Là một nhà tổ chức sự kiện, bạn cần hiểu rằng ngân sách là cần thiết và chúng có thể hạn chế sự sáng tạo của bạn trong việc thiết kế sự kiện và tiếp thị sự kiện. Nhưng nếu bạn tìm cách cải thiện quy trình lập ngân sách, bạn có thể tinh gọn nỗ lực của mình và kéo dài từng nguồn vốn một cách tuyệt vời. Dưới đây là 5 gợi ý giúp bạn lập ngân sách thông minh - chìa khóa để tạo ra sự kiện ấn tượng và đáng nhớ mà không phá vỡ ngân sách. 


1. Ngân sách sự kiện trong quá khứ là những chỉ số tuyệt vời



Cho dù bạn đang tổ chức sự kiện tiệc cưới, sự kiện cộng đồng hay hội nghị doanh nghiệp, bạn luôn có thể ước tính ngân sách từ các sự kiện tương tự trong quá khứ. Phân tích dữ liệu và lịch sử phẩn bổ ngân sách từ các sự kiện trước đó sẽ giúp bạn lập kế hoạch chi tiêu cho các sự kiện trong tương lai chính xác hơn. Xác định những sai lầm về chi tiêu trước đây để bạn có thể tránh lặp lại cũng như những thành công của các sự kiện trước để đưa ra quyết định xây dựng ngân sách tốt hơn cho các sự kiện sắp tới.


2. Lưu ý đến những khoản chi tiêu nhỏ cộng lại nhanh chóng



Dễ dàng để ước tính các khoản mục ngân sách sự kiện và chi phí tiếp thị sự kiện lớn. Nhưng những chi phí nhỏ hơn thường là những chi phí có thể cộng dồn nhanh hơn mức các nhà tổ chức sự kiện nhận ra, dẫn đến việc chi tiêu quá mức. Hãy lưu ý đến các chi phí sự kiện nhỏ hoặc những chi phí định kỳ, như chi tiêu cho quảng cáo tiếp thị sự kiện. Đừng bỏ qua các tài liệu in, huy hiệu khách mời hoặc đồ trang trí trung tâm. Theo dõi những điều "nhỏ nhặt" để chúng không trở thành những điều "lớn" vượt quá ngân sách sự kiện. 


3. Dựa trên các mục tiêu sự kiện của bạn trong thực tế



Điều quan trọng là phải hiểu những gì khách hàng của bạn muốn đạt được với sự kiện và đảm bảo rằng các mục tiêu của bạn phù hợp với mục tiêu của họ. Bạn cũng cần xem xét ngân sách của khách hàng và những gì họ có thể chi trả. Đảm bảo rằng mọi mục tiêu và mục đích đều dựa trên thực tế - nghĩa là bạn cần biết chi phí dịch vụ sự kiện hiện tại là bao nhiêu, xem xét các yếu tố khác như địa điểm, thời gian và loại sự kiện. Và khi bạn đưa ra mọi quyết định về sự kiện với mục tiêu chính, bạn có thể tránh chi tiêu quá mức theo hướng không cần thiết.


4. Trình bày chi tiết về mọi ngân sách sự kiện



Khách hàng sự kiện và các bên liên quan chính của bạn sẽ dựa vào bạn để thiết lập những kỳ vọng thực tế nhất với họ. Họ thuê bạn vì họ cần chuyên môn của bạn trong việc lập kế hoạch, chỉ đạo, thực hiện, giải quyết vấn đề và hoàn thiện các sự kiện lớn của họ. Vì vậy, như một phần của việc lập ngân sách, hãy là người giao tiếp chặt chẽ ở mọi bước. Lên kế hoạch cho từng đồng tiền khi bạn phân bổ nó và sẵn sàng chứng minh giá trị, mục đích và sự cần thiết. Họ sẽ dễ dàng chấp nhận một số chi phí vượt quá ngân sách miễn là bạn có thể trình bày mọi chi tiết.


5. Tạo danh sách kiểm tra ngân sách sự kiện



Đối với mỗi sự kiện mà bạn đảm nhận, hãy cân nhắc việc tạo một mẫu chiến lược mà bạn có thể sử dụng để tạo danh sách kiểm tra ngân sách. Chắc chắn, mỗi sự kiện sẽ là duy nhất, với những chi phí khác nhau. Nhưng bắt đầu với một danh sách các khoản cần cân nhắc về ngân sách sẽ giúp bạn đi đúng hướng khi bạn thực hiện các bước tiếp theo. Dưới đây là một số khoản cần phân bổ ngân sách để bạn thêm vào danh sách của mình:

  • Marketing
  • Nhân viên
  • Biển báo
  • Diễn giả
  • Nghệ sĩ giải trí
  • Địa điểm
  • Thực phẩm & Đồ uống
  • Hoa tươi
  • Công nghệ sự kiện
  • Quà tặng & Quảng cáo
  • Ngân sách dự phòng sự kiện
  • Quảng cáo trả phí


Hãy ghi nhớ những thông tin chi tiết này khi bạn lập ngân sách cho sự kiện. Bằng cách áp dụng các mẹo và thủ thuật trong bài viết này, các nhà tổ chức sự kiện có thể tinh gọn nỗ lực của mình và kéo dài ngân sách một cách tuyệt vời.


Biên tập: Ánh Linh

Nguồn: The Planner Expo