5 kinh nghiệm tổ chức sự kiện ảo từ đội ngũ Virtual Countdown Lights 2022

Với sự ra đời của rất nhiều sự kiện ảo, đặc biệt là vào thời khắc chuyển giao sang năm mới, “Virtual Countdown Lights 2022” (LIGHTS 2022) vẫn chứng minh sức hấp dẫn của mình qua độ phủ sóng cũng như các tiết mục trình diễn âm nhạc trên sân khấu thực tế ảo hoành tráng, mãn nhãn đến từng milimet. 

Mời bạn lắng nghe chia sẻ từ Sani Ahmed - Giám đốc Điều hành Capital Studio Media City và Tùng Khỉ (Crazy Monkey) - đảm nhận vai trò Creative Director cùng bộ phận sản xuất hậu kỳ của LIGHTS 2022 nếu bạn đang có ý định nung nấu tổ chức một sự kiện tương tự.

Sani Ahmed có hơn 25 năm làm việc trong ngành truyền thông - quảng cáo tại nhiều quốc gia như Indonesia, Việt Nam, Pakistan, Thái Lan, Singapore, Malaysia và Dubai. Ông đã có hơn 3 năm đảm nhiệm vị trí Phó Chủ Tịch tại The Purpose Group; từng việc với hơn 100 thương hiệu tại Việt Nam và các thị trường khác như Unilever (Ponds, Comfort, Dove, Vaseline), WildAid, AB InBev, VIB…

Tùng Khỉ (Crazy Monkey) - Visual Artist kiêm Giám đốc Sáng tạo là gương mặt vô cùng quen thuộc với cộng đồng sáng tạo Việt. Sở hữu kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực đồ họa máy tính, Tùng hiện đang nghiên cứu các xu hướng công nghệ cao mới khác như Đồ họa Máy tính Tạo hình, NFT và khía cạnh nghệ thuật của metaverse mới.

Qua những gì mà cả hai chia sẻ, chúng ta có thể tạm rút ra rằng tinh thần đội nhóm, tính kỷ luật, công nghệ, tính sáng tạo và đề cao trải nghiệm chính là 5 yếu tố quan trọng nhất để quyết định sự “thành-bại” của chương trình “Virtual Countdown Lights 2022” hay bất kì chương trình virtual quy mô lớn nào.

1. Tinh thần đội nhóm là yếu tố tiên quyết - Teamwork makes the dream work

Chào ông Sani Ahmed! “Virtual Countdown Lights 2022” được thực hiện với đội ngũ ban tổ chức hơn 100 người, đây là một con số rất ấn tượng. Ông có thể cho biết đâu là điểm nổi bật nhất mà ông thấy được ở hơn 100 thành viên này không?

Sani Ahmed: Chúng tôi đến với sự kiện và làm tất cả những điều này bởi tình yêu âm nhạc. Hơn hết, tinh thần hợp tác là đức tính nổi bật và quan trọng của tập thể những người “đằng sau sân khấu” như chúng tôi.

LIGHTS 2022 là sự kiện biểu diễn chào đón năm mới được thực hiện bởi Capital Studio Media City, Amberstone Event, Novel Production, Box Collective, Ntropic, InQ International, Amplify, SCBC Việt Nam. Chương trình còn có sự hợp tác của Billboard Việt Nam - đối tác âm nhạc và truyền thông chính thức, VieON, TikTok - đối tác phát sóng và sự đồng hành của Saigon Commercial Bank (SCB).

Có thể thấy, đối với sự kiện có quy mô lớn và lượng thành viên ban tổ chức “khủng” thì tinh thần đồng đội lại trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Giống như nhiều tập thể khác trong thời gian Covid-19 vừa qua, Capital Studio Media City chỉ có thể làm việc từ xa, trao đổi mọi thứ qua email, điện thoại hoặc các hình thức trực tuyến khác. Mọi người đều nỗ lực và cố gắng rất nhiều. Song, nếu chỉ có tinh thần đội nhóm thôi thì vẫn chưa đủ! 

2. Muốn thành công, cần kỷ luật - Discipline is the bridge between goals and accomplishment

Đội ngũ ban tổ chức đã mất bao lâu để chuẩn bị sự kiện âm nhạc nghệ thuật như LIGHTS 2022? 

Sani Ahmed: Thông thường, ban tổ chức chỉ mất khoảng 1 đến 3 tháng cho quá trình chuẩn bị tùy vào từng sự kiện. Tuy nhiên, vì LIGHTS 2022 là một sự kiện có quy mô lớn nên mọi người đã ráo riết chuẩn bị trong suốt 6 tháng. Để quá trình diễn ra trôi chảy và có tiến triển qua từng ngày, mỗi thành viên đòi hỏi phải có tinh thần kỷ luật tốt.

Có thể thấy, trong một tập thể lớn thì việc duy trì tính kỷ luật là điều không hề dễ dàng. Song, dù có nhiều khó khăn và áp lực, tất cả thành viên LIGHTS 2022 đều đồng lòng cố gắng bởi họ có chung khát khao đem lại khán thính giả những trải nghiệm âm nhạc “metaverse” với công nghệ thực tế ảo mở rộng (XR) tuyệt hảo nhất. 

3. Công nghệ đưa ta đến nơi không tưởng - Technology is best when it brings people together

Chào anh Tùng Khỉ! Công nghệ XR được ứng dụng như thế nào trong LIGHTS 2022? Anh có thể chia sẻ thêm đâu là điểm khác biệt tiêu biểu của sự kiện này với các sự kiện ảo khác? 

Tùng Khỉ: Tại LIGHTS 2022, XR được áp dụng thông qua sự kết nối nhuần nhuyễn giữa quy trình sản xuất truyền thống với phương pháp tích hợp các mảng LED ảo của không gian “metaverse”, từ đó đem lại trải nghiệm thị giác độc đáo nhất đến cho khán thính giả. Đây là sự kiện thực tế ảo mang lại trải nghiệm ảo thực sự chứ không đơn thuần là sự kiện “chạy theo xu hướng của đám đông”. 

Trong 5 năm, Countdown Lights là sự kết hợp mỹ mãn của âm nhạc, nghệ thuật và công nghệ. Với sự kiện năm nay, ban tổ chức đã ứng dụng công nghệ "Real-Time Rendering" vốn là khái niệm quen thuộc trong ngành công nghiệp game những năm gần đây. "Real-Time Rendering” có thể tích hợp tính năng “Camera Tracking” vào trong không gian 3D và hoạt động trong không gian ấy thông qua nền tảng phần mềm “Unreal”. 

Là đơn vị tiên phong đưa hoạt động giải trí lên “vũ trụ ảo metaverse”, tập thể ekip LIGHTS 2022 đã nỗ lực rất nhiều để mang đến những trải nghiệm gần gũi và chân thật nhất có thể với các nghệ sĩ trình diễn cho các khán thính giả. Họ đã “nâng bước” con người thật đặt chân đến vũ trụ ảo, “biến hóa” sản phẩm vật lý thành sản phẩm số mà vẫn “mãn nhãn - mãn nhĩ” với người dùng. Để những người tổ chức sự kiện LIGHTS 2022 làm được điều “không tưởng” đến như vậy thì sáng tạo là tố chất không thể thiếu. 

4. Mọi thứ đều có giới hạn, sáng tạo thì không - Creativity is intelligence having fun

Anh có thể chia sẻ thêm về quá trình lên ý tưởng của team cho LIGHTS 2022 được không? 

Tùng Khỉ: Một sự kiện quy mô như LIGHTS 2022 thì quả thật không thể chỉ được tạo ra dựa trên ý tưởng của chỉ một người mà là thành quả nỗ lực của cả một tập thể. Nhiều ý tưởng sáng tạo kết hợp với nhau có thể khiến mọi thứ trở nên phức tạp hơn. Tuy nhiên chúng tôi rất trân trọng những luồng suy nghĩ của đối phương, để từ đó cùng nhau xây đắp nên những ý tưởng tuyệt vời hơn. 

Mang chủ đề Reset - Restart - Unite, LIGHTS 2022 là câu chuyện về cách âm nhạc giúp tất cả chúng ta đoàn kết đồng lòng, vượt qua mọi chướng ngại vật và tiến tới một năm mới tốt đẹp hơn. 

Theo đó, mọi sự sáng tạo ở LIGHTS 2022 đều mang nguồn cảm hứng xoay quanh từ khóa UNITY – Sự đoàn kết và đồng lòng. Để thể hiện ý nghĩa của UNITY – Sự đoàn kết và đồng lòng, ban tổ chức đã chọn hình tam giác làm ý tưởng thiết kế chủ đạo.

Với ý niệm: “Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”, sân khấu tam giác năm nay của LIGHTS cũng giống như một ngọn núi sừng sững, thể hiện ý chí chiến đấu nghịch cảnh kiên cường của dân tộc Việt Nam.

Sự kiện đưa người xem vào không gian phố đi bộ Nguyễn Huệ với những tòa cao ốc sáng rực ánh đèn. Trong khi đó, Vịnh Hạ Long sẽ được tái hiện nên thơ với cảnh quan thiên nhiên say đắm lòng người, sân khấu mang đậm tính nghệ thuật hơn với concept nữ thần đất mẹ Gaia trên không gian nước mờ ảo. 

Cam đỏ - tông màu chủ đạo của sự kiện Countdown - đại diện cho sự khỏe khoắn và sinh lực bền bỉ cũng được cân nhắc tỉ mỉ.

5. Đặt trải nghiệm khán giả lên hàng đầu - Without audience, we are essentially standing alone

Làm thế nào để đem lại sự tương tác cho các khán thính giả trong sự kiện trực tuyến, đặc biệt là trong sự kiện countdown ảo chào đón năm mới như LIGHTS 2022? 

Tùng Khỉ: Cái hay của LIGHTS 2022 là người xem có thể trải nghiệm dựa trên bất kỳ phương thức nào mà họ muốn - điện thoại, laptop hay thậm chí là chiếc TV. Với sự hỗ trợ từ các đối tác chuyên về phát trực tiếp (streaming) như Billboard Việt Nam, TikTok và VieON, việc tiếp cận lại trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Dù “thưởng thức” với bạn bè thân thiết hay tập thể đông người thì bạn đều có thể dễ dàng “quẩy hết mình”.

Có thể thấy, sân khấu LIGHTS 2022 đã đem lại trải nghiệm mãn nhãn từ thiết kế đồ họa 3D, ý tưởng ấn tượng, cho tới dàn ca sĩ nổi tiếng và chất âm nhạc sống động. Ngoài ra, công nghệ XR cũng cho phép khán thính giả hòa mình vào đêm countdown với cảm giác tương tác siêu thực ngay tại nhà dù cách xa sự kiện hàng nghìn dặm, giúp họ có cơ hội đến gần hơn với thần tượng của mình, thưởng thức trọn vẹn những màn trình diễn ánh sáng âm nhạc đẳng cấp và bùng nổ.

Làm thế nào để mang lại trải nghiệm cảm xúc tuyệt vời, không chỉ cho khán thính giả, nghệ sĩ mà còn cho những người đằng sau sân khấu lẫn các đối tác? Anh nghĩ điều này quan trọng như thế nào trong quá trình tổ chức sự kiện? 

Tùng Khỉ: Trải nghiệm cảm xúc là yếu tố mang tính chất cá nhân, do đó, thay vì giới hạn trong một thể loại hình âm nhạc nhất định thì chúng tôi đã quyết định tận dụng tối đa các thể loại âm nhạc để tạo nên không gian thu hút tất cả mọi người. Điều này cho phép đội ngũ nghệ sĩ, tập thể sản xuất, các đối tác được thỏa sức sáng tạo và tiếp cận sự kiện theo cách thức linh hoạt và siêu tham vọng. Tôi chắc chắn kết quả đêm nhạc đã xác thực một lần nữa cho sự lựa chọn này. 

“Virtual Countdown Lights 2022” với phiên bản nâng cấp của công nghệ XR với những màn trình diễn “đã tai, mê mắt” đã khép lại. Song, như đúng với thông điệp đầy ý nghĩa về ngày mai rạng lối hơn, LIGHTS 2022 đã đánh dấu một bước ngoặt mới, thiết lập một kỷ nguyên mới cho nền âm nhạc Việt Nam. 

“Chúng tôi có tham vọng sẽ tiếp tục chiêu đãi các khán thính giả Việt Nam bằng những chương trình âm nhạc tuyệt đỉnh. Âm nhạc là cầu nối gắn kết mọi người với nhau và là ngôn ngữ toàn cầu mà ai cũng dễ dàng cảm nhận được. Đó chính là động lực khiến chúng tôi mong muốn lan tỏa tình yêu âm nhạc này đến các quốc gia khác trong khu vực Đông Nam Á và vươn ra thế giới. Không gian âm nhạc trên vũ trụ ảo Metaverse sẽ tiếp tục phát triển và lớn mạnh. Chúng tôi hy vọng sẽ có thêm nhiều cơ hội hợp tác cùng các nghệ sĩ và thương hiệu trong hành trình mới mẻ và thú vị này.” - Sani Ahmed chia sẻ. 

Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ Blockchain, NFT, AI, cùng hàng loạt các “thuật ngữ tương lai” khác, ta có thể mong đợi rằng vẫn còn rất nhiều những sự kiện ảo thú vị khác nữa xuất hiện trên “miền đất hứa” metaverse. Hy vọng rằng với 5 bí quyết trên, bạn sẽ được tiếp thêm động lực để bắt đầu một hành trình mới trên vùng đất đầy hứa hẹn này.