Thu nhập, phân tích thông tin từ môi trường bên ngoài

Đây là bước vô cùng quan trọng trước khi lập bất kỳ kế hoạch marketing nào cho sự kiện. Việc nắm được những thông tin cơ bản và cần thiết cho kế hoạch sẽ giúp bạn tối ưu được những hoạt động truyền thông cũng như thực hiện kế hoạch hiệu quả hơn. Ở bước này, bạn cần phân tích những yếu tố như:

Nghiên cứu tổng quan các yếu tố bên ngoài: Bước phân tích này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát về những yếu tố khách quan có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp cũng như sự kiện sắp tổ chức. Bạn cần định vị được thương hiệu của mình đang ở vị trí nào trên thị trường? Các đối thủ cạnh tranh có ưu và nhược điểm gì so với thương hiệu của mình? Nhu cầu của thị trường hiện nay đang ở mức nào? Bạn có thể áp dụng mô hình SWOT để có thể tiến hành phân tích điểm mạnh - yếu - cơ hội - thách thức để có cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp trên thị trường. 

Nghiên cứu các bên liên quan: Những đối tượng có thể tác động đến kế hoạch truyền thông marketing sắp tới cho sự kiện cũng cần được phân tích rõ ràng. Những khách hàng, khán giả, nhà đầu tư, đối tác, truyền thông,.. sẽ là những người bạn cần chú trọng tìm hiểu để đưa ra những kế hoạch phù hợp nhất cũng như ngăn ngừa những trường hợp rủi ro có thể phát sinh. 

Xác định mục tiêu truyền thông

Trước khi tiến hành lập kế hoạch marketing chi tiết, bất kỳ doanh nghiệp tổ chức sự kiện nào cũng cần đưa ra những mục tiêu mà mình mong muốn đạt được thông qua việc tổ chức sự kiện đó. Mục tiêu được đặt ra phải đáp ứng 5 tiêu chí của quy tắc SMART (Cụ thể - Đo lường được - Có thể đạt được - Có tính liên quan - Giới hạn thời gian). 

Đối với những chuỗi sự kiện liên tiếp thì việc đặt ra mục tiêu cụ thể cho từng giai đoạn của sự kiện là điều vô cùng quan trọng. Sau mỗi giai đoạn của chuỗi sự kiện, doanh nghiệp có thể so sánh kết quả đạt được có đáp ứng được mục tiêu ban đầu đề ra hay không. Từ đó, có những điều chỉnh và khắc phục phù hợp cho những giai đoạn sau của chuỗi sự kiện.

Vẽ chân dung đối tượng khán giả mục tiêu

Để chiến lược marketing tiếp cận được đúng đối tượng, doanh nghiệp cần phải phân tích và vẽ được chân dung của những khán giả mà sự kiện hướng đến. Việc xác định rõ được nhóm đối tượng mục tiêu sẽ giúp việc truyền thông sự kiện trở nên hiệu quả hơn và truyền tải được thông điệp đến đúng nhóm khán giả. 

Người lên kế hoạch cần phân tích các thông tin về nhân khẩu học, tâm lý học, người ảnh hưởng, thách thức, nhu cầu thị trường,... để từ đó có thể xác định được cách thức để truyền thông sự kiện nhiều thu hút.

Đưa ra thông điệp truyền thông của chiến dịch

Mỗi một chiến dịch truyền thông đều cần có thông điệp chính để truyền tải đến khán giả. Việc xác định được thông điệp sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn kênh phù hợp để truyền tải, thống nhất hướng nội dung của bài đăng cũng như giúp khán giả dễ ghi nhớ đến thương hiệu, sự kiện hơn. Thông điệp truyền tải nên được thiết kế ngắn gọn, dễ nhớ dưới dạng chữ viết hoặc hình ảnh để khán giả có thể ghi nhớ những gì mà sự kiện muốn đưa tới đối tượng mục tiêu. 

Xác định kênh truyền tải thông điệp

Trong thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ như hiện nay thì việc có hàng trăm cách tiếp cận với khán giả là điều hết sức bình thường. Mục tiêu của doanh nghiệp tổ chức sự kiện là chọn ra những kênh truyền thông phù hợp cũng như tiếp cận được nhiều đối tượng nhất. 

Chuỗi sự kiện là những hoạt động diễn ra dài hạn nên vì thế việc chọn các kênh truyền thông chính xác sẽ giúp kế hoạch marketing thêm hiệu quả. Bạn cần sẽ phải xác định các kênh có nhiều người theo dõi và dễ tương tác, khả năng tiếp cận khán giả như thế nào, đối tượng mục tiêu thường sử dụng kênh nào, phương thức đánh giá các chỉ số truyền thông có phù hợp không,.. Bằng cách xác định những yêu cầu như vậy, bạn sẽ dễ dàng quyết định được kênh để truyền tải thông điệp cho chuỗi sự kiện. 

Một số kênh truyền thông hiện nay như: Instagram, Facebook, Youtube, Website, Blog, Sách, Tạp chí,...

Lên chiến lược bài đăng

Sau khi đã có đối tượng mục tiêu, thông điệp, kênh truyền thông thì việc bạn cần làm lúc này là lựa chọn chiến lược đăng bài truyền thông một cách sáng suốt. Vì chuỗi sự kiện sẽ diễn ra trong nhiều ngày và có thể là nhiều địa điểm khác nhau nên việc chuẩn bị những bài đăng trên các kênh truyền thông trong các giai đoạn trước, trong, sau sự kiện là vô cùng quan trọng. 

Đội ngũ marketing của doanh nghiệp sẽ cần nghiên cứu để đưa ra tần suất đăng bài viết, nội dung bài đăng, khung thời gian, số lượng bài đăng,... sao cho phù hợp nhất. Đăng bài thường xuyên cùng với những nội dung bắt trend, dễ nhớ, sẽ là điểm cộng để thu hút nhiều đối tượng cho sự kiện. 

Đo lường và báo cáo kế hoạch so với mục tiêu đề ra

Để xác định được liệu những chiến lược cũng như kế hoạch đang diễn ra có đạt được mục tiêu không thì doanh nghiệp phải liên tục theo dõi những chỉ số truyền thông, mức độ tiếp cận, tương tác của khán giả, kết quả đạt được của mỗi sự kiện trong chuỗi. Bằng cách đó, bạn sẽ theo dõi và đo lường được mức độ hiệu quả của chiến lược marketing để có những điều chỉnh kịp thời.

Kết luận

Một sự kiện thành công không chỉ cần tư duy sáng tạo và quá trình tổ chức chuyên nghiệp mà còn cần đến những chiến lược marketing thật thông minh. Marketing sẽ luôn đóng một vai trò quan trọng trong sự thành hay bại của một sự kiện nhất định. 

Biên tập: Diệu Linh

Nguồn: Tổng hợp