Gala Dinner là một sự kiện được tổ chức nhằm mục đích ăn mừng, khen thưởng hay tri ân khách hàng của một doanh nghiệp. Một bữa tiệc Gala Dinner thường có những hoạt động như trình bày về giải thưởng của doanh nghiệp, trao thưởng cho nhân viên, tiết mục giải trí, liên hoan,... Bên cạnh đó, mỗi Gala Dinner khi tổ chức thường sẽ có chủ đề riêng do doanh nghiệp đưa ra và những vị khách khi tham dự sẽ diện những trang phục theo concept chủ đề đó.
Xác định mục đích tổ chức Gala Dinner
Đây là một yếu tố rất quan trọng khi tổ chức Gala Dinner. Bất kỳ một sự kiện nào trước khi tổ chức cũng đều phải được xác định mục đích rõ ràng, cụ thể. Điều này sẽ quyết định cách bạn tổ chức, xây dựng ý tưởng, chủ đề cũng như những giá trị mà chương trình sẽ đem lại cho người tham dự. Chính vì tầm quan trọng của mục đích tổ chức mà trước khi bắt đầu vào các khâu thực thi, bạn cần vạch ra cụ thể mục đích của Gala Dinner này là gì?
Lên chủ đề, ý tưởng tổ chức
Sau khi đã xác định mục đích tổ chức, việc bạn cần làm tiếp theo là lên các ý tưởng tổ chức và lựa chọn concept. Hãy lựa chọn những chủ đề mới lạ nhưng vẫn làm nổi bật mục đích của Gala Dinner. Ý tưởng chủ đề càng độc đáo, sáng tạo, càng thu hút được nhiều người đến tham gia và đừng quên mang nét văn hóa doanh nghiệp/ công ty vào chủ đề nữa nhé.
Lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức
Một địa điểm diễn ra Gala Dinner phù hợp sẽ giúp chương trình gây ấn tượng tốt trong mắt mỗi người tham dự. Để lựa chọn được địa điểm tổ chức hợp, bạn cần xác định quy mô của chương trình. Đối với các Gala Dinner có quy mô, nguồn ngân sách lớn và số lượng người tham dự đông thì cần phải tìm những địa điểm có không gian rộng, hệ thống thiết bị tiện nghi, đáp ứng đủ cho khách mời sử dụng cũng như việc lắp đặt, set up sân khấu diễn ra thuận lợi. Bên cạnh đó, các yếu tố về vị trí địa lý, bố cục không gian phù hợp, mức độ an toàn, tiện nghi của địa điểm,.. cũng là điều mà bạn cần khảo sát và cân nhắc kỹ.
Về thời gian tổ chức Gala Dinner sẽ phụ thuộc vào từng thể loại của chương trình. Nếu như Gala Dinner là một bữa tiệc tất niên thì chắc chắn phải tổ chức vào khoảng thời gian cuối năm. Còn nếu là bữa tiệc tân niên thì khoảng thời gian tổ chức lại rơi vào đầu năm, dịp đầu năm mới.
Xây dựng kịch bản chương trình, dự trù kinh phí tổ chức
Khi đã có được ý tưởng và chủ đề Gala Dinner, bạn có thể xây dựng kịch bản dựa vào đó. Kịch bản sẽ bao gồm timeline của những hoạt động sẽ diễn ra tại Gala Dinner. Một kịch bản Gala Dinner sáng tạo và hấp dẫn sẽ giúp các hoạt động trở nên náo nhiệt hơn. Tùy vào mục đích của sự kiện mà kịch bản sẽ gồm 3 loại sau: Kịch bản tổng quát, Kịch bản MC, Kịch bản âm thanh - ánh sáng. Lưu ý nhỏ là kịch bản cần phải đáp ứng đúng, đủ thời lượng cho phép để tránh nhàm chán, mệt mỏi cho người tham gia.
Song song đó, bạn cũng cần phải xây dựng một bảng dự trù kinh phí bao gồm các tất cả các hạng mục lớn nhỏ đã lên trong kịch bản. Mỗi hạng mục sẽ phải cần có đầy đủ thông tin về cách thức thực hiện và mức chi phí. Điều này sẽ giúp bạn kiểm soát được kinh phí tổ chức của cả chương trình.
Thi công các hạng mục cần thiết
Sau khi lên được kịch bản chương trình và danh sách các đầu mục cần thiết, việc bạn cần làm bây giờ là bắt tay vào thực thi tất cả các hạng mục cần có của chương trình. Bạn cần ưu tiên thực hiện các hạng mục cần nhiều thời gian để tránh việc bị gấp rút về sau. Mỗi hạng mục nên được phân chia cho các nhân sự hỗ trợ và chịu trách nhiệm để tránh sai sót. Các hạng mục chuẩn bị cho Gala Dinner phải được hoàn thành trước thời gian diễn ra chương trình và được nghiệm thu kỹ càng.
Tổ chức Gala Dinner
Việc cuối cùng mà bạn cần thực hiện đó chính là hiện thực hóa các nội dung, kịch bản, ý tưởng đã chuẩn bị thành một đêm Gala Dinner thành công tốt đẹp. Trong quá trình diễn ra chương trình, các nhân sự được phân công phải đảm bảo chú ý công việc đã được giao của mình đồng thời quan sát kỹ lưỡng để kịp thời xử lý các rủi ro xảy ra để mang lại những trải nghiệm tốt nhất cho người tham gia.
Kết luận
Trên đây là 6 bước cơ bản để có thể tổ chức thành công buổi Gala Dinner. Hi vọng những kiến thức bổ ích mà Stage!Vietnam mang tới sẽ giúp bạn có thêm nhiều lưu ý và thông tin hữu ích.
Biên tập: Diệu Linh
Nguồn: Tổng hợp
