đối tác, nhà thầu và nhà cung cấp dịch vụ ăn uống. Tuy nhiên ở một số sự kiện còn đòi hỏi nhân viên có được kiến thức, kinh nghiệm về lĩnh vực sản phẩm của khách hàng đặt sự kiện để có thể hướng dẫn người tham gia sự kiện là khách hàng tiềm năng hoặc tương tác với khán giả theo những cách sáng tạo, cuốn hút.

 


4. Chọn lựa những nhân viên sẽ làm việc tốt với các thành viên hiện tại trong nhóm.

Đầu tiên hãy cân nhắc về tình hình team của bạn đang có và căn cứ trên đó để đưa ra quyết định lựa chọn nhân sự. Vì mọi người phải làm việc trực tiếp cùng nhau mọi lúc nên hãy xem xét về tinh thần đồng đội hiện tại, các màu sắc tính cách đã và sắp có, mức độ hòa hợp và thích ứng của team như thế nào? Đồng thời đặt các yếu tố đó bên cạnh yêu cầu về chuyên môn khi thực hiện tuyển dụng để tránh nhận phải một kết quả không mong muốn về hiệu suất và chất lượng công việc. 



5. Xác định rõ các yêu cầu về nhân sự.

Hiển nhiên để thuê nhân viên cho sự kiện thì bạn phải có một bản kế hoạch cụ thể đã xác định được quy mô, thời lượng và số lượng khán giả dự kiến của sự kiện. Một khi mục tiêu của bạn đã rõ ràng, thì nhu cầu của bạn cũng vậy, bạn sẽ xác định được số lượng nhân viên tổ chức sự kiện dự kiến cần thiết. 



6. Lợi thế hơn khi chọn những người dày dặn kinh nghiệm và đã từng hợp tác trước đây.

Nhân viên sự kiện có kinh nghiệm trong nghề sẽ hiểu rõ hơn về thị trường; về thị hiếu, kỳ vọng và giá trị của từng nhóm khách hàng cụ thể. Kinh nghiệm trong ngành thường đi cùng các mối quan hệ điều này giúp bạn có thêm nhiều cơ hội hơn từ những mối quan hệ chìm.



7. Tổ chức phỏng vấn và giao tiếp trước với ứng viên.

Giống như bất kỳ công việc nào, bạn nên phỏng vấn ứng viên để xác định xem họ có phù hợp với công ty của bạn hay không. Chuẩn bị danh sách các câu hỏi và các nội dung để kiểm tra ứng viên, nếu không thể gặp mặt để nói chuyện trực tiếp thì bạn nên có một cuộc trò chuyện ngắn qua điện thoại hay Skype và các công cụ gọi online để hiểu về tính cách của họ. 



8. Tốt gỗ hơn tốt nước sơn.

Nhiều công ty đã mắc sai lầm khi thuê nhân viên tổ chức sự kiện dựa trên ngoại hình của họ. Mặc dù vẻ ngoài thực sự quan trọng để tạo thiện cảm với khách hàng, nhưng nó không dùng để đảm bảo tiến độ công việc mà thái độ, tính cách và kinh nghiệm mới là yếu tố quan trọng. Nói một cách khác, những nhân viên tổ chức sự kiện được thuê chỉ đơn giản là vì trông xinh đẹp thì ít có khả năng tạo ra kết quả như bạn mong muốn.



9. Tìm đến dịch vụ cung cấp nhân sự trọn gói và đảm bảo mức đầu tư hợp lý.

Bạn nên làm việc với một công ty cung cấp nhân sự chuyên nghiệp có bề dày thành tích đã được chứng minh và cho dù ngân sách có trở nên hơi căng thẳng nhưng kết quả sẽ được đảm bảo hơn. Khi chọn công ty cung cấp, hãy đảm bảo rằng bạn nhận được dịch vụ phù hợp bằng cách thảo luận về số lượng người tham dự, loại hình sự kiện, mục tiêu, địa điểm, ngân sách sự kiện và thông tin tổ chức khác để công ty trung gian đáp ứng yêu cầu nhân viên của bạn.



Cuối cùng, nhân viên sự kiện nên trở thành một phần của nhóm bạn và phản ánh hoàn hảo hình ảnh thương hiệu của bạn. Giao tiếp và tôn trọng là điều cần thiết để có một sự hợp tác hiệu quả. Bạn có thể chọn lựa một trong những tips nhỏ trên nếu chúng phù hợp với bạn để lựa chọn một cộng sự hoàn hảo cho nhóm của bạn.


Biên tập: Kiều Quyên

Nguồn: helloendless