Live concert được hiểu là sự kiện trình diễn âm nhạc trực tiếp, đang được rất nhiều doanh nghiệp lớn tổ chức thường xuyên. Vậy để tổ chức một sự kiện live concert chuyên nghiệp cần những gì? Hãy cùng tham khảo bài viết nhé. 

Xây dựng ý tưởng (concept)

Để có thể tổ chức live concert thành công đem lại ấn tượng tốt cho khán giả thì việc lên ý tưởng là một điều vô cùng quan trọng. Khi lên ý tưởng cho buổi live concert, bạn cần phải trả lời được các câu hỏi sau:

• Loại hình sự kiện: Bạn cần phải biết rõ live concert được tổ chức theo thể loại nào để có thể đánh giá tổng quan cũng như chi tiết về hướng đi. Concert trên thị trường thì tương đối đa dạng, thông thường sẽ dựa vào phong cách nghệ thuật (Liveshow nhạc trẻ, Liveshow nhạc Bolero, Đại nhạc hội, Chương trình cải lương, múa rối,….) hay dựa vào mục đích tổ chức live concert (để gây quỹ, để quảng bá thương hiệu hay là kỷ niệm thời gian hoạt động nghệ thuật...).

• Thành phần khán giả: Tùy từng độ tuổi, giới tính hay phân khúc khán giả chúng ta sẽ xác định được concept phù hợp. Với giới trẻ cần có những concept mang tính đột phá, bất ngờ, có sự góp mặt của các nghệ sĩ trẻ nổi tiếng thu hút lượng fan ở độ tuổi tương tự. Với khán giả trung niên hoặc phân khúc khán giả ưu thích sự sang trọng thì cần đem đến những thông điệp ý nghĩa, giúp khán giả cảm thụ và hòa mình, các nghệ sĩ cũng cần chọn lựa các tên tuổi trong dòng nhạc phù hợp. Chính vì vậy, việc xác định thành phần khán giả đóng vai trò cực kì quan trọng trong việc chọn ra concept quyết định. 

• Mục đích, thời gian, địa điểm, kinh phí khi tổ chức live concert cũng là những yếu tố vô cùng quan trọng. Mỗi live concert cần huy động nguồn nhân lực rất lớn, cộng thêm các nghệ sĩ nổi tiếng do đó chi phí cho sự kiện khá cao. Cần xem xét kinh phí để đưa ra những ý tưởng phù hợp. Về địa điểm thì cần chọn những nơi chứa được số lượng rất lớn khán giả lên đến hàng ngàn – chục ngàn – trăm ngàn người. Với khách trung niên hay phân khúc khách đặc biệt còn cần diện tích để đặt ghế ngồi xem chương trình. Hay để thu hút lượng lớn khán giả, thời điểm tổ chức cũng phải thích hợp, ví dụ: Để thu hút đối tượng khán giả trẻ là học sinh sinh viên, cần cân nhắc thời gian cuối tuần, tránh mùa thi cử,…

Sau khi xác định rõ ràng được những điều này thì bạn mới có thể sáng tạo ra những ý tưởng độc đáo, mới mẻ, không bị lặp lại, có tính thực tế cho kế hoạch tổ chức live concert hoàn hảo.

Xây dựng kịch bản chi tiết & phân chia công việc (chia team)

Sau khi đã có được ý tưởng để tổ chức live concert thì bước quan trọng tiếp theo đó chính là viết kịch bản. Đây cũng là bước rất quan trọng trong cả quá trình. Điều này cần sự chuyên nghiệp, tỉ mỉ của đơn vị thực hiện. 

Có rất nhiều điều mà bạn nên chú ý như thiết kế hình ảnh, sân khấu, lên danh sách khách mời, quảng bá… 

Ngoài ra, việc phân công vị trí công việc cho từng thành viên trong ekip sao cho phù hợp, đảm bảo mỗi thành viên có thể quản lý tốt công việc của mình ở từng vị trí được giao như sản xuất, lên danh sách tiết mục, âm thanh, hiệu ứng ánh sáng, nhân sự trình diễn,...

Mỗi thành viên sẽ tự lên kế hoạch cụ thể để quản lý công việc mà mình phụ trách, song song đó phải có nhân sự quản lý chính tất cả các khâu của dự án. 

Việc lựa chọn đối tác sản xuất, âm thanh ánh sáng, trình diễn, nghệ sĩ,… cũng cần đặt tâm huyết để có được những đối tác phù hợp và có kinh nghiệm tốt nhất để thực hiện Live Concert.  

Cuối cùng, nhìn tổng quan tất cả các hoạt động và dự đoán những rủi ro xảy ra, phương án xử lý nếu gặp phải cũng là một việc vô cùng quan trọng để có thể tránh những sự cố không đáng có và tạo niềm tin cho khách hàng cũng như đảm bảo Live Concert diễn ra suôn sẻ, đạt được hiệu ứng tuyệt vời nhất. 

Thực hiện

Tùy theo mức độ của chương trình sẽ cần khoảng thời gian thực hiện phù hợp. Bao gồm các hoạt động xin cấp phép biểu diễn, liên lạc với những nghệ sĩ trong chương trình, địa điểm tổ chức, các đơn vị cung ứng... để kí kết hợp đồng,...

Đặc biệt, đối với một sự kiện âm nhạc nghệ thuật chuyên nghiệp, trong giai đoạn này cần đặc biệt chú ý tới khâu truyền thông và quảng cáo cho chương trình. Quảng bá tốt sẽ tiếp cận và thu hút được lượng lớn khán giả tham gia. Cần thực hiện song song việc quảng bá online và offline để đạt hiệu quả tối đa. Tất cả các thông tin về sự kiện cần được cập nhật nhanh chóng và đầy đủ, giúp khán giả dễ dàng tiếp cận.   

Trong giai đoạn này, nhà tổ chức cũng cần trao đổi với các đối tác thường xuyên, đồng thời kiểm soát chặt chẽ để hạn chế mọi rủi ro có thể xảy ra trong chương trình.

Mỗi một bộ phận nhân sự sẽ nắm chắc công việc của mình, hoàn thành từng bước theo kế hoạch trước đó, đảm bảo không xảy ra sai sót trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.



Cần có ít nhân một nhân sự dày dặn kinh nghiệm ở mỗi bộ phận để kịp thời xử lý tình huống bất ngờ. 

Truyền thông sau sự kiện

Khi kết thúc chương trình, cần có những bài tổng kết sự kiện, bài viết trên các kênh truyền thông ngay sau đó để cảm ơn và để lại dấu ấn trong lòng khán giả. 

Mạch truyền thông từ đầu trước khi chương trình diễn ra sẽ phải được liền mạch đến giai đoạn sau chương trình.

Các bài báo chí, truyền thông nên đẩy bài liên tục để khắp nơi đều biết đến sự kiện. Có thể là tóm tắt nội dung chương trình, cắt những đoạn viral nhất để đem đi quảng bá. Khéo léo lồng ghép các thông điệp của nhãn hàng vào trong bài viết truyền thông sau sự kiện. 

Những bài viết tri ân khán giả, tri nhân đối tác, nhà tài trợ,… cũng là một cách làm hiệu quả sau mỗi Live Concert. 

Kết luận: 

Ngoài việc chuẩn bị kĩ lưỡng trong việc xây dựng ý tưởng, kịch bản và thực hiện chương trình 1 cách chỉn chu nhất, truyền thông xuyên suốt chương trình hiệu quả, ekip tổ chức sự kiện cũng cần có một buổi họp để rút kinh nghiệm.

Mỗi bộ phận sẽ báo cáo lại những gì đã làm được và chưa làm được trong quá trình chuẩn bị, diễn ra và kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau được tốt hơn.

Biên tập: Thoa Nguyễn

Nguồn: Kỷ nguyên