Một sự kiện ảo được xây dựng dựa trên nội dung, mức độ tương tác của người tham dự và dữ liệu. Mặc dù các sự kiện ảo không yêu cầu nhiều về sản xuất phần cứng, nhưng để tạo nên một sự kiện hoàn chỉnh cần đòi hỏi các chuyên gia phải đáp ứng tốt các hạng mục cần thiết giống như bất kỳ loại sự kiện nào khác. Chất lượng sản xuất video và kết nối sẽ rất quan trọng, cũng như trang web chứa chương trình và nội dung. Theo Forbes, một sự kiện ảo nên có sự kết hợp giữa nội dung trực tiếp và nội dung được ghi lại trước. Bởi vì các sự kiện ảo hoàn toàn dựa vào công nghệ nên nếu bạn gặp phải trục trặc công nghệ, toàn bộ sự kiện của bạn có thể và sẽ bị ảnh hưởng. 

Sau đây là một vài lỗi cơ bản thường xuất hiện trong Virtual Event.

1. Phớt lờ đi những khó khăn công nghệ của người tham dự

Khi tham dự một sự kiện Virtual Event sẽ đâu đó tồn tại sự cố công nghệ xảy ra ở phía người tham dự. Họ không thể đăng nhập, không thể truy cập micrô hoặc máy ảnh của họ hoặc họ gặp khó khăn trong việc tìm cách tham gia vào phòng online.

Phần lớn các vấn đề công nghệ này có thể tránh được bằng cách thông báo rõ ràng những gì người tham dự cần làm để trở thành một phần của sự kiện của bạn. Thông tin này nên được chia sẻ trên trang web và các email sự kiện. Sau đây là một vài cách để thực hiện:

• Khuyến khích mọi người cài đặt phiên bản trình duyệt Internet mới nhất (Chrome, Cốc Cốc, v.v.)
• Đính kèm các liên kết thông tin về cách người tham dự có thể cấp quyền cho trình duyệt và hệ thống (windows / Mac) của họ để sử dụng micro và máy ảnh trên máy tính của họ.
• Tạo hướng dẫn từng bước bằng ảnh chụp màn hình hoặc video cho người tham dự về cách tham gia cuộc họp.
• Đăng thông tin về cách những người tham dự có thể liên hệ với bạn trong trường hợp khẩn cấp về kỹ thuật.

2. Không xem xét đến việc nhiều loại thiết bị được sử dụng

Event Planners có thể không biết loại thiết bị (dòng điện thoại, laptop,...) mà những người tham dự sẽ sử dụng để kết nối với sự kiện. Bạn phải chuẩn bị bản trình bày của mình cho mọi kích thước màn hình. Điều này có nghĩa là không nên nhồi nhét quá nhiều chữ vào các trang trình bày của bạn vì phần chữ phải đủ lớn để có thể đọc được ngay cả trên màn hình nhỏ nhất. Ngoài ra, bạn nên lưu tất cả các bản trình bày của mình dưới dạng PDF. Những tài liệu này tương thích với hầu hết các thiết bị và người tham dự có thể dễ dàng xem lại sau này.

3. Chất lượng âm thanh kém

Những người tham dự sẽ không mong đợi sự kiện online sánh ngang với một bộ phim chiếu rạp. Không nhất thiết phải có sự hào nhoáng và các hiệu ứng đặc biệt , nhưng họ sẽ không hài lòng nếu âm thanh của sự kiện quá tệ và không thể nghe được những thông tin mà họ kỳ vọng.

Vì vậy, hãy đầu tư vào hệ thống micro thật tốt: không cần phải quá đắt, chỉ cần đáp ứng đủ nhu cầu và cân đối trong phạm vi ngân sách.

4. Không chuẩn bị kế hoạch dự phòng cho diễn giả

Các diễn giả khách mời là điểm thu hút chính của bất kỳ sự kiện nào, cho dù đó là in-person hay virtual. Với các sự kiện trực tiếp, miễn là diễn giả xuất hiện đúng giờ và có sự chuẩn bị đầy đủ, thì tất cả đều ổn. Nhưng trong một sự kiện ảo, bất kỳ người nào trong số các diễn giả của bạn đều có thể gặp các vấn đề kỹ thuật riêng và không thể thực hiện được phần chia sẻ trực tiếp của họ. Nếu bạn không có kế hoạch dự phòng cho những tình huống này, bạn sẽ làm gì?

Chungs tôi sẽ đề xuất cho bạn một giải pháp sau đây: yêu cầu từng diễn giả ghi hình lại phần chia sẻ của họ và gửi cho bạn. Vào ngày diễn ra sự kiện, nếu họ gặp sự cố kỹ thuật và không thể phát trực tiếp, thì bạn hãy sử dụng các bản ghi trước nhé.

5. Phụ thuộc WIFI

Chắc chắn rằng không có một nhà tư vấn sự kiện nào khuyên bạn nên dựa vào WiFi cho sự kiện ảo của mình, vì WiFi có thể thay đổi một cách thất thường. Hãy kết nối Internet bằng cáp Ethernet vì tính ổn định của nó và mọi thứ sẽ tốt hơn nhiều.

6. Không tổ chức rehearsal

Cách duy nhất để thực sự cảm thấy thoải mái, thành thạo với công nghệ được sử dụng trong sự kiện là thực hành sử dụng chúng trước sự kiện diễn ra. Kiểm tra Platform bạn sẽ sử dụng. Nó có phát trực tiếp đúng cách không? Kết nối internet của bạn như thế nào? Bằng cách kiểm tra khả năng phát trực tuyến của máy tính, bạn có thể giảm thiểu sự gián đoạn có thể phát sinh.

7. Chọn đối tác phần mềm phù hợp

Cuối cùng, điều quan trọng là bạn phải chọn đối tác phần mềm phù hợp cho sự kiện ảo của mình. Hiển nhiên ai cũng mong muốn đồng hành cùng một đối tác có dịch vụ khách hàng xuất sắc, để nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh, họ có thể giúp bạn khắc phục càng sớm càng tốt.

Đây là 7 lỗi công nghệ phổ biến nhất có xu hướng thường xảy ra trong các Virtual Event. Những mẹo nhỏ trên nếu được áp dụng thành thục thì sẽ giúp hạn chế rất nhiều các tình huống trục trặc, gián đoạn do công nghệ cho sự kiện của bạn.

Biên dịch: Kiều Quyên

Nguồn: jshay