“Mất kết nối” là một kịch bản ác mộng đối với các nhà sản xuất sự kiện. Thử nghĩ rằng bạn đang chuẩn bị bắt đầu sự kiện ảo hoặc sự kiện kết hợp của mình và đột ngột internet của bạn bị gián đoạn, hoặc máy tính của diễn giả chính bị mất kết nối, hoặc máy chủ của nền tảng ảo bạn chọn dùng gặp sự cố hoặc một cơn bão bất ngờ khiến một bộ phận người tham dự bị mất điện và không thể tham gia đủ số lượng như bạn đã lên kế hoạch. Thật đáng sợ đúng không nào? Nhưng nếu không phải là một mà tất cả chúng cùng xảy ra thì bạn sẽ như thế nào? 

Cho dù bạn đã lên kế hoạch rất lâu cho sự kiện nhưng bạn vẫn có thể gặp phải những trục trặc bất ngờ này, đặc biệt là đối với các sự kiện dựa vào công nghệ. Dưới đây là 7 điều bạn có thể làm để giữ bình tĩnh, đồng thời đảm bảo vẫn mang lại trải nghiệm tốt nhất có thể cho những người tham dự của mình, hoặc là giải pháp phù hợp nhất cho tình huống của bạn.

Lập kế hoạch dự phòng cho kế hoạch dự phòng

Mặc dù bạn có thể không sẵn sàng để xử lý cho mọi tình huống có thể xảy ra, nhưng bạn có thể chuẩn bị thật nhiều kế hoạch dự phòng để hạn chế tối đa các thảm họa công nghệ tiềm ẩn.

Đội ngũ thực hiện sự kiện và các nhà cung cấp bên ngoài có thể cùng thảo luận để tìm ra những sự cố trong phần của mình và xây dựng kế hoạch giải quyết cụ thể. Điều này bao gồm việc xác định một chuỗi hành động rõ ràng; chỉ định vai trò và trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên trong 'nhóm khắc phục sự cố' của sự kiện; tạo một danh sách liên lạc của tất cả những người tham dự; chuẩn bị thông báo và thiết lập email sẵn sàng gửi đến các bên liên quan đang tham dự; thiết kế và xuất bản một trang web có thương hiệu để lưu trữ bản sao trực tuyến; phác thảo cách thức thực hiện cuộc gọi, phương thức liên lạc trao đổi trực tiếp với diễn giả v.v.

Nếu ở sự kiện trực tiếp chúng ta có bộ đàm để liên hệ trực tiếp thì ở đây chúng ta nên chọn một phương thức liên lạc được ngay với team nếu tiếp nhận sự cố một cách nhanh nhất và quan trọng là hãy theo sát timeline để đưa ra giải pháp thích hợp.

Cân nhắc sử dụng nhiều nền tảng

Việc sử dụng nhiều nền tảng công nghệ và xây dựng các trang web dự phòng là không hề dư thừa, đặc biệt là đối với các sự kiện ảo lớn.

Nguồn: Chaay_Tee/Shutterstock

Một ví dụ của Sam Hassler, phó giám đốc chiến lược tại Opus Agency : trong một sự kiện ảo hàng đầu với hơn 500.000 người tham dự, chúng tôi đã đăng ký và sử dụng các nền tảng: Brightcove (video), Pigeonhole (trò chuyện) và New Row (hội thảo). Mỗi bên cung cấp một yếu tố cụ thể cho trải nghiệm khách hàng và mỗi bên đều có một kế hoạch dự phòng thích hợp. Nếu Pigeonhole không hoạt động, thì tính năng trò chuyện sẽ bị tắt. Nếu New Row trục trặc, buổi workshops sẽ nhanh chóng chuyển sang Zoom. Và nếu nền tảng sự kiện chính được lưu trữ trên Google Cloud, thì trang web bổ sung được lưu trữ trên Amazon Web Services.

Cố gắng giữ bình tĩnh

Như bất kỳ một người làm sự kiện nào cũng biết: Đừng bao giờ để thể hiện ra là bạn hoảng loạn ngay cả khi bạn đang rất hoảng loạn bên trong. Hãy đảm bảo thể hiện một khuôn mặt điềm tĩnh và điềm đạm với những người tham dự.

Thử hít sâu và thở đều ra ba lần để ổn định tinh thần. Sau đó, ngay lập tức hãy cố gắng tập trung lại hướng đến giải pháp và sử dụng một trong những kế hoạch chuẩn bị sẵn như  B, C và D của bạn, mà bạn nên có từ đánh giá rủi ro trước sự kiện. Bạn có thể giữ bình tĩnh hơn khi bạn đã chuẩn bị sẵn những kế hoạch này.

Lập kế hoạch để nhanh chóng thông báo những gì đang xảy ra

Nguồn: Google Image

Để những người tham dự trong khoảng lặng là cách nhanh nhất để đánh mất hoàn toàn khách hàng. Thế nên khi sản xuất một sự kiện ảo, bạn nên chuẩn bị sẵn một email ngắn gọn và nhẹ nhàng, với nội dung thừa nhận sự cố và đưa ra giải pháp bằng một cú nhấp chuột để tham gia lại để gửi đến email người tham dự bằng danh sách đã được thu thập trước.

Cân nhắc việc chuẩn bị sẵn visual màn hình trong trường hợp bạn bị mất kết nối với loa nhưng vẫn có kết nối Internet, hãy chuẩn bị sẵn phần trình chiếu 'chúng tôi gặp sự cố công nghệ và chúng tôi đang khắc phục sự cố này, xin quý vị vui lòng đợi giây lát'. Nếu bạn có một ứng dụng cho sự kiện này, bạn có thể gửi một tin nhắn văn bản cho tất cả những người có mặt trên đó để thông báo và giữ sự theo dõi của họ.

Đối với Hybrid Event, nếu một số người tham dự của bạn có mặt tại chỗ, hãy sử dụng hệ thống âm thanh cũng như màn hình LED/ TV được sử dụng trong khuôn viên sự kiện để thông báo cho những người tham dự về bất kỳ thay đổi nào.Và hãy tận dụng sự góp mặt của ekip chương trình, nhân viên sự kiện sẽ rất quan trọng trong việc phổ biến thông tin, phát hiện kịp thời vô số rủi ro tiềm ẩn cũng như là cách giải quyết tiềm năng.

Dành vài phút để khắc phục lỗi và chuyển sang kế hoạch dự phòng để tiếp tục nếu thất bại

Mỗi phút trôi qua mà không có nội dung cũng như tín hiệu từ ban tổ chức sự kiện thì giống hệt như những phút giây tập Plank bụng đau khổ mà không người tham dự nào muốn tiếp tục.

Nếu các vấn đề kéo dài hơn 7-10 phút thì đã đến lúc bạn phải tìm ra một kế hoạch mới. Nếu bạn có bất kỳ nội dung nào được ghi sẵn, hãy khởi chạy nội dung đó trong khi bạn đang cố gắng sửa chữa mọi thứ để có thể tận dụng tối đa thời gian và giữ chân người tham dự cho sự kiện này.

Luôn đảm bảo có đủ nhân viên cho các trường hợp khẩn cấp: một người hoàn thiện và gửi mail chính thức, một người điều phối xử lý khủng hoảng và một người luôn cập nhật tình hình những người tham dự.

Tìm cách “bồi thường” lại cho khách hàng ngay khi có thể.

Cho dù bạn chỉ thiếu một phần của một sự kiện hay trường hợp toàn bộ sự kiện bị hủy bỏ, thì việc gửi lại nội dung cho người tham dự là điều cần thiết. 

Nếu những người tham dự đã bị tính phí cho sự kiện, bạn nên hoàn lại đầy đủ cho họ hoặc cung cấp cho họ một vé đăng ký miễn phí trong tương lai. Còn nếu đây là một sự kiện miễn phí thì vẫn hãy cung cấp nội dung của sự kiện cho họ để giữ hình ảnh của sự kiện. Việc cung cấp cho người tham dự một vài điều gì đó (nội dung được ghi lại, hộp quà bí ẩn, ấn phẩm của sự kiện, voucher khuyến mãi…) khi công nghệ của sự kiện lỗi tốt hơn là không có gì cho họ cả và khiến họ thất vọng khi đăng ký tham gia sự kiện của bạn.

Xác định lỗi đã xảy ra và tìm hiểu cách khắc phục để không tái diễn vào lần sau

Đừng bao giờ mắc cùng một sai lầm hai lần. Sau sự kiện, hãy trao đổi với ekip, nhà cung cấp và khách hàng của bạn để xem chính xác điều gì đã xảy ra và cách có thể tránh lặp lại lỗi lầm trong tương lai. 

Hãy xem xét về việc triển khai kế hoạch dự phòng từ nhiều góc độ: đội ngũ sản xuất chương trình, đối tác, khách mời và người tham dự. Ví dụ như việc gửi các cuộc khảo sát sau sự kiện để đánh giá phản hồi và hiểu những pain points của những người đã có mặt.  Nếu bất kỳ yếu tố nào không đáp ứng được mong đợi, hoặc thực tế chứng minh rằng kế hoạch dự phòng cho tình huống đó là không phù hợp thì hãy thiết kế lại những phương án tối ưu hơn cho các sự kiện trong tương lai.

Nguồn: Google Image

Sau khi đọc qua 7 điều trên thì chắc rằng bạn đã có được giải pháp cho mình để giữ bình tĩnh trong tình huống không mong muốn này nếu chúng diễn ra. Chúc cho sự kiện của bạn diễn ra thành công tốt đẹp!

Biên dịch: Kiều Quyên 

Nguồn:bizbash